Postinhallinta

Liverpoolin yliopisto automatisoi saapuvan opiskelijapostin seurannan täyttä tilivelvollisuutta varten.

Ottamalla käyttöön Pitney Bowesin SendSuite™ Arrivalin® yliopisto on siirtänyt postitoimintonsa digitaaliaikaan.

Asiakasprofiili

Kansainvälisesti tunnustettu tutkimusyliopisto

Yli 4 500 opiskelijaa seitsemässä asuntolassa

Kansainvälisten opiskelijoiden osuus on 22 prosenttia

Liiketoimintatavoitteet

Parantaa opiskelijoiden kokemusta

Lisätä työntekijöiden tuottavuutta

Luoda tietueet tilivelvollisuutta varten

Hyödyt

Opiskelija saa ilmoituksen heti paketin saavuttua

Nopea ja tehokas pakettien käsittelyaika

Tilivelvollisuus aina lopulliseen toimitukseen asti

Käytetty teknologia

Arrival Package Tracking and Delivery Management

Arrival® XE - track and manage your inbound mail

Lue lisää

Yleistä

"Järjestelmän todellinen hyöty on tieto lähetysten tilasta toimitusprosessin eri vaiheissa. Voimme viitata tietueeseen, jos tiettyä asiaa kysytään meiltä." Niki Horobin,
Opiskelija-asioista vastaava,
University of Liverpool

Yli vuosisadan ajan postipaketin toimittaminen opiskelijalle oli vahtimestarin työtä, joka hoiti postia ja opiskelijoiden asuntolan avaimia käyttämällä kynää ja paperia. Kun Liverpoolin yliopisto loi uudet opiskelijoiden vastaanottopisteet vastatakseen nykypäivän vaatimuksiin, he pyysivät Pitney Bowesin apuun saadakseen opiskelijoille saapuvan suuren postimäärän hallintaan. "Paperijärjestelmä ei toimi. Tarvittaan ammattimaisempi ratkaisu tehokkaaseen toimintaan," sanoo Niki Horobin, Hall Operations Manager.

Liiketoimintatarpeet

Jokainen asuntola vastaanottaa kolme tai neljä suurta säkkiä postia Royal Maililta joka päivä, sekä paketteja kansainvälisiltä kuljetusyrityksiltä. Henkilökunta lajittelee postin ja ilmoittaa opiskelijoille, että heillä on noudettavia paketteja.

"Noin kolme tai neljä vuotta sitten järjestelmä oli erittäin vanhanaikainen – valkotaulu ja muistiinpanovihko. Vihkoon kirjoitettiin paketin vaastaanottaja, ja valkotaululle kirjoitettiin paketin saapumisaika. Järjestelmän ongelma oli ihmisen aiheuttamat virheet ja se oli huomattava ongelma", sanoo Horobin. Kun olemassa ei ollut tehokasta jakelujärjestelmää, opiskelijoiden paketit lojuivat hyllyillä vieden arvokasta tilaa.

Ratkaisu

SendSuite Arrival oli otettu jo käyttöön postin jakelun virtaviivaistamiseksi läheisessä Manchesterin yliopistossa. Liverpoolin yliopisto päätti käyttää Manchesterin mallia kokeilemalla sitä ensin kahdessa opiskelija-asuntolassa ja sitten koko kampuksella.

SendSuite Arrival – saapuvien pakettien seurantaohjelmisto automatisoi pakettien käsittelyn yliopiston puolesta ja takaa täyden tilivelvollisuuden paketteihin liittyen siihen saakka, kunnes opiskelija noutaa paketin. Viivakoodinlukijat, sähköinen allekirjoituksen tallennus sekä seuranta- ja raportointitoiminnot veivät postitoiminnot digitaaliseen aikaan, jotta tämän päivän opiskelijoiden odotukset voitiin täyttää.

Hyödyt

"Jälkeenpäin ajateltuna on vaikeaa uskoa, että käytimme vihkoa ja valkotaulua postinkulun seurantaan. Uskon nyt, että opiskelijat huomaavat järjestelmän tehokkuuden heti." Niki Horobin,
Opiskelija-asioista vastaava,
University of Liverpool

"Jos kuljetusyritys lähettää ennen paketin varsinaista saapumista opiskelijalle sähköpostia, jossa sanotaan että paketti on saapunut, ja opiskelija tulee noutamaan pakettia, minulla on tieto paketin tilasta järjestelmässä. Ihmisen aiheuttamat virheet eivät aiheuta ongelmia. Paketti löytyy joka kerta muutamassa minuutissa tai tunnissa". Tehottoman vanhan paperijärjestelmän takia ongelmista oli helppo syyttää yliopiston henkilökuntaa. SendSuite Arrivalin avulla henkilökunta voi vastata kysymyksiin asiantuntevasti.

Parannuksia on saatu aikaan myös tehokkuudessa ja työntekijöiden tuottavuudessa. "Paperijärjestelmä kulutti paljon työvoimaa. Saapuvan postin käsittely kesti päivittäin jopa neljästä viiteen tuntia. Siitä tuli pitkä ja raskas prosessi", sanoo Horobin. "SendSuite auttaa meitä käsittelemään ja hallitsemaan paketteja paljon tehokkaammin. Nykyisin osa paketeista ei koskaan edes päädy hyllyyn. Saapuvat paketit skannataan järjestelmään ja sähköpostit lähetetään opiskelijoille automaattisesti. Jos opiskelija on asuntolassa, hän tulee noutamaan paketin saman tien. Postinkulku on niin nopeaa", sanoo Horobin.