Valeurs et déontologie

Nos valeurs nous caractérisent. Nous avons des critères de déontologie stricts, et nous informons nos collaborateurs sur une grande variété de thèmes afin de leur fournir les connaissances et les outils nécessaires à une réussite éthique et respectueuse des lois, et de favoriser leur capacité à traduire nos valeurs en actes. Aider nos collaborateurs à savoir ce que l'on attend d'eux fait partie de l'équation, mais il est aussi essentiel qu'ils aient le courage de bien agir. La direction a la responsabilité de montrer les comportements attendus et s'engage à favoriser une culture de l'intégrité. Notre approche en matière de responsabilité de l'entreprise est ancrée dans ces attentes et valeurs partagées qui font la force de notre entreprise depuis des générations. Les mots ont évolué, mais les pratiques, le sentiment et le sens restent les mêmes.

Risque et continuité des activités

Nous avons la responsabilité, vis-à-vis de notre personnel et de nos clients, d’assurer la continuité de nos activités en temps de crise. À cette fin, nous avons mis en place deux équipes pluridisciplinaires. La CMT (Crisis Management Team)recueille immédiatement les faits, évalue l'impact d'un événement sur les collaborateurs et les activités, et assure la gestion de la priorisation et l'assistance immédiates pour la protection de nos collaborateurs, de nos activités et de nos biens. L'équipe de continuité des activités travaille en étroite collaboration avec la CMT afin de limiter les risques pour les collaborateurs et les activités, et de garantir la continuité de ces dernières avec une interruption minimale, voire sans interruption. 

Code de conduite

Les BPG (Pitney Bowes Business Practices Guidelines), directives relatives aux pratiques commerciales de Pitney Bowes (LIEN) constituent notre code de conduite. Elles offrent un aperçu des politiques, lois et conduites attendues de la part de tous les collaborateurs à l'échelle mondiale. Bien que les collaborateurs se doivent d'adopter au minimum des comportements respectueux des lois, leur conduite doit également suivre les critères éthiques les plus stricts. Notre réputation et notre réussite dépendent en grande partie de notre façon de nous comporter les uns envers les autres, avec nos clients, nos partenaires et nos communautés. Les lois et les politiques évoluent, mais une chose ne change pas: notre engagement pour « bien faire, de la bonne manière ». Notre code est présenté dans des versions adaptées aux différentes cultures, et traduit en 11 langues et dialectes.

Formation

Nos collaborateurs ont le droit de savoir et de comprendre ce que l'on attend d'eux. Nous les informons à travers des initiatives annuelles d'éducation et de formation, ainsi que des formations personnalisées sur le terrain et en ligne. Notre objectif est d'assurer la formation sur un cycle de trois ans. Les collaborateurs reçoivent une formation de base ou globale lors de la première année sur les thèmes importants en matière de conformité, applicables à l'ensemble du personnel. La deuxième année, ils passent en revue les éléments importants des cours d'approfondissement suivis la première année. La troisième année, nous organisons des communications de perfectionnement pour rappeler aux collaborateurs les éléments essentiels des cours de base. Les nouveaux arrivants reçoivent une formation d'introduction à la conformité liée à leurs fonctions, puis doivent suivre l'année suivante les cours de base dispensés aux collaborateurs de manière générale. Cette approche cyclique permet un rappel régulier des principales exigences. Nos supports de formation annuelle sont disponibles en anglais, français / français canadien, allemand, italien, suédois, danois, finnois, japonais et portugais brésilien.

Outre nos cours standards, nous proposons une variété d'initiatives de sensibilisation et de courtes vidéos. Notre programme « Setting the Right Tone (niveau intermédiaire) » aide nos cadres intermédiaires à créer leurs propres messages de conformité pour leurs collaborateurs. Et pour les collaborateurs n'ayant pas accès aux ordinateurs, les responsables organisent des formations par petits groupes sur les thèmes de nos BPG.

Canaux de communication pour recevoir des conseils et signaler des incidents.

Nous encourageons les employés à demander conseil s’ils sont confrontés à un dilemme et à signaler tout comportement suspect. Notre assistance téléphonique en matière de déontologie est gérée par un prestataire extérieur 24 h/24 et 7 j/7. Elle permet aux collaborateurs de signaler leurs préoccupations (de façon anonyme lorsque la législation locale le permet) dans 140 langues. Les employés peuvent également contacter notre service Global Ethics and Compliance ,personnellement ou par internet, voie postale, téléphone ou e-mail confidentiel. Tout signalement de violation potentielle de la loi ou d'une politique est examiné rapidement, et le cas échéant, une enquête est lancée le jour même ou le jour ouvrable suivant. Lorsque l'enquête apporte la preuve des allégations, nous prenons des mesures disciplinaires appropriées et cohérentes.

Critères de mesure

Nous surveillons constamment les performances de nos programmes de conformité et d'éthique pour en améliorer l'efficacité. En 2015, nous avons lancé une initiative pour la mise au point d'un outil de rapports plus complet. Celui-ci permet de créer des rapports de tendances sur des cas spécifiques, mais également sur l'impact de la sensibilisation à ces tendances.