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Corrispondenza & Spedizioni

Superare i problemi relativi alle spedizioni nei centri di smistamento dei campus

A cura di Stephanie Benedetto, Manager, Product Marketing Shipping & Receiving, Pitney Bowes

I centri di smistamento della corrispondenza di università e college, ad un primo sguardo, sembrano semplici estensioni del proprio istituto didattico, come qualsiasi altro dipartimento, sebbene non svolgano attività accademiche. In verità, tali centri di smistamento somigliano meno a dipartimenti universitari e molto più a piccole imprese in proprio. Dopo tutto, operano indipendentemente dalla struttura didattica; servono una clientela ampia e variegata; vengono giudicati in base alla propria abilità di interagire con tale clientela; si affidano a un personale qualificato e a solidi protocolli per essere produttivi; infine, devono affrontare diverse sfide a livello logistico, dalle carenze di risorse alle difficoltà dell'inventario.

In tal senso, il miglioramento della velocità e dell'efficienza delle attività dei centri di smistamento dei campus riguarda la gestione e il modo in cui i responsabili rispondono alle particolari sfide aziendali. A questo scopo, ecco un paio di esempi di tali sfide che sono esclusivi per i centri di smistamento dei campus e che i responsabili devono prendere in considerazione.

Consegna tempestiva

Probabilmente, va da sé che quando uno studente, un insegnante o un membro del personale ha ordinato un pacco o deve spedirne uno, si aspetta che venga consegnato in modo tempestivo. Di sicuro, ciò è vero per chiunque, in qualsiasi attività, debba spedire o ricevere un pacco. Tuttavia, la consegna tempestiva può essere particolarmente importante per gli studenti, che devono ricevere libri di testo ordinati online per il semestre in corso, pacchi inviati dai genitori per le scadenze di metà trimestre e quelle finali; infine, particolarmente importanti, spedizioni di medicinali e altri articoli per la salute.

Allo stesso modo è importante anche per il personale e per la facoltà. Che si tratti di materiale per le lezioni, di forniture per l'ufficio o di nuove attrezzature, gli addetti all'amministrazione e i professori hanno svariati motivi per emettere ordini di acquisto durante l'anno scolastico, e l'impossibilità di ricevere i propri articoli in tempo può compromettere la produttività della classe o del dipartimento.

Gestione manuale

Ad aggravare il problema della consegna tempestiva dei pacchi c'è anche quello della gestione manuale. Troppo spesso, vediamo che i centri di smistamento dei campus utilizzano procedure manuali obsolete per registrare i pacchi in arrivo, gestirne l'inventario e inviare notifiche per la consegna, sia tramite SMS che e-mail, ai destinatari. Dover gestire tutto ciò manualmente per ogni pacco in arrivo può rappresentare un fastidio nel migliore dei casi e una lentezza paralizzante nel peggiore.

College e università presentano popolazioni di studenti e personale nell'ordine di migliaia di unità. Perfino nei periodi più calmi dell'anno, la catalogazione dei pacchi e la notifica ai relativi destinatari sono operazioni che possono richiedere molto tempo; quando si considerano periodi di punta nel calendario, come l'arrivo o la partenza degli studenti, le vacanze o gli esami, i centri di smistamento possono rapidamente essere sommersi da centinaia di pacchi ogni giorno. Dover gestire manualmente tali accumuli, uno per volta, può portare a un blocco della produttività e rendere improbabile che uno studente o un insegnante riceva il pacco che attende nel giorno previsto.

Tutti questi punti dolenti, e molti altri, sono esattamente i motivi per cui i centri di smistamento dei campus devono prendere serie decisioni sull'investimento in sistemi automatizzati di gestione dei pacchi, che possano velocizzare la catalogazione e la notifica per la consegna. Questo, pertanto, aumenterebbe la produttività dei centri di smistamento e ridurrebbe i tempi tra l'ordine (o l'invio) di un pacco e la ricezione nel campus.

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