Iceland Post enhances letter sorting automation to increase efficiency and reduce cost

Corrispondenza & Spedizioni

Iceland Post migliora lo smistamento delle lettere automatico per aumentare l'efficienza e ridurre i costi

Il sistema di smistamento della corrispondenza Vantage™ combina velocità, intelligenza e un preciso strumento per il riconoscimento ottico dei caratteri a garanzia di un'elevata produttività

Profilo del cliente

Un'azienda interamente di proprietà del governo islandese

Uno dei maggiori datori di lavoro islandesi che conta circa 1.000 dipendenti che ogni anno gestiscono 64,2 milioni di lettere e plichi

L'azienda mira al progresso e intende fornire un servizio stabile e affidabile basato su standard di qualità riconosciuti

Obiettivi aziendali

Improve efficiency

Increase level of automation in letter sorting operations

Lower overall costs

Letter post operations to remain self-funded

 

Vantaggi

Productivity benefits

Reduced maintenance

Fewer operators required

Keeping the postal service self-funded

Tecnologia utilizzata

Sistema di smistamento della corrispondenza Vantage™

Questo sistema di elaborazione della corrispondenza con innovative opzioni in linea combina velocità, intelligenza e durata garantendo la massima efficienza operativa e integrità.

Ulteriori informazioni

Presentazione

"Durante l'installazione non abbiamo riscontrato nemmeno un problema che il team di Pitney Bowes non potesse o volesse risolvere. Abbiamo usufruito di tutta l'assistenza di cui avevamo bisogno per completare le operazioni nel periodo di Natale." Kjartan Flosason,
Capo del terminale postale
Iceland Post Ltd.

Negli ultimi quattro anni il settore postale ha subito importanti cambiamenti. Con l'avvento di strumenti che consentono di inviare pagamenti, fatture ed estratti conto in formato elettronico, il volume delle lettere sta diminuendo. Allo stesso tempo, il volume dei plichi, dei pacchi e della corrispondenza per espresso è in aumento.

Come molte altre aziende del settore, Iceland Post sta valutando una serie di opzioni, incluso l'impiego di migliori tecnologie, per ridurre i costi. Lo scopo è fare in modo che le attività legate alla corrispondenza continuino ad autofinanziarsi, piuttosto che essere finanziate dai contribuenti o sovvenzionate tramite le entrate derivanti dalle operazioni legate a plichi e corrispondenza per espresso.

 

Esigenze aziendali

Per Iceland Post, aumentare l'efficienza e il livello di automazione nelle operazioni di smistamento delle lettere era senza dubbio il primo passo da intraprendere. Il sistema di smistamento dell'azienda in uso aveva più di 10 anni, alcuni pezzi di ricambio erano introvabili e il servizio era a rischio di arresto e interruzione.

Inoltre, il vecchio sistema non riusciva a leggere gli indirizzi scritti a mano, quindi alcune lettere dovevano essere smistate manualmente. Inoltre, non era nemmeno in grado di sfruttare la grande quantità di dati reperibili dalla corrispondenza elaborata e ciò impediva a Iceland Post di offrire servizi come la fatturazione diretta delle spese di affrancatura

 

Soluzione

Al termine della gara di appalto in due fasi, Pitney Bowes è stata scelta per fornire ad Iceland Post un nuovo sistema di smistamento, superando otto altre aziende. "Dopo la fase di pre-qualificazione, Pitney Bowes ha trascorso del tempo sul luogo per comprendere quale fosse esattamente la necessità da soddisfare", dichiara Kjartan Flosason, capo del terminale postale. "Il team ha proposto la soluzione migliore al prezzo migliore".

La soluzione consiste in un sistema di smistamento della corrispondenza Vantage di Pitney Bowes dotato di 2 bilance in linea (le tariffe postali in Islanda sono basate sul peso), 3 stampanti, 2 telecamere OCR (Optical Character Recognition) per il riconoscimento ottico dei caratteri e 192 tasche per lo smistamento in base all'itinerario di ciascun corriere. In passato, Iceland Post poteva smistare solo a due livelli: codice postale e corriere. Erano poi i corrieri stessi a mettere in ordine la corrispondenza in base agli itinerari di consegna. Ora è il sistema di smistamento a gestire questo terzo livello, per cui i corrieri ritirano la corrispondenza già pronta per essere consegnata.

Il sistema offre funzioni software avanzate, tra cui una tecnologia OCR ad alta precisione per gli indirizzi scritti a mano e uno strumento di rilevamento e inoltro automatico della corrispondenza ai destinatari che hanno cambiato recapito.

Inoltre, il software può rilevare le lettere di mittenti che producono elevate quantità di corrispondenza con un contratto con Iceland Post, calcolare le spese di affrancatura in base al peso delle lettere e contabilizzare le fatture. Una stampante in linea provvede a stampare le informazioni necessarie sulle buste.

La consegna del nuovo sistema era stata prevista per novembre, ma la spedizione è stata rimandata a causa di un uragano che ha colpito gli Stati Uniti. Le operazioni di installazione sono quindi iniziate i primi di dicembre, nel periodo di maggiore attività per Iceland Post e in cui la puntualità delle consegne è particolarmente importante per i clienti.

"Pitney Bowes ci ha supportato in ogni fase e i loro tecnici ed esperti IT sono stati a nostra disposizione anche durante le vacanze", afferma Flosason. Il team Pitney Bowes ha anche aiutato Iceland Post con le modifiche del flusso di lavoro interno, migliorando ulteriormente le capacità di smistamento del nuovo sistema e offrendo una formazione approfondita a operatori e responsabili.

Vantaggi

"Il team di Pitney Bowes ha molta esperienza nel settore postale e con la nostra attività ed è lieto di condividere le sue idee con noi." Kjartan Flosason,
Capo del terminale postale
Iceland Post Ltd.

Dall'investimento in questa avanzatissima tecnologia l'azienda sta ottenendo diversi vantaggi in molte aree. Iceland Post prevede che recupererà l'investimento in quattro anni. Anche i vantaggi per la produttività sono significativi. Ordinando la corrispondenza e inoltrandola automaticamente, il nuovo sistema permette un risparmio di tempo compreso tra i 30 e i 40 minuti al giorno per ogni corriere.

La manutenzione risulta notevolmente ridotta e il nuovo sistema richiede un numero inferiore di operatori. Ancora più importante, Iceland Post sta rispettando l'impegno preso con i soggetti interessati di impiegare la tecnologia come una delle misure utili a mantenere le attività relative alla corrispondenza autofinanziate in un momento di riduzione dei guadagni.