Courrier et Expédition

L’université du Hertfordshire simplifie la livraison des colis et améliore la satisfaction des étudiants grâce au suivi automatisé.

Simplifier la gestion des colis et améliorer la satisfaction

Profil client

Située dans le comté du Hertfordshire, au Royaume-Uni, l'Université compte plus de 25 000 étudiants et 2 700 employés

Plus de 2 800 étudiants internationaux y sont également inscrits

Elle dispose d’un réseau de quelque 195 000 anciens étudiants à travers le monde 

Objectifs commerciaux

Passer d'un système manuel de suivi des colis à un système entièrement automatisé

Améliorer la satisfaction des étudiants et du personnel

Intégrer le système de suivi aux logiciels utilisés au sein des différents départements

Avantages

Mise en œuvre d’un processus automatisé de suivi des colis

Réduction de la saisie manuelle des données et des demandes de suivi des colis

Suivi complet des produits dangereux qui doivent être livrés aux différents départements universitaires

Technologie utilisée

SendSuite® Tracking

La réception d’un colis ne constitue que la première étape. Le but est de le faire parvenir au bon destinataire en temps voulu.

En savoir plus

Résumé

« J’ai été très impressionné par la solution de Pitney Bowes. De plus, ils ont su travailler en étroite collaboration avec notre administration pour répondre à toutes les exigences de l’université. » Thomas Andrews
Responsable des services de support, université du Hertfordshire
University of Hertfordshire

En raison d’un nombre croissant d’étudiants et de nombreux bâtiments annexes, l’université du Hertfordshire doit gérer une grande quantité de colis au quotidien. Pendant des années, l’université s'en est remise à un processus manuel de gestion des colis, mais un examen interne a déterminé que celui-ci ne répondait plus aux besoins de l’établissement. Elle s'est donc tournée vers Pitney Bowes pour mettre à jour son système de livraison et améliorer la satisfaction des étudiants et du personnel.

Défi métier

Chaque jour, l’université du Hertfordshire livre un grand nombre de colis à ses nombreux départements et bâtiments annexes. Avec l’ancien système, le personnel parvenait difficilement à satisfaire les demandes et à répondre aux requêtes des étudiants. De plus, il peinait à utiliser le système existant en raison d’un matériel peu fiable et de processus fastidieux.

Solution

À l'issue d'une évaluation interne, une liste de souhaits a été établie afin de proposer un service plus simple et efficace. Après avoir remporté l'appel d'offres, Pitney Bowes est parvenue à répondre aux principaux besoins de l’université et à placer la barre encore plus haut. Pour simplifier la livraison des colis destinés aux étudiants, le choix de l’université s’est porté sur le logiciel SendSuite Tracking. Plusieurs autres universités du Royaume-Uni ont adopté cette solution avec succès.

Avantages

Grâce à SendSuite Tracking, l’université bénéficie d'un processus de suivi entièrement automatisé, qui assure la traçabilité complète des colis jusqu'à la livraison. Les lecteurs de codes-barres, la capture de signatures électroniques, ainsi que les fonctionnalités de suivi et de reporting, ont permis à l’université de répondre aux attentes de ses étudiants et de son personnel.

Un e-mail est envoyé au destinataire lors de l’arrivée du colis sur site, lorsque celui-ci a été livré et lorsqu’une personne signe pour accuser réception du colis. Ce nouveau système a radicalement changé le processus de livraison au sein de l’université. Depuis son déploiement, le nombre de demandes concernant les colis a diminué, car les étudiants sont désormais plus confiants et attendent de recevoir un e-mail.

En outre, l'annuaire téléphonique de l’université et son système de gestion financière sont maintenant liés à SendSuite Tracking, pour garantir l’exactitude des coordonnées. Il suffit donc de saisir un numéro de bon de commande pour consulter toutes les informations de contact et de livraison, réduisant ainsi la saisie manuelle. Il est donc possible de localiser les destinataires plus rapidement sur le campus. SendSuite Tracking a également amélioré l’intégration avec les logiciels utilisés dans d’autres départements de l’université.

Il a aussi permis d’effectuer un suivi précis des produits dangereux, tels que les produits chimiques, qui doivent être livrés aux différents départements universitaires. Si un colis est signalé comme dangereux, SendSuite Tracking imprime automatiquement une étiquette jaune. Ainsi, l’université est toujours au courant du contenu du colis.