Take a bigger picture view when buying an inserting system

Corrispondenza & Spedizioni

Acquisite una visione d'insieme prima di acquistare un sistema di imbustamento

Le richieste dei clienti portano molti centri di smistamento della corrispondenza di medie dimensioni a dover prendere decisioni difficili a livello di investimenti. Per questi fornitori di servizi, la scelta di acquistare un nuovo sistema di imbustamento è fondamentale per restare competitivi.

"Le aziende che in condizioni normali avrebbero gestito internamente la corrispondenza, come le aziende sanitarie, finanziarie e di telecomunicazioni, stanno oggi cercando di affidarsi a servizi fuori sede. Per i fornitori di medie dimensioni, è importante iniziare a creare le capacità necessarie a offrire questi servizi" spiega Eddy Edel, Vicepresidente di Inserting Product Management di Pitney Bowes. "Quando un cliente vi chiede se siete in grado di gestire la corrispondenza sensibile, con determinati volumi e con specifiche capacità di reporting, il vostro obiettivo è rispondere in modo affermativo a tutte e tre le richieste."

Purtroppo, è difficile rispondere "sì" quando le attuali capacità non sono sufficienti a soddisfare la richiesta di un cliente. Anche i vincoli di budget impediscono ai centri di medie dimensioni di investire in un nuovo sistema di imbustamento senza un'adeguata pianificazione. Eppure, come spiega Edel, è possibile investire in modo intelligente nella tecnologia di produzione della corrispondenza, migliorando la competitività senza sforare il budget. Per fare questo, occorre soltanto acquisire una visione d'insieme.

Ed è proprio ciò che hanno fatto gli esperti di Pitney Bowes quando hanno esaminato la soluzione di imbustamento Epic™ e la relativa capacità di adattarsi ai diversi flussi di lavoro dei centri di smistamento americani e internazionali di piccole, medie e grandi dimensioni. L'idea era quella di identificare le inefficienze operative responsabili dell'aumento del costo di produzione degli oggetti di corrispondenza. 

Secondo Edel, il costo totale di produzione di un singolo oggetto di corrispondenza è composto da tre elementi chiave:

01.   Il costo delle apparecchiature: ad esempio l'acquisto iniziale di un nuovo sistema di imbustamento

02.   I costi operativi: personale, manodopera e manutenzione, inclusi i servizi di terze parti

03.   I costi dei consumabili: carta, inchiostro e altri prodotti correlati 

 

Di questi tre fattori, i consumabili rappresentano quello che incide di più sull'aumento del costo, sostiene Edel. Anche la scarsa ottimizzazione delle operazioni può costituire un problema.

"Se acquistate un'imbustatrice ad alta velocità, vi servirà un esercito di persone per alimentare il macchinario, e questo fa lievitare i costi", afferma Edel. "Potreste scegliere un'imbustatrice a bassa velocità, la cui manutenzione può essere affidata a una sola persona, ma riuscirete così ad occuparvi delle richieste di grandi clienti? È importante non focalizzarsi solo sul rendimento. Dovete piuttosto pensare a come ottimizzare il costo finanziario orario."

Il team di Pitney Bowes ha dedicato molto tempo alla ricerca di una soluzione a queste sfide congiunte mediante un'unica imbustatrice efficiente e flessibile. Il risultato è stato il sistema di imbustamento Epic, che offre la flessibilità finanziaria, la possibilità di impiego in casi complessi e le capacità a valore aggiunto di cui i centri di medie dimensioni hanno bisogno per competere con aziende più grandi e acquisire clienti redditizi.

 

Approfittate della flessibilità finanziaria.

Grazie ad una visione d'insieme, il team di Pitney Bowes è stato in grado di ottimizzare la soluzione Epic e di renderla adatta a molteplici tipologie reali di flussi di lavoro. Il risultato è una soluzione capace di adattarsi a qualsiasi modello finanziario e operativo. 

 "Abbiamo esaminato l'80% circa delle valutazioni o giustificazioni precedenti l'acquisto che un centro di smistamento potrebbe considerare per prendere una decisione sull'investimento" afferma Edel. "La soluzione è stata appositamente progettata per aumentare il rendimento e al contempo ottimizzare la manodopera, massimizzare i tempi di attività e ridurre i costosi processi di riconciliazione."

Le funzioni di monitoraggio e reporting consentono ai centri di ottimizzare ulteriormente il flusso di lavoro in modo da allinearsi alla loro realtà finanziaria e raggiungere un livello di efficienza migliore in termini di manodopera, materiali e rendimento. Grazie alle soluzioni per la produttività come DirectView, che fornisce in tempo reale feedback sullo stato di avanzamento dei lavori e sulle efficienze operative, i centri di smistamento possono implementare facilmente iniziative volte ad un continuo miglioramento, per garantire la produzione di corrispondenza al costo unitario più basso. 

La flessibilità finanziaria aggiuntiva è integrata nell'assistenza di Pitney Bowes, che include la formazione del personale addetto al servizio, al fine di migliorare la produttività. Esiste inoltre la possibilità di realizzare soluzioni ibride certificate: Pitney Bowes può combinare sistemi di imbustamento preesistenti rigenerati con nuovi moduli di imbustamento Epic. In questo modo, i centri possono beneficiare della tecnologia più recente e ridurre il costo dell'investimento iniziale.

"Ci siamo messi nei panni del CFO", prosegue Edel. "Non è soltanto una questione di velocità e alimentazione. Si tratta piuttosto di aumentare la capacità di garantire un rendimento elevato, una maggiore efficienza delle celle di lavoro e un costo totale di gestione basso, attraverso una soluzione priva di rischi capace di evolvere con la propria attività."

 

Supporto di nuovi casi d'uso complessi.

Un altro modo per ridurre il costo totale di gestione è la capacità di supportare una vasta gamma di applicazioni con un singolo sistema. Il design modulare e l'automazione della soluzione di imbustamento Epic consentono agli operatori di passare da un formato all'altro in pochi minuti e di soddisfare le richieste di applicazioni e impieghi complessi dei clienti.

Moltissime aziende stanno investendo in stampanti inkjet ad alta velocità ma non dispongono di imbustatrici in grado di far fronte a tassi di produzione elevati. L'investimento nelle stampanti inkjet comporta la necessità di rivedere il flusso di lavoro e di disporre di imbustatrici flessibili, efficienti e ad alto rendimento, capaci di adattarsi ai nuovi ritmi e volumi di stampa inkjet.

Per la Financial Statement Services, Inc. (FSSI), un centro di servizi per la corrispondenza che elabora buste formato maxi, buste 6x9 e buste standard di formato #10, questo è stato un aspetto molto importante da tenere in considerazione. Il passaggio da una configurazione all'altra richiedeva troppo tempo, come dice il Chief Operating Office, Henry Perez.

"Se il sistema lavora a una velocità elevata ma resta inattivo per periodi prolungati tra un lavoro e l'altro, la produzione ne risulta danneggiata e ciò non si concilia con il nostro ambiente", afferma Perez. Oggi, il sistema Epic supporta oltre 70 passaggi da un lavoro all'altro ogni giorno per FSSI, riducendo nettamente i tempi di inattività.

 

Aggiungete valore.

Il sistema Epic offre un elevato tasso di rendimento ed efficienza senza sacrificare la qualità. Questo è forse l'aspetto più importante.

"Dal punto di vista della conformità, i centri di smistamento devono poter garantire ai loro clienti il 100% di precisione nella produzione di corrispondenza", afferma Edel. "Epic fornisce le capacità di monitoraggio degli oggetti di corrispondenza e reporting necessarie per poter offrire questa garanzia."

I sistemi di imbustamento appropriati possono inoltre supportare la creazione di comunicazioni di valore superiore, consentendo ai centri di incrementare i guadagni provenienti dalla corrispondenza. Ad esempio, le aziende preferiscono pagare di più per comunicazioni fisiche personalizzate in base al destinatario, in quanto sanno bene che questo grado di personalizzazione migliora il customer engagement rispetto a una normale busta. Una soluzione di imbustamento di precisione garantisce l'invio di oggetti di corrispondenza personalizzati ai destinatari giusti con un livello di precisione garantito.

Infine, il sistema di imbustamento appropriato offre un buon ritorno dell'investimento, non solo grazie all'efficienza operativa, ma anche grazie alla possibilità di accedere a nuove forme di guadagno. Aiutiamo i nostri clienti a crescere attraverso nuove opportunità di guadagno.

 

Scoprite in che modo i sistemi di imbustamento possono aumentare la velocità e la precisione di gestione della corrispondenza. Scoprite in che modo il sistema di imbustamento Epic™ può aiutarvi a raggiungere livelli superiori di produttività ed elevati gradi di precisione e integrità della corrispondenza. 

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