Corrispondenza & Spedizioni

SendSuite®Tracking e OneSortTMPro forniscono servizi di consegna rapidi agli studenti della UConn

Il consolidamento dei processi di consegna dei pacchi riduce gli arretrati e i relativi errori

Profilo del cliente

Una delle migliori università di ricerca della nazione

Il Campus accoglie più di 30.000 studenti

Un numero elevato di studenti vive all'interno del campus

Obiettivi aziendali

Fornire programmi, servizi, personale e strutture di qualità

Mantenere la reputazione di polo di eccellenza accademica e atletica

Continuare ad attirare gli studenti più brillanti da tutto il mondo

Vantaggi

Fornisce una consegna dei colli più precisa e puntuale

Riduce i tempi di attesa all'interno degli uffici corrispondenza del campus

Riduce le esigenze di spazio per i colli non ritirati

Tecnologia utilizzata

SendSuite® Tracking

Contrassegnare i pacchi come "ricevuti" costituisce solo una parte del lavoro. La cosa essenziale è che raggiungano la destinazione finale e il giusto destinatario in modo tempestivo.

Ulteriori informazioni

OneSort™

Le soluzioni OneSort™ di Pitney Bowes automatizzano la pesatura, la scansione, l'acquisizione dei dati OCR e la stampa di etichette e ricevute, con velocità e precisione.

Ulteriori informazioni

Premessa

"Può capitare che gli studenti aspettino più di un pacco. Quando poi sono in attesa di qualcosa in particolare, la disponibilità di un'immagine del pacco prima che questo arrivi all'ufficio corrispondenza è di grande aiuto." Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

La University of Connecticut, nota in tutto il mondo come UConn, comprende 10 facoltà e college presso il campus più prestigioso di Storrs, facoltà separate di Giurisprudenza e Servizi sociali a Hartford, cinque campus regionali e le facoltà di Medicina ed Odontoiatria presso la Uconn Health a Farmington. Degli oltre 30.000 studenti, più di 13.500 risiedono all'interno del campus. La vita residenziale riveste un ruolo fondamentale nel successo della UConn e dei suoi studenti e offre programmi, servizi, personale e strutture di qualità. Per questo motivo, una volta inoltrato il problema al Rettore dell'Università, la ricerca di una soluzione agli arretrati nella consegna dei colli agli studenti è diventata una priorità assoluta.

Sfida aziendale

Succede ancora che gli studenti aspettino con impazienza i pacchi inviati dalle famiglie. L'incremento degli ordini online ha avuto come conseguenza il moltiplicarsi dei pacchi in arrivo, che contengono gli articoli più disparati, come libri, prodotti alimentari, farmaci e monopattini. Dall'autunno 2014 alla primavera 2015 sono stati consegnati 143.801 pacchi destinati agli studenti a otto uffici corrispondenza. Mentre USPS, il sistema postale statunitense, effettuava le consegne presso gli uffici corrispondenza, FedEX e UPS consegnavano direttamente presso i dormitori degli studenti. Di conseguenza, si verificavano ritardi, errori o mancate consegne che accrescevano il malcontento degli studenti. Dopo alcuni articoli apparsi sui giornali locali e studenteschi, la sfida consisteva nel consolidare i servizi postali e garantire consegne precise e puntuali.

Soluzione

SendSuite Tracking ha soddisfatto il bisogno della UConn di un sistema progettato per offrire una soluzione multiposizione su larga scala. Progettato ad hoc, con un sistema di notifiche sofisticato, una tecnologia improntata alla sicurezza, un sistema avanzato di report e un tracciamento affidabile, destinato a risolvere i problemi del processo in uso. La soluzione prevede l'invio di e-mail e messaggi ai destinatari per informarli della consegna del pacco, automatizza le aree di ricezione, garantisce informazioni in tempo reale sullo stato del pacco e semplifica le richieste di reindirizzamento a punti di recapito alternativi. La soluzione OneSort Pro funziona tramite l'acquisizione di dati, riducendo enormemente il bisogno di un inserimento manuale degli stessi. L'integrazione dei due sistemi ha fornito ai servizi postali della UConn la spinta necessaria per risolvere il problema relativo alle consegne dei colli. 

Vantaggi

“Quando si presentano allo sportello per ritirare un pacco, gli studenti strisciano il documento di identità e il sistema rileva tutti i pacchi arrivati per loro e indica l'esatta collocazione sugli scaffali." Lori Nye, Manager Logistics Administration
University of Connecticut

Il miglioramento nel servizio di consegna dei pacchi è stato quasi istantaneo. La soluzione ha reso superflua l'esigenza che i camion di FedEX e UPS effettuino consegne in otto luoghi diversi. Adesso tutte le consegne vengono effettuate presso l'ufficio corrispondenza centrale, avviate con l'uso di OneSort Pro e tracciate in tutto il campus fino alla consegna finale tramite SendSuite Tracking.

Lori Nye, Manager Logistics Administration della UConn, cita come ulteriore beneficio la riduzione dei tempi di attesa presso gli uffici corrispondenza. “Grazie a Pitney Bowes abbiamo contrassegnato con un codice a barre tutti i ripiani su cui vengono collocati i pacchi," afferma Nye. “Quando si presentano allo sportello per ritirare un pacco, gli studenti strisciano il documento di identità e il sistema rileva tutti i pacchi che sono arrivati per loro e indica l'esatta collocazione sugli scaffali.” Se per uno studente è disponibile più di un pacco, il sistema fornisce un elenco di collocazioni, riducendo notevolmente il tempo impiegato per localizzarli.

Il feedback da parte degli studenti indica che la funzione di acquisizione di immagini del sistema OneSort sta avendo molto successo. “Può capitare che gli studenti aspettino più di un pacco," afferma Nye. "Quando poi sono in attesa di qualcosa in particolare, la disponibilità di un'immagine del pacco prima che questo arrivi all'ufficio corrispondenza è di grande aiuto". Quando sanno che il pacco proviene dai genitori o contiene farmaci o un prodotto di Amazon, è più probabile che gli studenti ritirino il pacco più velocemente, liberando spazio nel deposito e riducendo il numero di pacchi non ritirati. La soluzione assicura inoltre la correttezza dell'indirizzo dello studente. Il sistema OneSort acquisisce i dati presenti sul pacco e li trasferisce a SendSuite Tracking, che si interfaccia con l'elenco degli studenti più recente. “Se uno studente si trasferisce oggi" dice Nye "e riceve un pacco il giorno seguente, quel pacco sarà recapitato alla destinazione giusta."