郵便料金計器で日々の大量な郵便物発送の人的負荷軽減を実現

概要

「瞬時に計って料金も印刷され、あとは出すだけ。担当部署が流すだけで管理人員も不要となり、これであれば現状の悩み、負担を解消できると確信しました。」 片井 啓介 様
総務課課長補佐（兼）総務課長
選挙管理委員会事務局次長

機械化ならではの確かな効果を実感、小さな組織こそ自動化を検討すべき

デニムの産地で、日本三選星名所にも選ばれた美星町がある井原市は、岡山県南西部、広島県との県境に位置する人口約40,000人の市です。

「市役所では時期にもよりますが、日々、納税通知書をはじめとするおよそ1,000通近い郵便物が発送されます。我々総務課では各課から持ち込まれる郵便物のとりまとめと集計、郵便局への持込を担当します。」「郵便物の通数、種類の分別、郵便料金、割引適用処理などの確認と集計にかなりの作業負荷がかかっていました。」「また、郵便局への持ち込み後もグラム数が違うなどのやりとりや、集計表の修正作業に加え、月次での各課への報告業務が発生していました。」

これら郵便物の集計を、ピツニーボウズのSend Pro P2000を導入し、完全に自動化。管理側は郵便局へ持ち込むだけで済み、日々の確認と集計作業が不要になりました。

また、各担当社の作業においても、計量しにくい微妙な重さの郵便料金も、正確・確実に機械で自動カウントされるようになり、精神的な負担やミスが軽減されました。

ビジネスニーズ

総務課では各種相談対応や代表電話の応対、選挙時の事務局などさまざまな業務があり、人員が削減される一方で「働き方改革」への対処も迫られるなか、日々の郵便対応にマンパワーを割かれるのは非常に負担でした。

また、各担当者の作業で郵便料金カウントにミスがあると、月次集計の際に差異が発生し、遡っての確認と各課との調整作業にも手間がかかっていました。

導入効果

「組織の大小にかかわらず、郵便物の管理におけるマンパワーを削減できるのは大きなメリットです。もともと割ける人員が少ない、我々のような小さな組織こそ、導入すべきソリューションであると感じています。」 片井様

郵便料金計器の導入後のメリット

各課の持込の際に郵便料金計器により通数と郵便料金のカウントと仕分け、そして集計までが自動化され、日々の確認と集計作業が不要になった。

各担当者の作業においても正確、確実なカウントが可能になり、料金ミスが無くなった。

郵便局への持込時間に縛られることなく、発送がフレキシブルになった。

各課での切手の管理も不要となった。

誰がいつどのボリュームの郵便物を投函したのか、といった履歴データが残るので、管理側としても有効。

今後の展開について

「将来的にはインクジェットプリント機能で、見やすく、目立つ封筒によるPR効果を検討したいと考えています。」

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