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Corrispondenza & Spedizioni

Il costo degli errori: in quale modo i sistemi di imbustamento risolvono le inefficienze operative

La velocità d'imbustamento è un fattore importante per le aziende che inviano ogni giorno grandi volumi di corrispondenza transazionale e di marketing, dovendo garantire il raggiungimento e il superamento degli SLA contrattuali. Riflettete: qual è l'utilità di un centro postale veloce se la precisione non è il suo forte? Ogni busta inviata dalla vostra azienda deve raggiungere il destinatario previsto. Se qualcuno riceve la corrispondenza sbagliata, si possono creare problemi legati alla privacy dei clienti, alla conformità e all'aspetto operativo.

Ad esempio, cosa succederebbe se un cliente esistente ricevesse un'offerta di upselling intestata a un'altra persona? L'errore potrebbe rappresentare sia la perdita di un'opportunità di business sia la compromissione di una relazione con il cliente. Un cliente potenziale non prenderà certo in considerazione una comunicazione che riporta un indirizzo sbagliato e nessuno vuole essere trattato alla stregua di “un numero”. Ancora peggio sarebbe se un estratto conto o una cartella sanitaria arrivasse al destinatario sbagliato: per la vostra azienda potrebbe configurarsi il caso di violazione delle normative sulla privacy e sulla sicurezza, con il rischio di severe sanzioni.

Una conseguenza spesso sottovalutata con l'imbustamento non controllato della corrispondenza è il costo di riconciliazione, afferma Lynda L. Hansen, Segment Marketing Manager di Pitney Bowes.

“Quando si verificano errori nelle spedizioni, la riconciliazione e l'imbustamento della corrispondenza richiedono tempo, materiale e manodopera”, spiega Hansen. “Ne consegue una diminuzione dell'efficienza operativa e della produttività in generale, con un aumento dei costi”.

Lo stesso rischio è presente anche nei centri postali che utilizzano soluzioni di imbustamento ad alta velocità, perché alcuni sistemi ad alta velocità non dispongono di solidi metodi di tracciamento e mancano di precisione nella movimentazione del materiale, accentuando il problema del rilevamento delle violazioni.

“Conosciamo molte situazioni in cui i sistemi possono eseguire imbustamenti ad alta velocità, ma il risultato effettivo, ovvero la posta elaborata con precisione, è molto inferiore al costo di manodopera e materiale”, prosegue la Hansen. “Senza contare che il tempo necessario per ripetere lo smistamento è notevole”.

In ultima analisi, le aziende devono trovare il giusto equilibrio fra velocità e precisione per poter ottimizzare la produttività e l'eccellenza operativa. I sistemi di imbustamento automatizzati di Pitney Bowes garantiscono entrambi gli aspetti, offrendo tre importanti vantaggi nella lavorazione della corrispondenza:

01. Imbustamento più efficiente della corrispondenza complessa

Considerate tutti i diversi tipi di corrispondenza che la vostra organizzazione invia ai clienti. Dagli estratti conto contenenti dati altamente sensibili alle fatture e al materiale promozionale, il contenuto varia per volume, dimensioni, finalità e destinazione. Come fate a essere certi che tutta la corrispondenza venga imbustata con precisione, mantenendo al tempo stesso la massima redditività e convenienza?

La soluzione di finishing giusta può essere la risposta che cercate. Ad esempio, una soluzione di imbustamento ad alta integrità di Pitney Bowes è in grado di elaborare la corrispondenza a velocità variabili, da 10.000 a 26.000 cicli all’ora, per raggiungere il massimo livello di produttività.

A differenza di altri sistemi, nei quali per garantire la massima precisione è necessario ridurre la velocità, le soluzioni Pitney Bowes mantengono l'integrità senza compromettere la produttività. Le funzionalità di tracciamento preciso e movimentazione avanzata del materiale consentono di elaborare processi altamente complessi, compresi quelli con più flussi e requisiti di matching multipli, ad alta velocità. L'imbustamento e il matching selettivi garantiscono che la corrispondenza transazionale riservata non venga mischiata con quella commerciale generica, tenendo conto al tempo stesso di fattori come il numero di pagine variabile e regolandosi istantaneamente in base alle correzioni finalizzate a ridurre gli errori.

02. Aumento dell'efficienza della lavorazione

Il passaggio dai vecchi sistemi di imbustamento a quelli moderni fa una bella differenza, in quanto consente di raggiungere nuovi livelli di produttività e di eccellenza operativa.

La configurazione automatizzata assicura risultati coerenti e ripetibili, elimina il rischio di errori umani durante la configurazione e semplifica il passaggio da un'applicazione all'altra per ridurre i tempi di inattività. I sistemi più recenti integrano anche la precisione nella movimentazione del materiale con il rilevamento dinamico dell'inclinazione, per mantenere il tempo di attività del sistema e ridurre inceppamenti, scarti e altri risultati negativi. Inoltre, calcolando i risultati per ora di lavoro, i moderni sistemi di imbustamento assicurano un monitoraggio preciso del costo di produzione al pezzo.

Con un sistema di imbustamento efficiente potete lavorare la corrispondenza in modo più veloce e preciso, mantenendo al tempo stesso i costi di produzione, o persino riducendoli. Le soluzioni di imbustamento di Pitney Bowes aumentano l'efficienza del 20% rispetto ai sistemi tradizionali. Questo significa che potete gestire meglio il personale del reparto e riassegnare le risorse lavoro ad altre attività.

I sistemi di imbustamento modulari offrono i vantaggi delle più recenti tecnologie, aiutandovi al tempo stesso a gestire il costo dell'investimento. Anziché ristrutturare l'intero centro postale, potete aggiornarlo in modo veloce, facile e meno penalizzante dal punto di vista dei costi.

03. Comunicazioni attraenti per i clienti              

Il sistema di imbustamento giusto vi consente di migliorare la qualità e l'aspetto delle comunicazioni con i clienti, rendendole più attraenti. Potete ideare interessanti campagne di direct mailing con messaggi personalizzati e testo a colori all'esterno della busta, un modo efficace di migliorare il customer engagement nelle campagne di cross-selling mirate.

Si tratta di vantaggi che non comportano il sacrificio dell'efficienza operativa e della precisione. Le soluzioni Pitney Bowes vi consentono di personalizzare e rendere pertinente la corrispondenza, ottenendo un livello di qualità, precisione e produttività impensabili con altri sistemi.

Per una soluzione efficiente di finishing della corrispondenza, che non sacrifichi la precisione e aumenti la velocità e la produttività del centro postale, esaminate le nostre imbustatrici ad alta velocità per trovare la soluzione ideale per la vostra organizzazione.