Tre måder, der kan forbedre effektiviteten i postcentret

Post og forsendelse

Tre måder, der kan forbedre effektiviteten i postcentret

Her er tre effektive måder, der udnytter nye teknologier, og maksimerer tiden og resultaterne i dit postcenter.

Hvis organisationer skal have fremgang i det nuværende økonomiske klima, skal de analysere processerne i alle afdelinger, og finde ud af, hvordan de kan optimere arbejdet bedst muligt. Som følge af de hastige teknologiforandringer kan en regelmæssig gennemgang af forsendelses- og postprocesserne afdække nye muligheder, der er med til en øget driftsmæssig effektivitet og besparelser. Ny software (og hardware) kan strømline og automatisere arbejdsgangene. Det kan forbedre organisationens produktivitet og nedbringe udgifterne.


Afsendelse af pakker (eller dokumenter) og behandling af post er en konstant månedlig udgift. De besparelser, der kan opnås ved øget effektivitet vil vokse over tid. Lad os se nærmere på tre af de mest effektive måder til at udnytte nye teknologier, der kan maksimere tid og resultater.


01.  Tag imod den højt avancerede datasikkerhed og -integritet.

Hvis du har hundredvis eller måske tusindvis af postsager, der skal foldes, pakkes, forsegles og afsendes, så er der meget på spil. Tiden med manuel foldning og kuvertering er for længst forbi. Når det er sagt, hvordan er det så muligt at blive både effektiv og præcis? I mange brancher, f.eks. finanssektoren, sundhedssektoren og forsikringsbranchen, må kommunikationen ikke ende i de forkerte kuverter eller leveres til de forkerte modtagere.


Det kan resultere i logistiske problemer, kundeserviceproblemer, og i visse tilfælde kan det få juridiske eller økonomiske konsekvenser.


Ved hjælp af den aktuelle teknologi og software kan højvolume udstyr false, kuvertere og sortere titusindvis af postsager – nærmest fejlfrit. De fleste sorteringsløsninger kan også tolke flere lag af data i postkartoteket. Det giver dig mulighed for at vælge grupper af navne i dit postkartotek, så du kan skabe målrettede budskaber og/eller indstik.


Denne blanding af højvolume software og hardware forbedrer ikke kun behandlingen, den forbedrer også cashflowet. Sagt på en anden måde, jo hurtigere du får afsendt dine fakturaer og sikrer, at de når ud til de rette personer, desto hurtigere bliver de behandlet. Resultatet er, at afregningen  bliver behandlet hurtigere. Jo hurtigere og mere pålideligt din post bliver afsendt, desto hurtigere og mere pålideligt kommer betalingerne.


Der er mange virksomheder, der lejer og sælger kvalitetsudstyr til falsning, sortering og kuvertering, både i højvolume, og lav- og mellemsekmentet. Du kan opnå en maksimal nøjagtighed og præcision i din posthåndtering ved at undersøge de løsninger inden for softwaresikkerhed, der er tilgængelige. I nogle tilfælde opvejes de initielle udgifter til udstyr af den langsigtede værdi ved produktivitet, effektivitet og præcision. I andre tilfælde kan udlicitering til den rette udbyder imødekomme dine krav til sikkerhed samtidig med, at dine udgifter til udstyr og investeringer reduceres.


02. Øg nøjagtigheden og præcisionen med stregkoder.

Du kan også forbedre effektiviteten og sikkerheden i din posthåndtering ved at integrere brugen af avancerede stregkoder. Som bemærket tidligere kan højvolume udstyr i dag false, kuvertere og sortere titusindvis af postsager.


Det kan gøres fordi det i dag er muligt at integrere avanceret stregkodesoftware. Denne software gør den automatiske kuvertering mere "intelligente" (eller nøjagtige og præcise) og sikrer dermed dokumentets integritet.


Stregkoder muliggør:

• Bedre datasikkerhed.

• Større sandsynlighed for, at posten når frem til den rette modtager.

• Større nøjagtighed og præcision ved dokumentbehandling.

• Mulighed for at identificere og løse problemer i arbejdsgange eller problemer i behandlingsprocessen.

• Sorteringsløsninger, der sikrer målrettede budskaber og indstiksmuligheder.

• Stregkoder kan også sikre dig billigst mulig portoorto.


Samlet set er det et fantastisk softwareværktøj, der kan transformere posthåndteringen til en mere sikker dokumentproces og drive  markedsføringskampagner. 


03. Automatiseret indgående postbehandling sikrer, at intet går tabt.

Når vi taler om udgifter til posthåndtering, taler vi normalt om de udgifter, der er knyttet til den udgående post. Det omfatter bl.a. udskrivning, falsning, kuvertering og porto. Men der er også knyttet udgifter til modtagelsesprocessen og distributionen af den indgående post.


Du bør overveje følgende: Hvor mange gange er en pakke eller et vigtigt dokument blevet leveret til din virksomhed, kun for at gå tabt internt, som følge af forvirring i den manuelle registrering, ulæselige signaturer eller andre processer i arbejdsgangene?


Der findes softwareløsninger, som automatisk godkender modtagelsen af alle indgående postsager, og sporer dem fra det øjeblik leverancen er bekræftet. Med denne teknologi er der ingen tvivl om hvor leverancen befinder sig: hvem, hvornår og hvor registreres og spores elektronisk, så status af den modtagne leverance kan kontrolleres i realtid.


Anvendelse af stregkode-, avanceret false- og kuverteringsteknologi samt indgående sporingsløsninger er tre imponerende muligheder for din virksomhed, der alle kan være med til at nedbringe udgifterne samtidig øge produktiviteten.


Få mere at vide om, hvordan Pitney Bowes kan hjælpe dig med dine beslutninger vedrørende "insourcing vs. outsourcing".