郵便料金の支払い方法として、「料金後納」「料金別納」を利用されている方が多いかと思いますが、これらはあくまでも“支払いをまとめてできる発送方法”でしかありません。発送物の重さと、サイズや郵便種で変わる金額を発送のたびに集計し、差出票を作成する手間と時間の問題は残されたままです。郵便料金計器で郵便料金スタンプが押された発送物なら、郵便局に差出票を提出しなくてすみます。郵便料金計器を使用することで、わずらわしい集計をする必要がなくなり、経費管理に要する時間を大幅に短縮することができるのです。

一般後納や別納の場合、差出票の作成に必要な集計だけでなく、経費管理のために必要な集計を部門単位でおこなわなければなりません。集計作業を2度おこなうときに問題となるのが、その手間と管理コストではないでしょうか。郵便料金計器なら、郵便料金スタンプをプリントする際に、部門別に分けてデータとして記録するので、細かい郵便経費レポートが瞬時に完成し、帳簿に記帳する手間がなくなります。「郵便局の申し込み」と「社内の経費管理 (部門別など)」、わずらわしい2度の集計作業を省くことできるうえ、正確な社内管理帳簿が簡単にできあがります。

特殊な発送物の料金を自動で管理できるのも、郵便料金計器の大きな特長です。一般後納や別納では発送できない『速達』、『書留』、『配達記録』の料金も、郵便料金スタンプをプリントすると同時にデータとして集計。さらに、郵便料金計器で郵便料金スタンプが押された発送物はポストに投函※できるので、集荷の郵便局が時間外であっても発送することができます。郵便料金計器は一通単位のハガキから大量の発送物まで、すべての郵便を対象とした一元管理が実現できるので、管理体制簡単に整備することができるのです。

※日本郵便の一部オプションサービスを除きます。

後納郵便物を発送する場合、郵便局に郵便種ごとに集計した金額を記載した差出票も同時に提出する必要があります。この差出票を作る作業は発送ごとに発生するので、その集計にかかる負担と時間は非常に大きなものになるでしょう。さらに、経費管理に必要な社内用の帳簿をつくるために、再度、部門単位で集計をおこなわなければなりません。つまり、大量の発送が月に一度だけだとしても、『郵便局の申し込み』と『社内の経費管理 (部門別など)』のために2度集計しなければならないのです。

後納郵便物を発送するときは、日本郵便から承認を受けた事業所を使う必要があり、ポスト投函ができません。つまり、緊急の郵便に対応することができないのです。また、『速達』、『書留』、『配達記録』などに対応していないので、特別な郵便を送ることができません。

後納郵便物で発送単位の集計をおこなうためには、社内での郵便受付の締め切り時間をつくる必要があります。締め時間外の発送物には、「現金」や「切手」を使わなければならないので、社内から郵便用の金券を完全になくすことはできません。そのため、常にさまざまな料金の切手や小口現金の保管管理をする手間も時間も必要となってくるのです。

日本郵便の別納を利用する場合、郵便料金は発送ごとに「現金」または「切手」で支払う必要があります。そのため、常にさまざまな料金の切手や郵便用の小口現金を社内に置かなければなりません。さらに、後納と同じで、郵便種ごとに集計した金額を記載した差出票も提出しなければならないのです。

ダイレクトメールや案内状の大量発送が不定期なお客さまにとって、別納は便利に思われるかもしれません。大量発送のときだけ別納を利用すればいいのですから。しかし、別納で対応できるのは、あくまでも一括発送。日常のちょっとした発送までカバーすることはできません。なぜなら、別納郵便はポスト投函もできず、『速達』、『書留』、『配達記録』など特殊な郵便にも対応していないからです。つまり、別納の場合、社内すべての発送物の管理を一元化できないのです。