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Corrispondenza & Spedizioni

Tre motivi per cui i centri di gestione della corrispondenza riescono a vincere le loro sfide grazie a sistemi di imbustamento adeguatamente dimensionati

Per i centri di gestione della corrispondenza di medie dimensioni in crescita, la flessibilità è un fattore fondamentale.

Queste aziende devono mantenere l'agilità e la reattività delle operazioni di piccola entità e, allo stesso tempo, elaborare elevati volumi di corrispondenza per campagne sempre più a vasta scala. Un'azienda più grande può disporre della tecnologia e delle risorse per affrontare progetti di tali dimensioni. Tuttavia, per un centro di gestione della corrispondenza medio con un budget da rispettare, gli investimenti nella tecnologia devono essere misurati ed efficienti dal punto di vista dei costi.

A questo livello, i gestori di servizi postali hanno bisogno di soluzioni in grado di incrementare il volume di produzione senza aggiungere spese operative eccessive. Hanno bisogno, quindi, di sistemi che forniscano funzioni variabili, in modo da poter gestire un'ampia varietà di lavorazioni con una sola macchina. Inoltre, hanno bisogno di attrezzature che possano supportare la loro crescita aziendale, in modo da poter scalare la produzione man mano che le esigenze cambiano nel tempo.

Questi requisiti riguardano tutta l'azienda. Le cose si complicano ancora di più se si prende in esame ogni singola funzione del centro di smistamento. Ad esempio, le soluzioni di imbustamento devono elaborare con facilità molte lavorazioni in uno stesso turno o in una stessa giornata, per riuscire a rispettare i benchmark di produzione. Aspetto altrettanto importante, devono rispettare standard elevati di precisione per soddisfare le normative in materia di conformità.

Grazie alle soluzioni di imbustamento flessibili di Pitney Bowes, i centri di gestione della corrispondenza di medie dimensioni possono raggiungere tutti questi obiettivi con un sistema economico e scalabile. I tre principali vantaggi che i centri di gestione della corrispondenza di medie dimensioni possono ottenere introducendo un sistema di imbustamento adeguatamente dimensionato nel loro centro di smistamento sono i seguenti:

01.   Flessibilità

I sistemi di imbustamento di livello enterprise sono progettati per gestire lavorazioni ad alto volume. Un centro di gestione della corrispondenza di medie dimensioni in crescita può avere bisogno solo occasionalmente di elaborare campagne più grandi; per la maggior parte, però, del tempo si occupa di processi più piccoli e a piccola tiratura (ovvero non più di 1.000 pezzi circa). L'uso di sistemi di imbustamento costosi per l'elaborazione di processi di piccola entità fa lievitare il costo al pezzo. Per questo motivo, è necessario un sistema flessibile su misura per i vostri requisiti di lavorazione.

Una soluzione di imbustamento multiformato di Pitney Bowes può gestire lavori di varie dimensioni, dalle buste standard di formato #10 alle buste a sacco. Questo consente di essere più produttivi con un solo sistema, completare lavorazioni a piccola tiratura a un costo inferiore per pezzo e adattare il sistema in caso di campagne più grandi quando si propongono.

L'automazione migliora ulteriormente questi vantaggi permettendo di risparmiare tempo e denaro sulle lavorazioni nuove e ricorrenti, a piccola tiratura o manuali, sia per singoli operatori che per intere celle di lavoro. Inoltre, le funzioni di scansione flessibile vi consentono di elaborare le lavorazioni "as-is", risparmiando tempo e prelavorazione. Inoltre, la presenza di un'interfaccia di programmazione semplice fa la differenza, poiché abbrevia la curva di apprendimento e riduce il tempo necessario alla formazione. Di conseguenza, il personale dedicato alla gestione della corrispondenza non deve sprecare tempo a causa della complessità di programmazione del sistema.

Risultato finale: siete pronti per qualsiasi sfida, grazie a una piattaforma flessibile in grado di elaborare un'ampia varietà di lavorazioni indipendentemente dal formato e dalle dimensioni.  

02.   Conformità

Se un oggetto di corrispondenza sensibile, come un estratto conto finanziario o un documento di identità personale emesso da un ufficio statale, finisce nella busta indirizzata a un destinatario sbagliato, si rischia non solo di perdere la fiducia del cliente ma anche di violare severe normative in materia di privacy o sicurezza. Errori di questo tipo possono verificasi quando si privilegia la velocità rispetto alla precisione o quando il sistema di imbustamento manca di funzioni avanzate in grado di ridurre gli errori.

Ecco perché non è sufficiente implementare un sistema di imbustamento ad alta velocità. È anche necessaria una soluzione che possa produrre in modo affidabile risultati precisi per mantenere la conformità alle normative di settore in linea con la scala dei volumi di produzione.

La chiave per tutto questo è un sistema di controllo comprovato con lettura codici ad alto livello di integrità che consenta di gestire lavorazioni di elevato valore senza rallentamenti. Inoltre, l'automazione riveste un ruolo importante nel ridurre gli errori, grazie a una configurazione precisa e ripetibile. In questo modo ci si assicura che la corrispondenza raggiunga i destinatari giusti senza dover sacrificare l'efficienza o il volume di produzione.

Risultato finale: potete produrre in modo affidabile i risultati precisi richiesti per la gestione di corrispondenza transazionale di elevato valore in lavorazioni di qualsiasi entità.

03.   Redditività

L'imbustamento è solo una tessera del puzzle: i gestori di servizi postali di medie dimensioni devono fare affidamento su più sistemi coordinati per creare campagne di comunicazione coese. Un centro di smistamento altamente ottimizzato sfrutta i vantaggi interfunzionali, dalla stampa all'imbustamento alla finitura della corrispondenza, per creare comunicazioni remunerative e di valore maggiore.

Pensate alla corrispondenza transazionale che la vostra organizzazione invia, che potrebbe includere estratti conto o fatture dei clienti. Questa corrispondenza altamente visibile offre un'opportunità per incrementare il fatturato proveniente dai clienti coinvolti (ovvero i clienti esistenti). La ricerca dimostra che corrispondenza transazionale personalizzata a colori registra tassi di risposta più alti rispetto agli altri tipi di comunicazioni. 

Con un sistema di stampa e finitura flessibile e conveniente, adeguato alla vostra attività, potete creare comunicazioni a colori personalizzate per i clienti a costi accessibili. Quindi, con un sistema di imbustamento adeguatamente dimensionato, preciso e flessibile, potete compiere il passo successivo nel processo, assicurandovi che ogni campagna di corrispondenza transazionale sia elaborata con la massima efficienza.

Risultato finale: la capacità di elaborare una più ampia varietà di lavorazioni a un prezzo accessibile, e perciò con maggiori profitti.

Una soluzione su misura per la vostra attività

Non dovrete sostenere costi eccessivi per sistemi di livello enterprise né accontentarvi di soluzioni inferiori per rimanere competitivi. Al contrario, potrete trovare sistemi di imbustamento, stampanti e soluzioni di finitura adatte alle vostre specifiche esigenze che garantiscono la massima eccellenza operativa e conformità alle normative di settore e, al tempo stesso, assicurarvi una maggiore redditività, grazie alla produzione di comunicazioni di elevato valore per i clienti.

Che siate un centro di gestione della corrispondenza interno all'azienda o un fornitore di servizi di corrispondenza esterno, esiste il sistema di imbustamento di dimensioni adeguate adatto a voi. Scoprite come il sistema di imbustamento Pulse di Pitney Bowes può aiutare la vostra azienda a vincere le sue sfide.

Ulteriori informazioni:

Soluzione di imbustamento Pulse™

Il sistema di imbustamento Pulse™ combina le funzionalità leader del settore con una piattaforma compatta e multiformato, progettata per fornire più efficienza operativa, maggiore flessibilità e costi ridotti.