Postinhallinta

Ulkoistaminen vs. postitoimintojen säilyttäminen yrityksen sisäisinä.

Mitä yrityksesi pitäisi tehdä? Pohdi päätöstä säännöllisin väliajoin.

”Useimmat ihmiset uskovat nykyään, että ulkoistaminen tulee aina halvemmaksi… Joskus näin onkin, mutta ei aina. Tämän vuoksi on suoritettava riittävän hyvä analyysi tilanteesta.” Mark Fallon
Puheenjohtaja ja toimitusjohtaja
The Berkshire Company

Postin ja asiakirjojen käsittelystrategioihin erikoistuneen konsultointiyrityksen, The Berkshire Companyn, puheenjohtaja ja toimitusjohtaja Mark Fallon sanoo monilla ihmisillä olevan omat uskomuksensa siitä, onko toimintojen pitäminen yrityksen sisäisinä vai niiden ulkoistaminen edullisempaa. "Useimmat ihmiset uskovat nykyään, että ulkoistaminen on aina halvempaa," hän sanoo. "Tietyissä tilanteissa näin on, tietyissä tilanteissa näin ei ole. Tämän vuoksi on suoritettava riittävän hyvä analyysi tilanteesta. Kun ulkoistat toimintoja, jonkun on hallittava tätä suhdetta, kyseisen yrityksen on tehtävä voittoa, ja sinun on todennäköisesti maksettava veroja palvelusta. Kun toiminnot ovat sisäisiä, kyse ei ole vain ihmisistä. Sinun on otettava huomioon tila, laitteet ja tarvikkeet. Sinun tulee ottaa huomioon kokonaiskustannukset."

Fallon sanoo, että toinen harhakäsitys on ajatus siitä, että ulkoistaminen voi ratkaista kaikki ongelmat. Tämä ei pidä paikkaansa. ”Olet vain siirtänyt ongelmasi ulkopuoliselle toimijalle”, hän selittää. ”Jos saat asiakkailta laskuusi liittyviä valituksia, ja ulkoistat laskutuksen, mutta asiakkaat ovat edelleen tyytymättömiä laskun ulkoasuun, et ole ratkaissut ongelmaa.”

Itse asiassa, sanoo Karim Manassa, National Solutions Consultant for Compliance & Business Regulations, Pitney Bowes, jos yritys ei valitse palveluntarjoajaa huolellisesti, postitoimintojen ulkoistaminen voi aiheuttaa uusia ongelmia, kuten tietosuoja- ja tietoturvamurtoja koskien arkaluontoisia tietoja. Jos laskuja käsittelevää tahoa ei pyydetä esimerkiksi allekirjoittamaan salassapitosopimusta, se voi myydä hyväntekeväisyysorganisaation suurimpien lahjoittajien luettelon. Jos lahjoittajat saavat tämän jälkeen ei-toivottuja lahjoituspyyntöjä ja he jäljittävät tietojen käytön hyväntekeväisyysorganisaatioon, se kärsii brändivahingot ja lahjoittajien luottamuksen menetyksen postitusorganisaation sijasta.

Sen lisäksi, että toimittajia pyydetään allekirjoittamaan salassapitosopimukset, postitoimintonsa ulkoistavien yritysten tulee vaatia, että palveluntarjoajalla on menetelmät asiakirjojen arkaluontoisten tietojen suojaamiseksi. Kaapeliyhtiö voi esimerkiksi haluta varmistaa, että kukaan kolmannen osapuolen postityöntekijä ei näe naapuriensa laskuja. ”Postitoimintonsa ulkoistavien organisaatioiden on saatava läpinäkyvyys palveluntarjoajan toimintoihin, jotta ne voivat varmistaa että kukaan ei väärinkäytä listoja”, Manassa varoittaa.

Viimeisenä, mutta ehkä kaikkein tärkeimpänä, tiukasti säännellyillä aloilla toimivien yritysten on varmistettava, että ulkoistettu palveluntarjoaja voi pitää kuluttajatiedot suojattuina ja että ne noudattavat paikallisia ja valtiollisia tietosuojalakeja. Jos toimit esim. finanssi- tai terveydenhuoltoalalla, sinun kannattaa joko suorittaa postitoiminnot yrityksen sisäisesti tai tarkistaa mahdollisen palveluntarjoajan turvallisuustoimet huolellisesti, jos ulkoistat postitoiminnot,” Manassa sanoo. ”Jos ulkoistat postitoiminnot toiselle taholle, olet edelleen vastuussa kaikista säännösten noudattamiseen liittyvistä asioista. Voit ulkoistaa työn, mutta et vastuuta.”

David Bilodeau, Manager of Product Marketing, Global Mail Creation Software and Hardware, sanoo, että yritykset voivat luottaa palveluntarjoajiin ottamalla selvää niiden kokemuksesta – ei kuitenkaan vain niiden toimintavuosien määrän suhteen, vaan myös palveluntarjoajan aiempien asiakkaiden perusteella. ”Kun lähetät postitusluettelosi mille tahansa ulkoistamispalvelulle, annat organisaatiolle asiakastietojasi. Tähän ei ole olemassa kiertotietä. Varmista, että työskentelet organisaation kanssa, jota voidaan pitää luotettavana.”

Fallon huomauttaa, että monille organisaatioille, kuten yleishyödyllisille yhtiöille ja pankeille, postitukset ovat ensisijainen tapa viestiä asiakkaiden kanssa. Muille yrityksille, kuten vaikka elintarvikemyymälöille ja kukkakaupoille, postitukset ovat toissijaisessa asemassa henkilökohtaiseen vuorovaikutukseen nähden. Mitä tärkeämpiä postitukset ovat yrityksen liiketoimintamallille, sitä enemmän yrityksen tulisi harkita toimintojen pitämistä yrityksen sisäisinä, Fallon sanoo.

”Jos tämä tukee suoraan liiketoimintaasi, oikeiden ihmisten avulla [yrityksen sisällä] et ole vain asiakas,” Fallon sanoo. ”Kyseessä on vaikeasti määriteltävä asia, mutta olen huomannut erot.”

Useille yrityksille paras vaihtoehto ei ole välttämättä joko toimintojen pitäminen yrityksen sisällä tai niiden ulkoistaminen, vaan yhdistelmä molempia, Manassa sanoo. Organisaatio voi esimerkiksi suorittaa päivittäiset postitoiminnot yrityksen sisäisinä, mutta ulkoistaa monimutkaisemmat tai erityiset postierät. ”Kaikki ei ole aina mustavalkoista,” hän sanoo.