intelligent inserting and printing mail systems

Corrispondenza & Spedizioni

Come migliorare le operazioni di spedizione e gestione della corrispondenza

Ottenete un vantaggio competitivo di altissimo livello per i vostri flussi di lavoro

Volumi di corrispondenza in calo, tariffe dei vettori in aumento, nuovi requisiti di conformità e l'incessante richiesta di innovazione stanno esercitando una pressione sempre maggiore sui fornitori di servizi di corrispondenza e spedizione e sulle operazioni interne affinché si ottengano risultati maggiori con minori risorse. Per raggiungere l'eccellenza operativa occorre concentrare l'attenzione sulla produttività, che consente di ridurre le spese e, al contempo, di migliorare la qualità e il valore per i clienti.

"I fornitori di servizi di stampa e spedizione devono imparare ad adattarsi ai cambiamenti che riguardano la corrispondenza e le applicazioni", afferma Richard Smith, direttore di Client Success Services presso Pitney Bowes. "Devono soddisfare o superare gli impegni assunti con i contratti sul livello di servizio e migliorare le loro prestazioni in fatto di conformità; al tempo stesso, però, devono essere anche abbastanza flessibili da rispondere alle mutevoli esigenze dei clienti".

Un'eccellenza operativa di primo livello inizia con la definizione degli indicatori di prestazione fondamentali (KPI) più adeguati alle operazioni. "In genere, questi indicatori sono in linea con le aspettative in fatto di qualità, tempo e costi e vengono misurati sulla base dei risultati desiderati e delle best practice di settore", aggiunge Smith. "Grazie all'utilizzo di funzionalità analitiche avanzate è possibile prendere un indicatore specifico (come il costo totale per pezzo, il tempo di realizzazione, i difetti e così via) e misurarlo e confrontarlo con le prestazioni delle varie sedi di un'azienda e dell'azienda rispetto al settore in cui opera".

Un'attenta valutazione delle attività può aiutarvi ad individuare ed eliminare i colli di bottiglia e ad implementare i miglioramenti in tutti i flussi di lavoro, ottimizzando i tempi di configurazione e la pianificazione delle lavorazioni e la gestione della capacità di ogni sede. Può anche aiutarvi ad individuare i costi in termini di materiali, manodopera e apparecchiature e ad associarli ai processi all'interno del vostro ambiente di produzione.

Ad esempio, misurate i costi relativi alla corrispondenza o ai pacchi restituiti o in ritardo in termini di affrancatura o manodopera, o i costi dell'impatto più profondo sulle relazioni con i clienti? In che modo gli investimenti nelle apparecchiature o nel software, stanziati per migliorare la qualità, potrebbero ridurre questi costi e in quali tempi? E quali costi comporta la scelta del vettore sbagliato o la necessità di ulteriore manodopera nei periodi più intensi, e in che modo potete affrontare questi problemi?

"La produttività è il fulcro dell'ottimizzazione delle operazioni e dell'eccellenza in ambito produttivo", afferma Smith. "Per migliorare la produttività negli ambienti di produzione legati al settore della corrispondenza occorre ottenere risultati ripetibili e costanti e concentrare l'attenzione sul miglioramento continuo. Fortunatamente, la tecnologia in costante evoluzione offre ai responsabili maggiori informazioni sulle prestazioni nell'intero ambiente di produzione".

Margini di miglioramento

Per raggiungere l'eccellenza dovete avere una conoscenza approfondita dei vostri processi: chi invia o riceve articoli, quando e come e i periodi caratterizzati da volumi più o meno alti. Dovete inoltre avere chiare le priorità specifiche della vostra organizzazione e dei vostri clienti: ridurre i costi, migliorare il cash flow, mantenere la conformità e così via.

Sono ammessi pochi errori. I vostri processi di produzione sono progettati per garantire la massima efficienza? Si può dire lo stesso per il flusso delle informazioni relative alla corrispondenza e alle spedizioni all'interno della vostra organizzazione e tra l'organizzazione e i partner e i clienti? Ecco alcuni fattori da prendere in considerazione durante l'esame delle attività:

  • Integrazione Esaminate lo spazio di produzione. È possibile combinare attività separate in un'unica linea di produzione per migliorare la produttività e l'utilizzo dello spazio?
  • Progettazione Gli elementi del vostro spazio di produzione (apparecchiature, mobili e così via) sono disposti e progettati in modo da garantire l'efficienza operativa e la produttività del personale?
  • Centralizzazione Dovreste prendere in considerazione l'ipotesi di centralizzare (o decentralizzare) le operazioni relative alla corrispondenza o alla gestione dell'output?
  • Motivazione I membri del vostro staff hanno ricevuto la formazione adeguata e sono motivati a svolgere le loro mansioni? Hanno chiari obiettivi e aspettative? Si sentono valorizzati?
  • Visibilità Le informazioni sono compartimentate all'interno dell'organizzazione, impedendovi di valutare i costi e le prestazioni dei vettori e di creare procedure affidabili?
  • Educazione I dipendenti (o i clienti) creano ulteriori sfide consegnando in ritardo, richiedendo servizi non appropriati o attraverso altre azioni prevenibili?

Il ruolo della tecnologia

L'utilizzo adeguato della tecnologia per le attività relative alla stampa, alla gestione della corrispondenza o alla spedizione ha un impatto sulla vostra azienda oltre i confini del centro di smistamento. Prendete in considerazione i seguenti progressi:

  • Automazione Sebbene la gestione completamente manuale della corrispondenza e delle spedizioni sia un ricordo del passato, l'automazione sofisticata offre altri vantaggi oltre a velocizzare le operazioni e a ridurre i costi della manodopera. Migliora infatti la precisione e l'accuratezza, contribuendo a garantire la conformità alle normative, prevenire problemi a livello di servizio clienti e consentire messaggi più mirati.
  • Internet industriale Mediante l'utilizzo di analisi basate su big data e processi decisionali intelligenti, l'Internet industriale (che si riferisce all'integrazione di macchinari, sensori e software complessi) trasforma il modo in cui le risorse della produzione comunicano con l'azienda. Nuove soluzioni sono gli indicatori predittivi, che prevengono l'insorgere di problemi a livello di servizio, e strumenti migliorati per la pianificazione delle lavorazioni e delle capacità.
  • Stampa a getto d'inchiostro più conveniente Tecnologia relativamente recente, il sistema a getto d'inchiostro ha trasformato le operazioni di stampa. Questi sistemi ad alimentazione continua e ad alta velocità consentono la stampa a colori con dati variabili al 100%, eliminando la necessità di moduli prestampati e permettendo il consolidamento di più funzioni in un'unica macchina. Oggi, sistemi più nuovi e convenienti rendono la stampa a getto d'inchiostro ideale dal punto di vista economico anche per volumi medi.

"Un impegno continuo per l'eccellenza operativa richiede la partecipazione del gruppo dirigente, una pianificazione attenta e il compimento del progetto avviato", afferma Smith. "Ma anche miglioramenti operativi di minore entità possono incrementare la produttività e migliorare le prestazioni finanziarie".

Vi invitiamo a scoprire in che modo la partnership tecnologica con Pitney Bowes ha aiutato un'azienda leader nel settore della stampa transazionale a raggiungere nuovi livelli di eccellenza operativa e a concludere un accordo decennale.