mail inserting systems

Postinhallinta

Epätarkkuuden kustannukset: Miten postin kuoritusjärjestelmät vähentävät toimintojen tehottomuuksia

Jotta palvelutason sopimusten odotukset voidaan täyttää ja ylittää, käsittelynopeuteen on kiinnitettävä huomiota yrityksissä jotka lähettävät päivittäin paljon transaktionaalista postia ja markkinointipostia. Pohdi seuraavia asioita: Mitä hyötyä on nopeasta postikeskuksesta, jos se ei ole myös tarkka? Jokaisen yrityksesi lähettämän kirjekuoren tulee päätyä oikeaan osoitteeseen. Jos vastaanottaja saa väärän postilähetyksen, voit altistua asiakas-, säännös- ja toimintariskeille.

Mitä tapahtuisi, jos nykyinen asiakas saisi esimerkiksi myyntitarjouksen jonkun toisen nimellä? Tämä johtaisi todennäköisesti menetettyyn liiketoimintamahdollisuuteen tai suhteen heikentymiseen. Mikään potentiaalinen asiakas ei harkitsisi väärin osoitetun mainospostin lukemista, eikä yksikään asiakas halua tuntea olevansa ”vain numero järjestelmässä.” Vakavammat seuraukset olisivat sillä, että talous- tai terveydenhuoltotietoja sisältävä posti päätyisi väärälle vastaanottajalle. Yrityksesi voisi rikkoa useita tietosuoja- ja turvallisuussäännöksiä ja saada suuret sakkomaksut.

Virheellisen postinkäsittelyn seurauksissa ei usein huomioida näiden postikappaleiden korvaamisen kustannuksia, kertoo Lynda L. Hansen, markkinointipäällikkö Pitney Bowesilla.

”Kun postitusvirheitä tapahtuu, postikappaleiden uudelleenkäsittely ja korvaaminen vie aikaa, materiaaleja ja työvoimaa,” sanoo Hansen. ”Tämä vaikuttaa yleiseen toimintatehokkuuteen ja -suorituskykyyn ja syö rahaa yritykseltä.”

Riski on olemassa myös postikeskuksissa, jotka käyttävät nopeita kuoritusjärjestelmiä. Tämä johtuu siitä, että joissakin nopeissa järjestelmissä ei ole kattavaa seurantaa ja tarkkaa materiaalin käsittelyä, mikä vaikeuttaa ongelman paikantamista.

”Tiedämme monia tapauksia, joissa järjestelmät käsittelevät kappaleita erittäin nopeasti, mutta tarkasti käsiteltyjen kappaleiden määrä ei oikeuta työ- ja materiaalikustannuksia,” Hansen sanoo. ”Myös uudelleenkäsittelyajat ovat pitkiä.”

Yritysten tulee löytää oikea tasapaino nopeuden ja tarkkuuden välillä, jotta ne voivat optimoida tuottavuuden ja toiminnot. Pitney Bowesin automaattiset kuoritusjärjestelmät tarjoavat molemmat hyödyt kolmella tärkeällä parannuksella postitoimintoihin:

01. Älykkäämpi monimutkaisen postin käsittely

Ota huomioon kaikentyyppiset postit, joita organisaatiosi lähettää asiakkaille. Huomioi tiliotteet, joissa on arkaluonteisia tietoja, laskut ja markkinointimateriaalit sekä vaihteleva sisältö määrän, mittojen, käyttötarkoituksen ja määränpään mukaan. Miten varmistetaan, että kaikki posti käsitellään tarkasti ylläpitämällä samalla maksimaalinen tuottavuus ja kustannustehokkuus?

Työhön sopiva viimeistelyratkaisu voi olla ratkaisevan tärkeä. Esimerkiksi Pitney Bowesin korkean eheyden kuoritusratkaisu voi käsitellä postia eri nopeuksilla – 10 000–26 000 sykliä tunnissa – työn korkeimman tuottavuustason maksimoimiseksi.

Kun muut järjestelmät voivat joutua hidastamaan käsittelyä tarkkuuden varmistamiseksi, Pitney Bowesin ratkaisut ylläpitävät käsittelyvarmuuden tinkimättä korkeasta tuottavuudesta. Tarkan seurannan ja edistyneiden materiaalin käsittelytoimintojen avulla voit käsitellä nopeasti erittäin monimutkaisia töitä, joissa on useita linjoja ja jaksotusvaatimuksia. Valikoiva kuoritus ja jaksotus varmistavat, että suojattu posti ei sekoitu yleiseen postiin. Samalla otetaan huomioon eri sivumäärät ja mahdollisuus välittömiin korjaustoimiin virheiden vähentämiseksi.

02. Parempi käsittelytehokkuus

Vaihtaminen vanhoista kuoritusjärjestelmistä moderneihin järjestelmiin on ratkaisevan tärkeää, koska se mahdollistaa uusia tuottavuus- ja toimintotasoja.

Automaattinen kokoonpano varmistaa johdonmukaiset ja toistettavat tulokset, vähentää ihmisen aiheuttamien virheiden riskiä asetuksessa sekä yksinkertaistaa vaihtotoimet hukka-ajan vähentämiseksi. Uudemmat järjestelmät sisältävät myös tarkan materiaalinkäsittelyn dynaamisella vinoutuman tunnistuksella käyttöajan lisäämiseksi ja tukosten ja muiden ongelmien vähentämiseksi. Mittaamalla tuoton työtuntia kohti modernit kuoritusjärjestelmät varmistavat, että seuraat tarkkuutta suhteessa kappaleen tuotantokustannuksiin.

Tehokkaalla kuoritusjärjestelmällä vastaat nopeampiin ja suurempiin vaatimuksiin lisäämättä tuotantokustannuksia – tai jopa vähentämällä niitä. Pitney Bowesin kuoritusjärjestelmät voivat tarjota 20 prosenttia paremman tehokkuuden perinteisiin järjestelmiin nähden. Tämän ansiosta voit hallinnoida paremmin työntekijöiden toimia ja kohdistaa työresursseja muihin tehtäviin.

Modulaariset kuoritusjärjestelmät tarjoavat uusimpien käsittelytekniikoiden edut auttamalla sinua hallitsemaan samalla sijoituskustannuksia. Sen sijasta, että uudistaisit koko postikeskuksen, voit päivittää nopeasti ja helposti tavalla joka ei sido täysin budjettiasi.

03. Houkuttelevat asiakasviestit              

Oikean kuoritusjärjestelmän avulla voit parantaa asiakasviestiesi laatua ja vetovoimaa. Hyödynnä esimerkiksi suoramarkkinointikampanjoita, joissa käytetään räätälöityä sisältöä ja värillisiä viestejä kirjekuorten ulkokuoressa. Tämä on erinomainen tapa lisätä asiakassitouttamista kohdistetuissa ristiinmyyntikampanjoissa.

Nämä edut voidaan saavuttaa tinkimättä toimintatehokkuudesta tai -tarkkuudesta. Pitney Bowesin ratkaisujen avulla voit tehdä jokaisesta postikappaleesta räätälöidyn ja olennaisen sekä nauttia laadusta, tarkkuudesta ja tuottavuudesta, jota et saa käyttämällä muita järjestelmiä.

Jos olet kiinnostunut tehokkaasta postin viimeistelyratkaisusta, joka tarjoaa myös tarkkuutta, nopeutta sekä parantaa postikeskuksen tuottavuutta, katso nopeat postin kuorittajat löytääksesi organisaatiollesi sopivan ratkaisun.