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Corrispondenza & Spedizioni

Come ottenere stampe di prima qualità e conformità della corrispondenza con la propria attività

Pensate, in qualità di consumatore, a tutta la corrispondenza sensibile che ricevete ogni giorno. Fatture, estratti conto bancari, moduli fiscali. Come vi sentireste se uno qualsiasi di questi elementi fosse invece recapitato nell'abitazione del vostro vicino?

Tutti questi documenti contengono informazioni private che devono rimanere in tal modo: private. Quando informazioni sensibili di clienti finiscono nella busta sbagliata o vengono consegnate all'indirizzo errato, si pongono rischi per la sicurezza da parte del consumatore e seri rischi sulla conformità per l'azienda che le ha inviate. In base al Ponemon Institute, il costo medio delle violazioni relative ai dati è di circa 3,7 milioni di euro, che dimostra il considerevole costo finanziario delle informazioni non sicure. 

Ecco perché le operazioni relative alla posta aziendale devono rappresentare la priorità in termini di conformità della stampa e della corrispondenza. Se la vostra organizzazione rappresenta la parte in difetto in una disputa sulla conformità, potreste essere costretti a pagare multe milionarie o ad affrontare seri rischi per la reputazione. Comprendendo la vostra responsabilità per quanto riguarda le informazioni sensibili dei consumatori, e quindi apportando le modifiche in termini di tecnologia e processi delle operazioni postali per garantire la sicurezza delle informazioni stesse, potete aumentare la capacità di rimanere conformi.

Fate la vostra scelta: comunicazioni regolamentate per settore

Ogni operazione relativa alla corrispondenza deve poter gestire con attenzione le informazioni personalmente identificabili (PII, Personally Identifiable Information) dei clienti. Le PII includono qualsiasi elemento che potrebbe distinguere l'identità di un individuo, singolarmente o in combinazione con altre informazioni. Ciò significa che le aziende devono proteggere qualsiasi tipo di corrispondenza inviata che potrebbe contenere il nome, la data o il luogo di nascita di una persona, il nome da nubile della madre e altri elementi distintivi. Al fine di regolamentare le PII, i Paesi dispongono di leggi nazionali per la protezione dei dati, come il Data Protection Act del Regno Unito, il Data Protection Act della Francia o il Federal Data Protection Act della Germania. A maggio 2018, nell'Unione europea entrerà in vigore il General Data Protection Regulations (GDPR), per regolamentare il modo in cui le aziende proteggono i dati personali dei cittadini dell'UE.  

Nel quadro di queste leggi sulla privacy, le PII sono regolamentate in diversi settori. Nell'area della salute pubblica, la Direttiva sulla protezione dei dati dell'UE supervisiona la raccolta, la registrazione, la memorizzazione, la consultazione in seguito a divulgazione, l'adattamento e l'utilizzo dei dati personali sulla salute. 

Per quanto riguarda le attività bancarie o di finanziamento dei consumatori, le normative controllano il modo in cui le istituzioni finanziarie raccolgono, divulgano e proteggono le informazioni finanziarie private. Ciò potrebbe influire sul modo in cui spedite le fatture o gli estratti conto, le divulgazioni sui rischi di credito, lettere di sollecito e perfino lettere di benvenuto. Questo potrebbe essere applicabile non solo alle banche o alle finanziarie, ma anche alle compagnie assicurative che inviano notifiche sulle polizze e alle compagnie che emettono carte di credito e spediscono lettere con la relativa documentazione.

Un'altra sfida è rappresentata dall'enorme volume di prodotti commerciali materiali che potrebbero contenere PII. Sebbene l'aumento dei volumi di stampa crei un'opportunità di crescita per gli uffici addetti ai servizi postali, significa però anche stampare, imbustare e smistare in modo sicuro una maggiore quantità di informazioni sensibili.

Funzionalità che aiutano a garantire la conformità della stampa e della corrispondenza

In che modo garantite che le operazioni relative alla corrispondenza proteggano in modo efficace le PII e soddisfino le normative vigenti per il settore? Creando un ufficio spedizioni efficiente e rigorosamente controllato che integri il meglio in termini di tecnologia operativa avanzata e funzionalità per la conformità in ogni fase del processo.

Ad esempio, con un sistema di stampa, potete stampare codici su ogni pagina e scansionare ogni elemento che viene stampato per implementare la tracciabilità e garantire comunicazioni precise. La riconciliazione e la ristampa automatizzate risolvono i problemi di stampa multiflusso e consentono di creare report con finalità di tracciamento e auditing. Inoltre, la verifica duplex garantisce l'integrità di ogni oggetto di corrispondenza leggendo i codici su entrambi i lati di ogni pagina per prevenire la stampa fuori sequenza.

I sistemi di stampa intelligenti possono rilevare la presenza o l'assenza di valori come i codici di stampa MICR utilizzati per il controllo della stampa, leggibilità di codici postali o altri codici a barre, precisione dei colori per i logo del marchio, coerenza dei colori tra le lavorazioni e in tutte le stampanti disponibili e tracciamento della calibrazione per garantire che un numerale "8" non diventi un "6".  

Un moderno sistema di imbustamento con tecnologia File-based Processing agevola la conformità e la qualità creando un record di tracciabilità per ogni oggetto di corrispondenza che può essere monitorato per tutto il relativo ciclo di vita. La tecnologia sulla privacy dell'imbustamento può perfino implementare funzionalità in linea di pesatura ad alta velocità per garantire che ogni oggetto di corrispondenza includa i contenuti appropriati. I sorter per corrispondenza e pacchi ad alta integrità possono scansionare e smistare oggetti di corrispondenza ad alta velocità, in modo che non sia necessario rallentare le operazioni per soddisfare la conformità. 

Vantaggi di un partner per la conformità della stampa e della corrispondenza

In definitiva, il vostro obiettivo in qualità di operatore di stampa e corrispondenza dovrebbe essere quello di raggiungere la completa tracciabilità, monitorando automaticamente gli oggetti di corrispondenza dalla verifica dei dati alla finitura e alla stampa. In quanto partner nelle soluzioni per la corrispondenza, Pitney Bowes può aiutare le aziende a soddisfare le esigenze di conformità end-to-end con le soluzioni tecnologiche e i servizi esperti dedicati più avanzati.

Un fornitore svizzero di sistemi di gestione delle comunicazioni con i clienti per i settori bancari, assicurativi e immobiliari europei altamente regolamentati, ha aggiornato completamente le operazioni relative alla corrispondenza in due strutture con decine di sistemi di imbustamento Pitney Bowes efficienti e sicuri. Con il supporto strategico di Pitney Bowes e l'accesso al servizio tecnico 24 ore su 24, 7 giorni su 7, forniti da un team addetto alla risoluzione dei problemi a sei tecnici Pitney Bowes in loco ogni giorno, l'azienda ha potuto triplicare la produttività operativa delle macchine per volumi elevati, ridurre i costi di manodopera e migliorare la qualità dei risultati.

Tutto questo è possibile quando progettate l'eccellenza operativa del vostro ufficio spedizioni. Potete continuare a soddisfare e superare gli standard interni ed esterni, man mano che le autorità di regolamentazione stabiliscono normative di conformità più rigorose e le aspettative dei clienti relativamente alla privacy diventano sempre più elevate. 

Pitney Bowes è un partner affidabile per gli operatori della corrispondenza che desiderano soddisfare in modo coerente le normative sulla conformità vigenti per il settore. Scoprite ulteriori informazioni sulle soluzioni per la conformità della stampa e della corrispondenza di Pitney Bowes, incluse le nostre soluzioni di finitura della corrispondenza ad alta integrità.