Corrispondenza & Spedizioni

Pacchi: il software Pitney Bowes consente di migliorare l'efficienza dei centri di smistamento della corrispondenza di college e università

Ottimizzate il processo di ricezione, tracciamento e consegna di colli e pacchi degli studenti.

Nell'era delle vendite online, ricevere, immagazzinare e consegnare pacchi non è mai stato così impegnativo, soprattutto per i centri di smistamento che operano per una popolazione numerosa in spazi limitati. Nella città di New York, ad esempio, la consuetudine radicata dei portinai che firmano le consegne per i residenti sta cadendo in disuso. I portinai non hanno tempo per firmare, modo di registrare e spazio per immagazzinare la grande mole di pacchi che arriva da venditori online e dai siti di aste Internet. Gli addetti alla reception negli uffici si trovano ad affrontare problemi simili, soprattutto perché sempre più dipendenti si fanno consegnare pacchi sul posto di lavoro.

Probabilmente, però, in nessun altro luogo l'ostacolo dei pacchi è più palese che nei centri di smistamento della corrispondenza dei college e delle università. I responsabili dei centri di smistamento e della ricezione nonché il relativo personale sanno che grandi quantità di pacchi in arrivo unite a procedure obsolete di ricezione, notifica e ritiro intralciano le operazioni e sono causa di insoddisfazione negli studenti e nei loro genitori.

Gli studenti dei college e delle università effettuano molti acquisti online, non solo per comprare libri di testo. I centri di smistamento della corrispondenza fanno fatica a tenere il passo con il volume delle consegne, a cui si aggiunge il volume dei pacchi inviati dalle famiglie.

Un sistema di ricezione obsoleto aggrava i problemi relativi alla gestione dei pacchi. Molti college e università adottano sistemi di registrazione dei pacchi in arrivo usando carta e penna e li tracciano fino alla ricezione da parte degli studenti. Questo sistema è soggetto ad errori, è difficile da gestire e richiede molto tempo. I tradizionali fogli di calcolo elettronici che sono anche utilizzati non risultano molto più efficienti.

Le procedure di notifica e ritiro costituiscono un altro problema. Molti centri di smistamento universitari non utilizzano metodi automatizzati per far sapere agli studenti che hanno ricevuto dei pacchi. La prassi comune è inviare manualmente e-mail agli studenti o stampare tagliandi di carta da mettere nelle loro caselle postali, ma spesso non è efficace. Troppo frequentemente, i pacchi restano nei già pienissimi centri di smistamento più a lungo del dovuto. Quando gli studenti si presentano per il ritiro, il personale del centro di smistamento ha difficoltà a trovare i loro articoli. Telefonate e domande da parte di studenti e genitori che chiedono informazioni sullo stato dei pacchi amplificano le sfide che i centri di smistamento della corrispondenza di college e università affrontano quotidianamente.

Queste situazioni rendono studenti e genitori insoddisfatti e gli stessi spesso ritengono che passi troppo tempo prima di essere informati sull'arrivo di un pacco o prima di riceverlo dal centro di smistamento. Circostanze del genere comportano anche prolungamento dell'orario di lavoro per i dipendenti dei centri di smistamento e costi straordinari per i college e le università che li assumono.  

Ottimizzazione del processo di ricezione in quattro passaggi

I college e le università possono liberare i centri di smistamento da procedure lunghe, inefficienti e complesse per la ricezione, il tracciamento e il trasferimento dei pacchi degli studenti attraverso:

1. L'utilizzo di semplici dispositivi portatili di tracciamento che leggano il codice a barre del vettore sulla confezione e quindi registrano i pacchi in arrivo.

2. L'assegnazione, ad ogni pacco, di un numero di ubicazione in deposito in modo da organizzarli con maggior efficienza e recuperarli più rapidamente.

3. L'utilizzo di notifiche e-mail automatizzate per informare i destinatari che i loro pacchi sono arrivati al centro di smistamento della corrispondenza.

4. L'uso della firma digitale da parte degli studenti nel momento in cui recuperano i loro pacchi, per confermare che il pacco è stato ricevuto.

 

Il software Pitney Bowes aiuta a rendere automatiche le operazioni dell'ufficio corrispondenza

La soluzione Pitney Bowes SendSuite® Tracking Online, un'offerta SaaS di ultima generazione basata su cloud per la ricezione e il tracciamento, ottimizza la ricezione dei pacchi consentendo un processo affidabile a ciclo chiuso. Questa soluzione aiuta i centri di smistamento della corrispondenza a semplificare le operazioni sempre più difficili da gestire, offrendo un metodo più efficiente per ricevere, tracciare, registrare e organizzare i pacchi. Questa soluzione può anche inviare notifiche automatizzate agli studenti una volta che è stato consegnato un pacco ed aiutare il personale a trasferire i pacchi ai destinatari con maggiore facilità.

Il software SendSuite Tracking Online attraverso l'utilizzo di dispositivi portatili per la lettura dei codice a barre e l'acquisizione della firma elettronica automatizza la ricezione e la gestione dei pacchi fornendo anche funzionalità di report. Il personale dei centri di smistamento esegue la scansione di ogni pacco nel momento in cui arriva all'ufficio corrispondenza, utilizzando un lettore codice a barre portatile. La scansione registra i pacchi nel sistema di tracciamento SendSuite. Il sistema invia un'e-mail automatica ai destinatari per informarli che ci sono pacchi per loro. l sistema, se necessario, è in grado di generare un'etichetta con un codice a barre per ogni pacco, da utilizzare per l'organizzazione dei colli all'interno dell'ufficio corrispondenza

Quando gli studenti si presentano per il ritiro, SendSuite Tracking Online aiuta il personale del centro di smistamento a localizzare facilmente i loro pacchi. Una volta che i pacchi sono consegnati agli studenti, il personale raccoglie le firme digitalmente, come conferma dell'avvenuta consegna. Se un articolo non viene ritirato, gli utenti del software SendSuite Tracking Online possono facilmente inviare ulteriori e-mail ai destinatari, utilizzando messaggi personalizzati per ricordare di ritirare i propri articoli.

Grazie all'uso della soluzione di tracciamento SendSuite, i college e le università spesso riescono a:

·        Incrementare la produttività del personale dei centri di smistamento della corrispondenza.

·        Ridurre i costi per gli straordinari.

·        Ridurre l'eccessiva quantità di pacchi nelle aree di deposito.

·        Recuperare i pacchi con maggior facilità.

·        Rendere gli studenti, i genitori e la facoltà più soddisfatti.

Volete ridurre le difficoltà di ricezione nel vostro ufficio corrispondenza? Scoprite ulteriori informazioni sulla soluzione SendSuite Tracking Online. Scoprite anche come il software Pitney Bowes ha ottimizzato l'efficienza negli uffici corrispondenza dell'Università di Manchester e dell'Università del Connecticut.

 

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