Corrispondenza & Spedizioni

L'Università dell'Hertfordshire ottimizza l'assistenza ai clienti e l'efficienza grazie al tracciamento automatizzato

Ottimizzazione dell'assistenza ai clienti e delle consegne in arrivo

Profilo del cliente

Sede nell'Hertfordshire, Regno Unito, con oltre 25.000 studenti e 2.700 dipendenti

Tra gli iscritti vi sono oltre 2.800 studenti stranieri

Vanta una rete di oltre 195.000 ex alunni in tutto il mondo 

Obiettivi aziendali

Passare dal tracciamento manuale della posta in arrivo al tracciamento automatizzato

Migliorare l'assistenza ai clienti relativa a studenti e personale

Integrare il sistema di tracciamento con altri pacchetti software a livello dipartimentale

Vantaggi

Implementazione di un processo completo di tracciamento automatizzato dei pacchi

Riduzione dell'inserimento manuale di dati e del numero di domande da parte dei clienti per individuare gli articoli

Creazione di una funzione di tracciamento esclusiva per articoli pericolosi che devono essere consegnati nei dipartimenti accademici

Tecnologia utilizzata

SendSuite® Tracking

Contrassegnare i pacchi come "ricevuti" costituisce solo una parte del lavoro. La cosa essenziale è che raggiungano la destinazione finale e il giusto destinatario in modo tempestivo.

Ulteriori informazioni

Premessa

"Sono rimasto molto colpito dalla soluzione fornita da Pitney Bowes. Pitney Bowes ha fatto un buon lavoro con l'organizzazione, riuscendo a soddisfare tutte le esigenze dell'Università" Thomas Andrews
Manager servizi di assistenza, Università dell'Hertfordshire
University of Hertfordshire

Con una popolazione studentesca crescente e diversi edifici satellite, l'Università dell'Hertfordshire gestisce ogni giorno grandi volumi di pacchi in arrivo. Da anni, l'Università si affida a un processo manuale per gestire la consegna dei pacchi, ma un esame interno ha rivelato che questa soluzione non è più in grado di soddisfare le esigenze dell'Università. L'Università si è rivolta a Pitney Bowes per aggiornare il processo di consegna e, in definitiva, per migliorare l'assistenza ai clienti relativa a studenti e personale.

Sfida aziendale

Ogni giorno, l'Università dell'Hertfordshire consegna grandi volumi di pacchi ai suoi numerosi dipartimenti ed edifici satellite. Il precedente sistema faceva fatica a soddisfare le richieste dei clienti e non poteva rispondere alle loro domande né gestirle in tempi sufficientemente rapidi. Il sistema non influiva soltanto sull'assistenza ai clienti. Il team addetto alla posta faticava a gestire il sistema con un hardware inaffidabile e procedure complesse.

Soluzione

A seguito di un'approfondita analisi, è stato stilato un elenco di desiderata mirato a ottimizzare il sevizio e renderlo più efficiente. In risposta ad una gara di appalto Pitney Bowes ha dimostrato di poter soddisfare le esigenze base dell'Università e di avere la preparazione per procedere ulteriormente. È stata presa la decisione di implementare il software SendSuite Tracking per ottimizzare le consegne dei pacchi in arrivo agli studenti. La soluzione è stata utilizzata con successo in diverse università in tutto il Regno Unito.

Vantaggi

Grazie al software SendSuite Tracking, l'Università ora dispone di un processo di tracciamento completamente automatizzato che garantisce affidabilità totale fino a quando i pacchi vengono consegnati. I lettori di codici a barre, l'acquisizione della firma elettronica e le funzioni di tracciamento e report consentono all'Università di soddisfare le aspettative degli studenti e del personale.

Ai clienti vengono inviate e-mail quando il loro articolo arriva in sede, quando l'articolo è stato consegnato e quando qualcuno ha firmato per l'articolo stesso. Sapere chi firma per i pacchi ha contribuito a creare una maggiore responsabilizzazione all'interno dell'Università. Il sistema ha cambiato il modo in cui i pacchi vengono consegnati nell'Università. Ha ridotto il numero di domande per individuare gli articoli da parte dei clienti, dato che questi ultimi ora si fidano di più del sistema e attendono le relative e-mail.

Inoltre, l'elenco telefonico e il sistema finanziario dell'Università sono dotati di un collegamento live al software SendSuite Tracking per garantire le posizioni precise del personale. Ciò significa che è sufficiente inserire soltanto il numero dell'ordine di acquisto e tutti i dati relativi alla consegna e al contatto vengono recuperati automaticamente, riducendone l'inserimento manuale. In tal modo, si elimina il lavoro manuale per dover localizzare le persone all'interno del campus. Digitandone i nomi e potendole individuare, si evita l'inserimento manuale, che rappresentava un grande problema con il vecchio software. Il software SendSuite Tracking ha inoltre consentito all'Università una maggiore integrazione con i vari dipartimenti e i relativi pacchetti software.

Il software SendSuite Tracking ha potuto anche soddisfare un'altra richiesta dell'Università, quella di creare una funzione di tracciamento esclusiva per gli articoli pericolosi, ad esempio le sostanze chimiche, che devono essere consegnate nei dipartimenti accademici. Se un articolo è contrassegnato come pericoloso, il software SendSuite Tracking stampa automaticamente un'etichetta gialla. Ciò garantisce che l'Università sia sempre a conoscenza dei contenuti dei pacchetti.