Courrier et Expédition

Découvrez comment Pitney Bowes vous aide à améliorer la gestion de votre courrier

Par Stephanie Benedetto, Manager, Product Marketing, Shipping et Tracking Solutions, Pitney Bowes

Les cabinets juridiques ont beaucoup de tâches à gérer: rendez-vous clients, collecte de preuves, présence au tribunal, gestion des dossiers administratifs. Un tel emploi du temps permet-il de réfléchir aux processus de réception de colis dans un cabinet ?

Si vous n'avez pas de personnel dédié à cette activité, cela peut générer des difficultés en termes d'efficacité et de coûts. Voici les raisons pour lesquelles le secteur juridique doit réfléchir à un meilleur processus de réception de colis :

1.      La réception de documents juridiques devient une responsabilité.

Pensez à tous les documents cruciaux que reçoivent les avocats et sur lesquels repose tout un dossier. Il est essentiel d'être en mesure de recevoir, contrôler et livrer ces documents ou colis de façon efficace et transparente. Ne mettez pas en péril un dossier ou le statut juridique d'un client parce qu'une des preuves a été égarée.

2.      Sans signature, pas de traçabilité.

Si un paquet entrant ne nécessite pas de signature pour être livré, qui peut affirmer qu'un colis ou un pli spécifique ont été remis à leur destinataire en temps voulu ? Une signature permet de garantir la traçabilité. À défaut, vous risquez de faire des recherches interminables pour essayer de retrouver un document essentiel. Le recueil des preuves et des documents pour un procès peut devenir une course contre la montre, c'est pourquoi vous devez y accéder rapidement.

3.      De mauvaises pratiques et une mauvaise traçabilité augmentent les coûts.

Négliger les processus de réception dans un cabinet juridique peut engendrer la perte de colis ou de courriers et l'augmentation des coûts d'expédition.

Les cabinets juridiques qui ne sont pas assez attentifs à leurs processus internes d'expédition et de courrier, ou qui sont peu susceptibles d'investir dans des solutions de traitement du courrier plus modernes. Cependant, ne pas investir dans de telles solutions peut être contre-productif. L'usage d'outils obsolètes pour le suivi et le traitement des communications entrantes empêche d'optimiser la productivité et la rentabilité.

  Si vous évitez d’investir dans les processus de réception, votre cabinet juridique risquerait d'être pénalisé financièrement.

La solution Pitney Bowes SendSuite® Tracking Online représente exactement le type de solution moderne et adaptée aux besoins des cabinets juridiques. Elle optimise la productivité, garantit la réception et l'envoi des colis au bon destinataire, avec une traçabilité complète. Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour un essai gratuit de 30 jours.

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