Corrispondenza & Spedizioni

La University of Manchester promuove l'efficienza dell'ufficio corrispondenza e automatizza la consegna dei pacchi

Passaggio dal tracciamento manuale su carta a quello digitale per i pacchi degli studenti

Profilo del cliente

La più grande università con sede unica del Regno Unito, che vanta una popolazione studentesca di 39.000 iscritti

Con sede nella città di Manchester

Il Residences Directorate fa parte dell'università e offre un servizio completo agli studenti

Obiettivi aziendali

Automatizzare la comunicazione con gli studenti e il processo di tracciamento dei pacchi per risparmiare tempo e denaro

Eliminare i problemi di giacenza e incrementare l'efficienza

Migliorare l'esperienza degli studenti negli alloggi

Vantaggi

Implementazione di una soluzione completa

Risparmio di tempo e riduzione del personale necessario per la gestione del processo

Supporto all'esperienza degli studenti grazie all'offerta di un servizio alloggi efficiente ed efficace

Tecnologia utilizzata

SendSuite® Tracking

Contrassegnare i pacchi come "ricevuti" costituisce solo una parte del lavoro. La cosa essenziale è che raggiungano la destinazione finale e il giusto destinatario in modo tempestivo.

Ulteriori informazioni

Premessa

"Il risparmio di tempo è considerevole. Ora ci bastano 30 secondi per registrare un oggetto postale e mandare una notifica allo studente che lo aspetta. Con il vecchio sistema basato su carta ci mettevamo almeno il doppio del tempo, senza contare la consegna della ricevuta nella cassetta postale." Norma Daniels
Residences Administration Officer,
Manchester University

La University of Manchester è la più grande università con sede unica del Regno Unito e vanta una popolazione studentesca di 39.000 iscritti e 10.400 dipendenti.  Il Residences Directorate fa parte dell'università e offre un servizio completo agli studenti, comprensivo di assegnazione e amministrazione di oltre 8.000 camere in alloggi di proprietà dell'università o in gestione.

Sfida aziendale

La quantità di corrispondenza e pacchi destinati agli studenti stava diventando un problema per la University of Manchester, sia rispetto alla gestione degli alloggi studenteschi, sia dal punto di vista dei destinatari, che desideravano ricevere i pacchi con puntualità.  L'università aveva bisogno di una soluzione elettronica e/o digitalizzata per automatizzare il processo di comunicazione e tracciamento dei pacchi, in modo da risparmiare tempo e denaro, eliminare i problemi di giacenza e incrementare l'efficienza, migliorando, al tempo stesso, l'esperienza degli studenti negli alloggi.

Soluzione

La University of Manchester si è rivolta a Pitney Bowes e ha implementato la soluzione SendSuite® Tracking per ottimizzare la consegna dei pacchi e della corrispondenza.  Il software SendSuite Tracking automatizza la gestione dei pacchi per l'università e garantisce la presa in carico completa dei colli fino al momento del ritiro da parte degli studenti. I lettori di codici a barre, l'acquisizione elettronica della firma, assieme alle funzioni di tracciamento e report, hanno realizzato il passaggio delle operazioni postali all'era digitale, soddisfacendo le aspettative degli studenti moderni. 

Vantaggi

"SendSuite ha eliminato il prolungamento di giacenza di colli e pacchi, poiché gli studenti sono più solleciti nel ritirarli una volta ricevuto il promemoria digitale. In questo modo sono tutti soddisfatti." Norma Daniels
Residences Administration Officer
Manchester University

Il sistema è notevolmente più efficiente e vanta molti miglioramenti complessivi.  Le richieste vengono gestite subito attraverso ricerche nel database in base allo studente o al numero di tracciamento.  È possibile fornire un'immagine della firma insieme alla data e all'ora di ogni consegna effettuata dagli alloggi.

Il risparmio di tempo e la riduzione del personale necessario per gestire il processo costituiscono grandi vantaggi anche per il team addetto alla gestione complessiva.