Post og forsendelse

University of Liverpool automatiserer sporing af indgående post til studerende for en fuld redegørelse for, hvor posten befinder sig.

Ved at implementere SendSuite™ Arrival® fra Pitney Bowes har universitetet bragt postoperationer ind i den digitale tidsalder.

Klientprofil

Universitet internationalt anerkendt for deres forskning

Mere end 4.500 studerende fordelt på 7 kollegier

22 procent internationale studerende

Forretningsmål

Forbedr de studerendes oplevelse

Øg de ansattes produktivitet

Opret en redegørelseslog

Fordele

De studerende får besked med det samme, når der er en pakke

Hurtig, effektiv pakkeomsætning

Redegjort for helt til slutleveringen

Anvendt teknologi

Arrival® XE

Peace of mind for accountable mail. Recover lost items quickly and efficiently with Pitney Bowes incoming mail management software.

Få mere at vide

Oversigt

“Den virkelige fordel ved dette system er redegørelsen for posten hele vejen igennem til slutleveringen. Vi har en protokol, vi kan referere til, hvis der opstår et problem.” Niki Horobin,
Hall Operations Manager,
University of Liverpool

I mere end et århundrede har det at sikre leveringen af en postpakke til en studerende været portnerens ansvar, som styrede et kollegies post og nøgler ved hjælp af blyant og papir. Da University of Liverpool oprettede nye modtagelsescentre for de studerende for at opfylde nutidens krav, bad de Pitney Bowes om hjælp til at administrere store mængder indgående post til de studerende. "Et papirsystem fungerer ikke. Du har brug for noget mere professionelt til at gøre det effektivt," siger Niki Horobin, Hall Operations Manager.

Virksomhedsbehov

Hvert kollegie modtager dagligt tre, fire store sække korrespondance fra postvæsenet samt pakker fra internationale fragtfirmaer. Ansatte sorterer så posten og sender besked til de studerende om, at de har en pakke til afhentning.

"For omkring tre, fire år siden var systemet nærmest oldnordisk - en tavle og et skrivehæfte. Man skrev i hæftet, hvem der skulle have pakken, og på tavlen, hvornår den ankom. Problemet her var menneskelige fejl, og det viste sig at være et stort problem", siger Horobin. Uden et effektivt distributionssystem lå de studerendes pakker og optog kostbar plads på hylden.

Løsning

SendSuite Arrival var allerede blevet implementeret for at effektivisere postdistributionen hos en naboinstitution, The University of Manchester. The University of Liverpool besluttede først at efterligne Manchesters model og prøvekøre den på to kollegier og derefter på hele universitetsområdet.

SendSuite Arrival Software for indgående pakkesporing automatiserer universitetets pakkehåndtering og sikrer fuld redegørelse for pakker, indtil de er afhentet af de studerede. Stregkodelæsere, indfangning af elektronisk underskrift samt sporings- og registreringsfunktioner har bragt postoperationer ind i den digitale tidsalder for at imødekomme de studerendes forventninger i dag.

Fordele

“Når jeg ser tilbage, kan jeg ikke forstå, at vi før brugte et skrivehæfte og en tavle til at holde styr på det. Nu tror jeg det første indtryk, den studerende får, er indtrykket af effektivitet.” Niki Horobin,
Hall Operations Manager,
University of Liverpool

"Hvis et fragtfirma e-mailer en studerende med besked om, at der er ankommet en pakke, uden at pakken faktisk er ankommet, og den studerende møder op for at hente den, så har jeg det sort på hvidt. Det er ikke et spørgsmål om en menneskelig fejl. Og 10 ud af 10 gange dukker pakken op inden for et par minutter eller et par timer". Da vi kørte med det ineffektive gamle papirsystem, var det let at anklage universitetsansatte. SendSuite Arrival gør det muligt for de ansatte at svare myndigt på spørgsmålene.

Der er også opnået gevinster med henblik på effektivitet og de ansattes produktivitet. "Papirsystemet var meget arbejdskrævende. På daglig basis kan det tage op til fire, fem timer at behandle den indgående post. Det var en langtrukken proces", siger Horobin. "SendSuite hjælper vores pakkeadministration med at køre meget mere effektivt. Vi er på et stadie nu, hvor nogle pakker ikke engang når ud på hylden. Pakkerne scannes ind, og der sendes automatisk e-mails ud til de studerende. Hvis de studerende tilfældigvis kommer forbi vestibulen, kommer de og henter pakkerne med det samme. Det går lynhurtigt", siger Horobin.