Conformité environnementale des produits

Nous disposons de procédures et de processus rigoureux afin de garantir que nos produits sont conformes aux normes et aux exigences environnementales. En 2014, nous avons également intégré la conformité environnementale des produits à notre Code de conduite à l’attention des fournisseurs. Les nouveaux fournisseurs sont soumis à une évaluation de conformité environnementale pendant la phase de demande d’informations ou d’appel d’offres. Par ailleurs, nous stipulons la conformité environnementale dans les contrats, les normes et les spécifications des fournisseurs. Les fournisseurs qui ont été acceptés doivent transmettre des informations à notre base de données sur la conformité des produits et sont formés à l’utilisation de cette base et aux exigences réglementaires.

Pour gérer et soutenir ces initiatives, nous avons formé deux équipes inter-services : l’Équipe de conformité produit (Product Compliance Team, PCT) et le Comité environnemental (Environmental Committee, EC). L’Équipe de conformité produit est constituée de représentants:Approvisionnement, Chaîne d’approvisionnement, Qualité, Ingénierie, Environnement, Santé et Sécurité (EHS), Global Product Line Management et autres fonctions support Le Comité environnemental, qui supervise le travail de la PCT, se compose de directeurs appartenant aux services suivants :Approvisionnement, Chaîne d’approvisionnement internationale, Ingénierie, EHS, Qualité, Ethique et Affaires, Juriqique, Finances, Continuité des activités, Global Product Line Management, Risque de l’entreprise et Audit interne. En plus de fournir des directives, le Comité environnemental autorise la mise à disposition des ressources financières et humaines nécessaires, fait appliquer les mesures correctives aussi bien au sein de l’entreprise que de notre chaîne d’approvisionnement et rend compte des problèmes potentiels à l’Équipe de gestion des risques de l’entreprise.

Évaluation des risques

La PCT et l’EC sont chargés d’identifier les risques associés à la non-conformité avec les réglementations, à la non-réponse des fournisseurs et aux types de produits. La PCT évalue la fréquence et la gravité des risques, qui sont alors formellement documentées conformément à nos procédures de conformité des produits. 

Nous déterminons et hiérarchisons les risques dans notre chaîne d’approvisionnement en évaluant les données des fournisseurs. Les fournisseurs considérés comme présentant un risque élevé sont signalés aux équipes internes désignées et à la direction en vue d’une évaluation plus poussée. 

Équipe d’évaluation des produits chimiques

Nous avons également constitué une équipe chargée d'évaluer et d'approuver les nouveaux produits chimiques préalablement à la vente, afin de vérifier qu’ils répondent aux exigences de sécurité de Pitney Bowes, qu’ils disposent des fiches de sécurité appropriées, et de nous assurer qu'ils fassent l’objet d’un suivi régulier de reporting. Depuis trois ans, l’équipe travaille à la mise en conformité de nos fiches de sécurité avec le Système général harmonisé (SGH) de classification et d’étiquetage des produits chimiques des Nations Unies. Les nouvelles fiches et étiquettes, comprenant 16 sections, permettront à nos clients et nos employés de mieux classer, communiquer et comprendre les dangers chimiques. Elles comprendront des pictogrammes faciles à lire (voir exemples ci-dessous), afin de préciser la nature du danger.  

Formation à la conformité environnementale

Nous sommes convaincus que pour garantir la conformité dans l'ensemble de notre entreprise, nos collaborateurs doivent être sensibilisés et responsabilisés. C’est la raison pour laquelle nous avons amélioré notre programme de formation afin d’y inclure une formation en ligne, automatisée et annuelle, qui vient s’ajouter aux événements de formation en personne. Cette formation nous permet de toucher un public plus large, de former rapidement de nouveaux collaborateurs, et de fournir à ces derniers une manière plus pratique de planifier leur formation, de suivre les taux de réussite et de garantir leur présence.  L'an dernier, nous avons formé plus de 400 employés à travers le module de formation en ligne.

Déclarations réglementaires et gestion des données

Nous disposons de processus et de programmes afin de garantir l'exactitude et la cohérence de nos déclarations réglementaires.  Des synthèses contenant les échéances et exigences des déclarations sont tenues à jour dans un Calendrier de conformité.  Ce système indique les personnes responsables, notifie les parties prenantes à l'approche des échéances, stocke les rapports et les données associées, et envoie des notifications mensuelles aux membres de la direction concernant les échéances à venir, l'état des envois et les dates d'achèvement.