Corrispondenza & Spedizioni

Cinque segnali che indicano che è giunto il momento di modificare il processo di affrancatura

Gli esperti spiegano come gli spedizionieri e i centri per la gestione della corrispondenza abbiano capito che è tempo di aggiornare le affrancatrici.

Col passare degli anni la tecnologia aziendale sembra evolversi sempre più velocemente. Le tecnologie per la gestione della corrispondenza non marcano certo il passo.

Solo pochi decenni fa un'azienda poteva acquistare una soluzione per la gestione della corrispondenza, installarla e quindi passare ad altro, spiega Tom Ryan, Direttore Product Marketing, SMB Global Mailing & Solutions presso Pitney Bowes. Un tempo le aziende consideravano i sistemi di affrancatura in maniera analoga a quella in cui potrebbero oggi considerare un telefono: usavano il prodotto per una singola operazione di gestione della corrispondenza, per poi passare alle attività quotidiane.

Ora, invece, i sistemi di affrancatura svolgono una gamma integrata e completa di attività di gestione della corrispondenza, dalle operazioni di piegatura e imbustamento fino al tracciamento e alla contabilità. In più, a queste funzioni si affiancano ora le opportunità in tempo reale offerte dalla connettività Internet.

E la vostra azienda? Il vostro sistema di affrancatura offre queste funzioni, oppure è troppo lento, troppo limitato o non sufficientemente integrato?

Di seguito riportiamo cinque comuni limitazioni delle vecchie tecnologie di corrispondenza, soffermandoci sulle opportunità di aggiornamento:

1. L'elaborazione della corrispondenza non è abbastanza veloce

Nel panorama odierno, in cui la consegna di merci e corrispondenza entro il giorno successivo è un'opzione molto comune, le aziende che si occupano della movimentazione di pacchi o corrispondenza sono obbligate a operare a ritmi altrettanto frenetici. Non c'è tempo per provvedere manualmente alla chiusura dei pacchi o alla piegatura delle lettere.

Occorre una soluzione in grado di automatizzare determinate fasi delle operazioni di gestione della corrispondenza. Le tecnologie per la gestione della corrispondenza dovrebbero idealmente avere funzionalità in grado di incrementare la velocità, come un alimentatore semiautomatico in cui caricare la pila di lettere per poi dedicarsi ad altre attività, affidandosi alla gestione automatica. Piegatrici e imbustatrici sono anch'esse di grande aiuto.

Ricordate, inoltre, che la velocità non dipende esclusivamente dalla tecnologia, ma anche dalle modalità di connessione Internet del sistema di affrancatura. E se risultasse impossibile scaricare un aggiornamento tariffario o ricaricare il credito a causa dei problemi posti da una vecchia connessione dial-up o semplicemente perché la linea telefonica è utilizzata da qualcun altro? Con una connessione digitale ad alta velocità le aziende non devono più preoccuparsi di riduzione della velocità, interruzioni della connessione o aggiornamenti mancati.

2. Ha difficoltà a gestire la volatilità dei volumi

Un altro fattore che determina la velocità dei sistemi di gestione della corrispondenza è rappresentato dal volume della posta e non soltanto da una sua eventuale diminuzione. Un tempo il volume della corrispondenza era estremamente prevedibile, dichiara Ryan. Si poteva contare sul fatto che un determinato lavoro di spedizione corrispondenza sarebbe stato sbrigato e inviato ogni settimana nello stesso orario e nello stesso giorno. Oggi, decisamente, non è più così.

Come spiega Ryan, le aziende si trovano ad affrontare "eventi determinanti", vale a dire episodi inaspettati, se non addirittura vere e proprie crisi, che le obbligano a reagire immediatamente e a comunicare rapidamente con i clienti. Alcuni giorni sono più frenetici di altri. Quando siamo costretti a dedicarci interamente a una sola attività cruciale, è fondamentale che la tecnologia a disposizione ci aiuti a concretizzare gli sforzi e consentire una reazione rapida.

Nelle giornate caratterizzate da ingenti volumi di corrispondenza, quando si dispone solo di una minuscola affrancatrice, che magari è sprovvista di chiudi buste e non gestisce le buste più spesse, è sicuramente la benvenuta una soluzione che ci metta in grado di accelerare il disbrigo della corrispondenza a costi ragionevoli.

3. Richiede troppe operazioni separate

Pensate a tutte le operazioni necessarie per l'invio di pacchi o corrispondenza su vasta scala: redazione, piegatura, imbustamento, chiusura, affrancatura, tracciamento end-to-end e contabilità. Una soluzione per la gestione della corrispondenza che non integra tutte queste operazioni complica il lavoro dei dipendenti.

Le aziende moderne, inoltre, soffrono maggiormente delle ripercussioni di un errore verificatosi durante una qualsiasi fase di un processo di gestione della corrispondenza non sufficientemente integrato e di un mancato invio della posta come previsto. Come precisa Ryan, "in caso di riduzione dei volumi di corrispondenza inviata, quella rimanente assume un'importanza ancora maggiore." Magari avete deciso di gestire parte della corrispondenza aziendale tramite e-mail, limitando l'utilizzo della posta tradizionale ai messaggi più importanti e redditizi, ad esempio le fatture. Una fattura non recapitata non può essere pagata, con ripercussioni sul fronte degli utili aziendali.

L'aumento degli addetti alla gestione della corrispondenza comporta inoltre un rischio per la sicurezza. Soprattutto nei settori legale e sanitario, dove la sicurezza è di fondamentale importanza, l'introduzione di ulteriori fasi nella gestione della corrispondenza comporta maggiori possibilità di fuga di dati riservati. Ecco perché, come dichiara Peter Binder, Global Product Marketing and Channel Enablement Manager presso Pitney Bowes, "è meglio ridurre al minimo il numero delle persone che toccano la corrispondenza."

4. Non supporta l'utilizzo di dati e le funzionalità di invio intelligente

Sono ormai un lontano ricordo i giorni in cui un unico formato andava bene per tutti e tutti i clienti ricevevano lo stesso messaggio generico. Oggigiorno i messaggi più efficienti sono personalizzati.

Secondo Ryan, le aziende che provvedono in maniera adeguata alla personalizzazione della corrispondenza hanno integrato l'impiego di dati nei processi, monitorando la natura dei messaggi inviati, l'entità delle spese e persino le modalità di tracciamento delle singole spedizioni. Con la tecnologia per la gestione della corrispondenza giusta, diventa possibile interconnettere la totalità dei dati utilizzati in tutte le fasi del processo di spedizione, consentendo alle aziende di utilizzarli a fini predittivi.

5. La corrispondenza prodotta è piatta e noiosa

Immaginatevi la corrispondenza di un'intera giornata impilata sul tavolo della cucina di un cliente. Secondo voi, la corrispondenza della vostra azienda invoglia il cliente ad aprirla oppure è più probabile che finisca in fondo alla pila?

Per evitare che la nostra corrispondenza venga gettata via ancor prima di essere aperta, è necessario distinguersi dalla concorrenza. Un tocco di colore o un elemento grafico particolare può cambiare il risultato. Le probabilità che un destinatario apra la corrispondenza aumentano del 69% in presenza di colore rispetto all'assenza di titoli o immagini.

Può sembrare un particolare insignificante, ma persino un dettaglio poco appariscente, come un messaggio a colori personalizzato (magari di "auguri"), una foto o un logo, può attirare l'attenzione e far sì che il destinatario apra la busta, afferma Peter Binder, Global Product Marketing and Channel Enablement Manager presso Pitney Bowes.

Se l'attuale processo di affrancatura non soddisfa le esigenze aziendali di gestione della corrispondenza, esiste sicuramente una nuova soluzione o un aggiornamento in grado di ovviare al problema. Per saperne di più, guardate la nostra gamma completa di affrancatrici e sistemi digitali di gestione della corrispondenza.