さまざまな郵便物に対応するためには、20種類ほどの切手を在庫として管理しなければなりません。この場合、切手の貼り付け作業だけでなく、切手で郵便料金を管理するため、集計作業の負担が問題になってきます。そのほか、在庫を社内に抱えることから資金効率が悪いだけでなく、切手の不正利用の温床にもなりかねません。しかし、郵便料金計器を導入することで、切手を貼り付ける手間がなくなるだけでなく、切手を管理するためのコスト(集計、帳簿作成に要する時間)も減らすことができます。さらに、切手 = 現金を社内に置かないため、不正のリスクが低くなり経費管理の安全性が高まります。

※導入製品: 郵便料金計器

多くの派遣会社では、大量の郵便物の発送が主要業務のひとつになっています。そのため、社内の発送業務を一括しておこなうメール室には、自動計量機能つきの大型計器、支店単位では小型の計器が導入されています。派遣会社では、登録スタッフ向けに大量の書類を発送しますが、スタッフごとに種別や発送時期が異なるため、切手での管理や一般後納・別納では間にあいません。タイムシートと返信用封筒の定期的な発送や、契約書、登録書により発送業務や経費管理が複雑なものとなりますが、この業務も自動計量機能つきの大型機によって、簡素化することができるのです。

切手以外の郵便発送方法として、日本郵便の一般後納・別納があります。こちらの処理でも郵便料金をまとめて支払うことができますが、種別ごとに集計された差出票を作成しなければいけません。郵便量と種別が増えれば増えるほど、差出票の作成はわずらわしくなるものです。大量の請求書を一般後納や別納で処理している企業では、差出票を作るための集計業務に多くの時間が費やされ、通常業務の管理も難しくなります。さらに、差出票用の集計以外にも、社内の経費用の集計も大きな負担です。郵便料金計器を使えば、この面倒な2つの集計業務が必要なくなるので、負担が少なくなり、管理コストが削減されます。このような利点から、大量の郵便物を送る地方自治体や保険会社などで、一般後納から乗り換えを希望するお客さまが数多くいらっしゃいます。

※導入製品: DM300c™ DM400c™

一般後納の場合は、集計のために毎日決まった時間に受付を締め切る必要があります。この締め時間以降に発生した緊急の郵便物については、切手を貼って送ることになるので、社内に金券を置いておく必要があります。また別納は、切手や現金で日本郵便に支払うため、社内から金券をなくすことができません。しかし、郵便料金計器で郵便料金スタンプが押された郵便物ならポスト投函もでき、緊急用に使う切手さえも社内に置いておく必要がなくなり、完全な郵便経費の一本化ができるのです。

※導入製品: 郵便料金計器

全国に数多くの支店を持つ大企業などでは、郵便料金を管理する業務を統一させるために、全支店で小型機を導入しているところがほとんどです。同一計器による全支店共通の方法で郵便料金を管理することで、全社的な管理コストの削減に貢献しています。

※導入製品: K700™ DM100™S+ DM300c™