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Corrispondenza & Spedizioni

Il dilemma delle spedizioni nei centri di smistamento dei campus

A cura di Stephanie Benedetto, Manager, Product Marketing, Shipping and Receiving Solutions, Pitney Bowes

Ricordate com'era il centro di smistamento della corrispondenza del vostro campus quando eravate all'università? Se lo ricordate strapieno di scatole impilate su scaffali, negli angoli e sui tavoli, non siete i soli.

I campus dei college e delle università possono estendersi per centinaia, se non migliaia, di ettari, con popolazioni studentesche che vanno da meno di 5.000 fino a 30.000 unità. E questo senza neanche contare il personale e i membri delle facoltà che vanno da centinaia a migliaia e si trovano in qualsiasi istituto.

Nonostante ciò, i tipici centri di smistamento della corrispondenza nei campus non sono altro che insignificanti scantinati. Di solito non occupano strutture o edifici dedicati: gli addetti alla corrispondenza e alle spedizioni nelle università devono arrangiarsi in spazi limitati.

Inoltre, in un campus molto affollato, questo può rappresentare un serio problema di produttività.

Il periodo di punta delle spedizioni nell'anno scolastico blocca i centri di smistamento dei campus

I centri di smistamento della corrispondenza di università e college devono in ogni caso già occuparsi quotidianamente della posta e dei pacchi in arrivo per gli studenti, il personale e la facoltà. Più grande è il campus, maggiore è la quantità di pacchi da gestire. Tuttavia, alcuni periodi dell'anno sono particolarmente gravosi: l'arrivo degli studenti, gli esami di metà trimestre, Halloween, Natale, San Valentino, gli esami finali e la fine del semestre, solo per fare alcuni esempi. Questi sono periodi di punta delle spedizioni nel calendario scolastico, in cui il volume dei pacchi sia in arrivo che in uscita esplode.

I centri di smistamento che non sono dotati di personale sufficiente o di software di elaborazione appropriato possono rapidamente essere oberati da pile di lettere e pacchi da gestire durante tali periodi di punta. Riuscire a gestire i pacchi e inviare notifiche di consegna ai destinatari nei campus sono già impegni che richiedono molto tempo. Se utilizzate metodi manuali obsoleti e lenti per registrare i pacchi e inviare le relative notifiche agli studenti, il lasso di tempo tra la ricezione dei pacchi al centro di smistamento e la consegna agli studenti diventa ancora più ampio.

Rompere il ciclo

Questo crea due problemi. In primo luogo, la frustrazione di studenti, insegnanti e addetti all'amministrazione che si aspettano consegne tempestive dei propri pacchi, ma non li ricevono come previsto, poiché il centro di smistamento del campus impiega troppo tempo per gestirli. L'altro problema consiste nel fatto che più il centro di smistamento è lento nel gestire e registrare i pacchi nonché avvisare i destinatari di venirli a ritirare, maggiore diventa l'accumulo. Lo spazio nei centri di smistamento dei campus è già un lusso limitato: maggiore diventa l'accumulo, più sono i pacchi che occupano scaffali o pavimenti, rendendo ulteriormente difficile non solo gestirli ma anche recuperarli fisicamente al momento della consegna.

Questa specie di circolo vizioso negativo, in cui accumuli maggiori e gestioni più lente si aggravano reciprocamente, può essere interrotto investendo in soluzioni digitali più intuitive volte a velocizzare la gestione dei pacchi e inviare notifiche tempestive sulla consegna ai destinatari nei campus. Più velocemente un pacco viene catalogato, prima uno studente o un membro di una facoltà lo può ritirare, facendo guadagnare tempo e spazio al centro di smistamento.

Pitney Bowes SendSuite Tracking Online offre la soluzione necessaria ai centri di smistamento dei campus per poter gestire i pacchi e consegnare le notifiche più rapidamente, in modo che studenti, personale e facoltà possano riceverli nei tempi previsti e i centri di smistamento non rimangano bloccati con accumuli in continua crescita. Provatelo gratuitamente per 30 giorni.

 

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