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Corrispondenza & Spedizioni

Wipro automatizza i servizi di consegna della corrispondenza e migliora la produttività con la soluzione SendSuite®.

Noi riceviamo la corrispondenza dai corrieri e siamo i firmatari finali del documento accettazione pacchi. Quando consegnavamo i pacchi internamente, non c'era modo di registrare effettivamente il processo di consegna ai destinatari designati. Destini Gonzales
responsabile delle operazioni

Servizio postale senza un centro di smistamento

L'ufficio Wipro di East Brunswick, nel New Jersey, disponeva di un ufficio ricezione non tradizionale, senza uffici posta separati o team in sede per gestire le operazioni. I responsabili dell'ufficio, pertanto, dovevano assumersi la responsabilità delle consegne dei pacchi in arrivo tramite corriere agli oltre 110 dipendenti che lavoravano nella sede. Inoltre, dovevano consegnare la corrispondenza ai dipendenti "di passaggio" che trascorrevano a volte giornate intere lavorando fuori dall'ufficio.

Sfida aziendale

Mediamente, l'ufficio di East Brunswick riceveva ogni giorno oltre 300 oggetti di corrispondenza, di cui almeno 50 erano "pacchi tracciabili" o buste con codici a barre. Per i responsabili dell'ufficio Wipro tracciare gli oggetti manualmente, su un foglio di calcolo, era un processo estremamente laborioso e potenzialmente soggetto ad errori. Un problema ancora maggiore era rappresentato dalla creazione di un rendiconto ufficiale delle lettere e dei pacchi consegnati internamente ai destinatari corretti dopo la consegna nei reparti. Il personale dell'ufficio, pertanto, doveva passare molto tempo a tracciare il percorso dei pacchi.

"Noi riceviamo la corrispondenza dai corrieri e siamo i firmatari finali del documento accettazione pacchi. Quando consegnavamo i pacchi internamente, non c'era modo di registrare effettivamente il processo di consegna ai destinatari", dice Destini Gonzales, responsabile delle operazioni. "Non disponevamo di un meccanismo affidabile per tracciare i pacchi quando non li avevamo più in mano."

La verifica end-to-end della consegna dei pacchi per il reparto immigrazione dell'azienda era di particolare importanza. I pacchi contenenti materiali riservati e urgenti relativi all'immigrazione e ai visti richiedevano processi di tracciamento e notifica semplificati. Ricevere in ritardo tali documenti potrebbe influire sulla registrazione dei visti e, pertanto, sui progetti dei clienti.

Soluzione

Per risolvere tali problemi, Wipro ha iniziato a utilizzare la soluzione per la gestione della corrispondenza in arrivo SendSuite Tracking Online. Questo sistema basato su cloud ha consentito a Wipro di disporre di dati sulla posizione e sulla tracciabilità completa di un numero illimitato di oggetti di corrispondenza in arrivo. La soluzione combina software, tecnologia dei codici a barre e dispositivi portatili che possono registrare elettronicamente la data e l'ora di ricezione, eliminando la necessità di processi manuali. I dispositivi portatili funzionano in parallelo con il software SendSuite per registrare ogni passaggio di mano di una busta, tramite acquisizione di firme e tracciabilità delle consegne dalla ricezione da parte dell'azienda fino al destinatario definitivo.

La soluzione SendSuite Tracking Online consente inoltre al personale del reparto di visualizzare lo stato della corrispondenza. Ad esempio, se un dipendente delle Risorse umane richiede informazioni su della corrispondenza attesa, il personale autorizzato in tale reparto può visualizzare un registro dei movimenti della corrispondenza. Questo libera i responsabili dell'ufficio e altri dipendenti dall'incombenza di rispondere continuamente alle richieste sullo stato.

Vantaggi

In seguito all'implementazione della soluzione SendSuite, Wipro ha visto un miglioramento della produttività in quanto il personale dell'ufficio ha potuto concentrarsi sui progetti principali. L'ufficio di East Brunswick può ora gestire e tracciare i pacchi in modo decisamente migliore, soprattutto quelli contenenti buste con la corrispondenza per i differenti reparti.

Firmare e registrare la corrispondenza è adesso molto più rapido, ha detto la responsabile dell'ufficio Diana Rosado. Il processo di raggruppamento della soluzione SendSuite consente ai dipendenti Wipro di scansionare contemporaneamente molteplici pacchi e quindi di firmare una sola volta per l'intero gruppo. Le funzionalità di registrazione elettronica hanno inoltre migliorato la produttività, riducendo i tempi da un'ora a venti minuti.

L'acquisizione della firma elettronica migliora la tracciabilità e fornisce un riferimento rapido sul luogo in cui sono stati consegnati i pacchi. "Ora possiamo dire con sicurezza che il pacco è stato consegnato al destinatario", afferma Rosado.
"Disponiamo dell'annotazione relativa a quando la corrispondenza è stata consegnata a uno specifico reparto. E sappiamo anche chi ha firmato."

La soluzione SendSuite consente inoltre a Wipro di gestire i problemi logistici che sorgono quando una busta contiene materiali rivolti a due o più reparti. Ad esempio, se un dipendente invia a Wipro una busta con documenti per più reparti (documenti relativi a Risorse umane e note spese), ora Wipro può effettuare ricerche per uno specifico pacco in base al nome del mittente, identificare chi ha ricevuto e firmato per tale pacco e aggiornare la nota di consegna per verificare che il pacco conteneva documenti per più reparti.

La soluzione funziona così bene che Wipro ha in programma di estendere l'uso di SendSuite alla corrispondenza in uscita e implementarla nei suoi uffici di Atlanta e Mountain View, CA.