微生物専門の検査・研究機関として、多くの医療機関から臨床細菌検査や食品衛生検査を受託されている、株式会社日本微生物研究所さま。臨床検査技師による分析により、高い技術と信頼を元に地域医療に根ざした事業を展開されてきました。

その業務の一環で大量に発送する、検査報告書や請求書のために、ピツニーボウズの『インサーター・封入封かん機』を導入いただき、作業の更なる効率化を実現されています。今回は、導入に際してのプランニングとシステム構築をいただいた情報開発課マネージャーの浅野様と実際に作業を管理されている宮田様にお話をうかがいました。

 

——御社で導入いただいた封入封かん機で処理されている書類の種類と毎月の発送数を教えていただけますか。

発送している書類としては、検査報告書と請求書があり、あわせて毎月10,000通以上発送しています。検査報告書は、毎日おおよそ200通ほどを発送し、請求書は月末の数日に集中して、数日に渡り毎日2000通~3000通ほど発送します。
一通あたりに同封する用紙の枚数は、検査内容や請求内容によってまちまちなので、名寄せの作業がそれぞれ必要になります。

 

——導入以前は、それらの書類はどのように処理されていたのでしょうか。

すべて手作業で行っていました。通常の検査報告書も毎日200通前後あるのですが、それ以上に月末の請求書の処理が大変でした。封入封かん機を導入する前は、通常の担当2名にあわせて部署内からの応援を受けて作業をしていました。ただ、封入封かんの作業だけでも2-3日以上の時間がかかり、それでも足りない場合には残業で対応していました。

 

——封入封かん機の導入後は、それらはどう変わりましたか?

すべての作業を含めても2-3時間で終わるようになりました。これまで数日かかっていた作業からすると大きな変化です。また書類を即日で処理できるようになり、業務の柔軟性も上がりました。
また機械で出来ることは機械に任せて、人間でしか出来ない作業に割ける時間を増やすことは、コスト最適化の観点から大きな変化でした。

 

——導入において、問題点はありましたか?

当初、名寄せや顧客ごとの書類の選択封入などの複雑な作業を機械で処理させるために、帳票システムの開発を想定していました。しかし、それらの設定を簡単な操作で行えるソフトウェアEnvelopeNOWを使用することにより、封入条件を指定するだけでOMR(封入封かん機のためのバーコード)が作成でき、導入はとても簡単に行えました。ソフトウェアの使い方はとても簡単で、ちょっとした変更はオペレーターにお願いして変更してもらっています。
このソフトにより、自動で振込用紙の同封やお客様へのお知らせを必要なお客様にあわせて封入することが出来るようになりました。

 

——導入による時間以外のメリットはありましたか?

検査結果の個人情報を、多くの作業員を介することなく処理できるので、セキュリティの向上が図れました。機械で作業するために、封入ミスの削減や正確な紙折りも実現できました。また1日に何千枚もの紙に触れることがなくなったので、冬の時期の手荒れなども減りました。

今後はより一層、顧客満足度とサービス品質の向上のため、発送業務の効率化を推進したいと思っています。ちなみに検査依頼増加を踏まえて、御社の郵便料金計器の導入も検討しています。

ありがとうございました。


日本微生物研究所さま
【設立】
1998年6月10日
【本社所在地】
〒983-0034
宮城県仙台市宮城野区扇町2丁目3-36
【事業内容】
臨床細菌検査、
腸内細菌検査、
食品衛生検査、
環境衛生検査、
水質検査、
総合衛生管理


http://www.biseibutu.co.jp/

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