Three Ways to Improve Mail Centre Efficiencies

Corrispondenza & Spedizioni

Tre modi per migliorare l’efficienza del Ufficio Spedizioni

Tre modi efficaci che indicano come sfruttare le nuove tecnologie per migliorare tempi e produttività del Vostro centro spedizioni.

Per crescere nell’attuale contesto economico, le aziende devono analizzare i processi di ogni reparto per trovare il modo di lavorare nel modo più efficiente possibile. Con i rapidi cambiamenti nella tecnologia, rivedere regolarmente i processi di creazione e spedizione corrispondenza può contribuire a rivelare nuove opportunità per una incrementare efficienza e risparmio operativo. I nuovi software (e hardware) possono aiutare a semplificare e automatizzare i flussi di lavoro. Questo può contribuire ad aumentare la produttività della vostra organizzazione così come ridurre le spese.


La spedizioni di pacchetti (o documenti) e la gestione della corrispondenza, è un costo fisso mensile e l’incremento dell’efficienza può sicuramente essere una fonte per generare risparmio. Diamo uno sguardo a tre dei modi più efficaci per sfruttare le nuove tecnologie che consentono di ottimizzare il vostro tempo e produttività.


01.  Adottiamo l’alta tecnologia per la sicurezza e l’integrità dei dati.
Quando si hanno centinaia o migliaia di documenti da piegare, imbustare, chiudere è spedire, la posta in gioco è impegnativa e i giorni dell’imbustamento manuale sono ormai un lontano ricordo. Con questo in mente, come possiamo essere sia efficienti che precisi? In molti settori come quello finanziario, la sanità o l’assicurativo, le comunicazioni non possono finire nella busta sbagliata o essere consegnate ad un altro destinatario. Se questo dovesse accadere, si potrebbero verificare, problemi di servizio al cliente che in alcuni casi potrebbero generare ripercussioni legali o finanziarie.


Con l’attuale tecnologia e software, i sistemi di fascia alta, possono piegare, imbustare e smistare migliaia di pezzi di corrispondenza virtualmente senza errori.  Molti sistemi di smistamento, hanno la capacità di interpretare file contenenti i dati sulle spedizioni in diversi formati. Questo vi consente di selezionare gruppi di destinatari a cui inviare messaggi dedicati.


La combinazione di software e hardware high-tech non solo possono incrementare la resa dei vostri processi, ma possono migliorare anche il Vostro flusso di cassa. In poche parole, più veloce riuscite ad elaborare i vostri dati, e garantire che l'informazione contenga i dati della persona giusta, al posto giusto, e più veloce potrete spedire le vostre fatture. Questo si traduce in pagamenti processati e registrati più velocemente.  Quindi, più la nostra corrispondenza viene spedita in modo affidabile e veloce, più precisi e veloci sarà il rientro dei nostri pagamenti.  


Sono molte le aziende che affittano, noleggiano vendono e utilizzano sistemi di elevata qualità per la piegatura, l’imbustamento e lo smistamento di alti volumi cosi come di medi e bassi volumi di comunicazioni. Ma per ottenere i più elevati livelli di accuratezza e precisione nelle vostre spedizioni, verificate quali software oggi possono implementare la sicurezza. In alcuni casi, il costo iniziale delle attrezzature è compensato dal ritorno in termini di incremento dell’efficienza, della produttività e dell’accuratezza. In altri casi, l’outsourcing con un buon fornitore può assicurare i requisiti di sicurezza da voi richiesti, consentendovi di ridurre gli investimenti per i sistemi e le apparecchiature.


02. Utilizzare i codici a barre per migliorare accuratezza e precisione.
Un altro modo per migliorare l'efficienza e la sicurezza della produzione della vostra corrispondenza consiste nell’integrare l'uso dei codici a barre. Come notato in precedenza, attualmente si utilizzano attrezzature per alti volumi per piegare, imbustare e smistare decine di migliaia di pezzi di corrispondenza grazie alla capacità di integrarsi con sofisticati software per la gestione dei codici a barre. Grazie a questi software, le imbustatrici sono più “intelligenti” (cioè più accurate e precise) e questo aiuta ad assicurare l’integrità dei documenti.


I Codici a barre consentono:

  • Migliore sicurezza dei dati.
  • Maggiore accuratezza e precisione nella lavorazione dei documenti
  • La capacità di identificare e correggere errori o problemi nei processi di imbustamento.
  • Maggior flessibilità nella gestione delle funzioni macchina per spedizioni più mirate e personalizzate.

Nel complesso, si tratta di un ottimo strumento software in grado di trasformare le spedizioni in processi di gestione documentali più sicuri e in campagne di marketing ad alto potenziale.


03. Il Trattamento Automatizzato della corrispondenza in ingresso assicura che niente venga perso.


Di solito quando pensiamo ai costi legati alle spedizioni ci riferiamo sempre ai costi legati alla corrispondenza in uscita. Questi costi si riferiscono a stampa, piegatura, imbustamento e affrancatura. Ci sono però anche costi legati alla ricezione e alla distribuzione della corrispondenza in ingresso.


Consideriamo quanto segue: Quante volte un importante documento o un pacco inviato alla vostra azienda, è stato smarrito internamente a causa di un errore nella registrazione manuale, di una firma illeggibile o di altri problemi nel flusso di lavoro?


Sono disponibili soluzioni software che, in modo automatico, validano la ricezione di ogni pezzo di corrispondenza in ingresso e ne tracciano il percorso dal momento in cui viene accettata fino alla conferma di avvenuta consegna. Con questa tecnologia non ci sono più questioni su dove si trova il documento o il pacchetto, il “chi”, “quando”, “come” e “dove” vengono catturati e tracciati in modo automatico in modo che lo stato di un pezzo accettato può essere controllato in tempo reale.


L’utilizzo dei codici a barre, di sistemi di piegatura ed imbustamento evoluti e di soluzioni di tracciatura in ingresso, sono tre eccellenti modi per tagliare i costi ed incrementare la produttività della vostra organizzazione.


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