Tre måder, der kan forbedre effektiviteten i postcentret

Postinhallinta

Kolme tapaa parantaa postikeskuksen tehokkuutta

Esittelemme kolme tehokasta tapaa, joilla voidaan hyödyntää uusia teknologioita postikeskuksen ajankäytön tehostamiseksi ja tehokkuuden maksimoimiseksi.

Menestyäkseen tämän päivän haastavassa taloudellisessa ympäristössä organisaatioiden on analysoitava jokaisen osaston prosessit mahdollisimman tehokkaiden toimintatapojen löytämiseksi. Kun teknologia muuttuu nopeasti, lähetys- ja postitusprosessien säännöllinen tarkistaminen voi auttaa löytämään uusia mahdollisuuksia toimintojen tehostamiseen ja  saamaan aikaan säästöjä. Uudet ohjelmistot (ja laitteet) auttavat virtaviivaistamaan ja automatisoimaan työnkulut. Tämä voi auttaa lisäämään organisaation tuottavuutta sekä pienentämään kustannuksia.


Pakettien (tai asiakirjojen) lähettäminen ja postin käsitteleminen aiheuttavat kuukausittaisen kuluerän. Kaikki parannetun tehokkuuden kautta saavutetut säästöt kertaantuvat ajan myötä. Esittelemme kolme tehokkainta tapaa hyödyntää uusia teknologioita, joiden avulla minimoit ajankäytön ja maksimoit tuoton.


01. Hyödynnä huipputeknistä tietosuojaa ja tiedon eheyttä.

Virheisiin ei ole varaa, kun sinun tulee taittaa, kuorittaa, sulkea ja lähettää satoja tai tuhansia postikappaleita. Enää ei ole paluuta manuaaliseen taittamiseen ja kuorittamiseen. Miten voit siis toimia sekä tehokkaasti että täsmällisesti? Useilla aloilla, kuten finanssi-, terveydenhoito- ja vakuutusaloilla, viestit eivät saa joutua vääriin kirjekuoriin tai väärille vastaanottajille.


Tämä voi aiheuttaa logistisia ongelmia ja asiakaspalveluongelmia sekä joissakin tapauksissa oikeudellisia tai taloudellisia seuraamuksia.


Nykyisten teknologioiden ja ohjelmistojen avulla suuren kapasiteetin laitteet voivat taittaa, kuorittaa ja lajitella kymmeniä tuhansia postikappaleita – käytännössä vailla virheitä. Useimmat lajitteluvaihtoehdot voivat myös tulkita useita postitiedostojen tietokerroksia. Tämän ansiosta voit valita joustavasti postitiedoston nimiryhmiä kohdistettuun viestintään tai mainontaan.


Huipputeknisten ohjelmistojen ja laitteiden avulla nopeutat käsittelyä sekä parannat kassavirtaa. Mitä nopeammin saat laskut lähtemään ja varmistat, että ne lähetetään oikealle henkilölle ja oikeaan osoitteeseen, sitä nopeammin laskusi käsitellään. Tämän ansiosta saat rahasi nopeammin tilillesi. Mitä nopeammin ja täsmällisemmin postisi lähtevät, sitä nopeammin ja luotettavammin laskusi maksetaan.


Monet yritykset vuokraavat, liisaavat, myyvät ja käyttävät laadukkaita laitteita automaattiseen suuren ja keskisuuren kapasiteetin taittamiseen, lajitteluun ja kuorittamiseen. Jotta saavutat korkeamman tarkkuuden ja täsmällisyyden postituksissa, tutustu saatavilla olevien ohjelmistojen tarjoamiin turvallisuusvaihtoehtoihin. Monissa tapauksissa  parannukset tuottavuudessa, tehokkuudessa ja täsmällisyydessä maksavat takaisin  laitteiden alkuinvestoinnin melko nopeasti. Joissain tapauksissa töiden ulkoistaminen oikealle palveluntarjoajalle voi taata turvallisuustarpeidesi toteutumisen ja minimoida investointikulut laitteistoihin.


02. Paranna tarkkuutta ja täsmällisyyttä viivakoodien avulla.

Toinen tapa parantaa postinkäsittelyn tehokkuutta ja turvallisuutta on käyttää edistyneitä viivakoodeja. Kuten edellä jo mainittiin, tämän päivän korkean kapasiteetin laitteet voivat taittaa, kuorittaa ja lajitella kymmeniä tuhansia postikappaleita.


Tämä on mahdollista integroimalla laitteet edistyneisiin viivakoodiohjelmistoihin. Tämä ohjelmisto tekee automaattisista kuorituskoneista ”älykkäämpiä” (tarkempia ja täsmällisempiä). Näin asiakirjojen eheys varmistetaan.


Viivakoodit mahdollistavat:

  • Paremman tietoturvan.
  • Postinkulun oikealle vastaanottajalle varmemmin.
  • Tarkemman ja täsmällisemmän asiakirjojen käsittelyn.
  • Mahdollisuuden tunnistaa ja korjata työnkulun ongelmat käsittelyvaiheessa.
  • Lajitteluvaihtoehdot kohdistettua viestintää ja mainontaa varten.
  • Viivakoodien avulla voit saada myös postialennuksia.


Tämän erinomaisen ohjelmistotyökalun avulla postitukset voidaan muuntaa turvallisemmiksi asiakirjaprosesseiksi ja tehokkaiksi markkinointikampanjoiksi.


03. Automaattinen saapuvan postin käsittely auttaa varmistamaan, että mitään ei kadoteta.

Kun ajattelemme postituskustannuksia, ajattelemme usein lähtevään postiin liittyviä kustannuksia. Näihin kuuluvat esimerkiksi tulostus-, taitto-, kuoritus- ja postimaksukustannukset. Myös saapuvan postin vastaanottamiseen ja jakeluun liittyy kuitenkin kustannuksia.


Pohdi seuraavaa: Miten monta kertaa paketti tai tärkeä asiakirja on toimitettu organisaatioosi, mutta se on kadotettu manuaalisen kirjaamisen aiheuttamien sekaannusten, epäselvien allekirjoitusten tai muiden työnkulkuprosessien takia?


Saatavilla on ohjelmistoratkaisuja, jotka vahvistavat automaattisesti jokaisen saapuvan postikappaleen vastaanoton sekä seuraavat sitä saapumisesta aina toimituksen vahvistamiseen. Tämän teknologian avulla ei jää epäselväksi, missä asiakirja tai paketti sijaitsee. Lähettäjä- ja vastaanottajatieto, aika ja sijainti tallennetaan ja tietoja seurataan sähköisesti. Näin vastaanotettua kohdetta voidaan seurata reaaliajassa.


Ottamalla käyttöön viivakoodit, edistyneet taitto- ja kuoritusteknologiat sekä saapuvan postin seurantaratkaisut organisaatiosi voi leikata kustannuksia sekä lisätä tuottavuutta.


Lue lisää, miten Pitney Bowes voi auttaa sinua valitsemaan “sisäisten toimintojen ja ulkoistamisen” välillä.

Myös seuraavat voivat kiinnostaa sinua

Outsourcing vs. Insourcing

Mitä yrityksesi pitäisi tehdä? Pohdi päätöstä säännöllisin väliajoin.

Lue lisää