封入封かん機、導入事例、ピツニーボウズ

郵便業務の効率化|郵便料金計器|封入封かん機

16万人にのぼる巡回健診結果の配送業務を封入封かん機と郵便料金計器により自動化、誤配送リスク削減と業務効率化を実現!

巡回健診結果、医師への紹介状、健診キット等の発送業務をピツニーボウズの封入封かん機と郵便料金計器により自動化。膨大な個人情報の仕分け業務および後納郵便対応の業務負荷を大きく削減し、業務効率化と誤配送リスクの削減を実現しました。

お客様の概要

一般財団法人 淳風会は、1964年の発足以来、50年以上にわたって岡山の皆様の健康を守り、元気で活力のある社会の実現に貢献しています。健康診断・人間ドック受診者は年間で約23万人を誇り、拠点は岡山市に3拠点、倉敷市に1拠点を展開しています。

定期的な健康診断、人間ドック、各種がん健診はもちろん、クリニックによる二次検査、歯科診療、外来診療も実施。メンタルヘルスケアにもいち早く着目しメンタルサポートセンターを開設。さらに、専属アテンダントのエスコート付のプレミアム人間ドック、中四国初のタニタ食堂とのコラボ、タブレット端末を活用した巡回バス検診など独創的な取り組みを数多く実施し、2017、18年には経済産業省が認定する健康経営優良法人ホワイト500の認定を受けるなど、先進の健診サービスへの取り組みを続けています。

業務課題

① 16万人分の帳合と封入作業

封入時に健診結果の紹介状を同封する必要がある場合とない場合を判別する帳合(名寄せ)作業の必要があり、手作業では誤封入などのリスクが懸念されていました。16万人というボリュームから手作業による実施は困難で、さらに各健保様から同梱配布を依頼されるパンフレットも増え、発送前の帳合作業が複雑化していました。

② 後納郵便料金の計測処理

後納郵便による発送の際には、単純作業とはいえ多くの職員が時間を取られ、郵便料金の正確な計測と集計のための一覧表作成、郵便局では確認完了までの時間的拘束、間違いが発生した場合の訂正処理など、多くの手間と時間が掛かっていました。

導入効果

① 封入封かん機で自動化

「封入封かん作業に関しては、人手による帳合(名寄せ) がなくなり封入後のダブルチェックも不要となりました。導入以来、誤封入は発生していません。導入前の手作業と比べて作業工数も削減され、なにより担当者の精神的な負担がなくなったことは大きな成果です。」

② 郵便料金計器で大幅な工数削減

「郵便料金計器は料金カウントと料金スタンプ、集計作業までが自動化、かつ正確になり大幅な工数削減となりました。今では検査キットについても問題なく利用しています。導入後はもう手作業には戻りたくない、と言われるほどなくてはならない設備となりました。切手の利用もほぼなくなり、管理面でも安心になりました。」

封入封かん機|郵便料金計器|淳風会 様

一般社団法人 淳風会 健康管理セン ター 事業推進セクター 事業部
塚本英樹 様

「コストは もちろん、自社業務フローに合致するのか、基幹システムとの連携対応など運用面についても不安で各社に問い合わせしたのですが、ピツニー ボウズの対応は他社とまったく違いました。」

課題①:16万人分の帳合と封入作業

「巡回健診の受診者様は16万人。これまでは、A3用紙3つ折りの健診結果をメールシーラーで閉じてお返ししていました。紹介状が必要ない方はそのまま各事業所の担当者様へご返却、紹介状が必要な方には別途、紹介状だけで個別封筒を仕立て、同様に健診担当者様へご返却し、健診結果、紹介状それぞれを受診者様個人へ配布いただいておりました。まずこの点を個人情報のより厳重な保護の観点から健診結果と紹介状を同梱する事とし、加えて2018年4月より健診結果の仕様を、受診者様の目線に立った、見やすいA3用紙2つ折へと改定しました。結果、今後の発送業務では個々の封筒に健診結果と一緒に紹介状の必要あり、なしを判別する帳合(名寄せ)作業の必要が出てきたのです。当然、手作業では誤封入などのヒューマンエラーのリスクが懸念されますし、そもそも16万人というボリュームから手作業による実施は困難です。さらには、各健保様から同梱配布を依頼されるパンフレットなどの点数も増え、発送前の帳合作業が複雑化していました。」

 

課題②:後納郵便料金の計測処理

「発送業務全般において後納郵便で処理を行っていますが、単純作業とはいえ多くの事務職員と専門職員が時間を取られていました。郵便料金の正確な計測と、集計のために一覧表の作成、さらには郵便局への持込時には確認作業が完了するまで時間的に拘束されますし、万一ミスがあるとその訂正処理も行わなければなりません。」

課題解決:機器選定

導入時と運用開始後の対応力が決め手に

淳風会では課題解決を目指し他の健診機関を視察、そこでは他社製の機器が業務に使用されていましたが、同会ではそのメーカーではなくピツニーボウズ製の機器を選定しました。塚本氏はその理由について「初めての機器導入ですので、コストはもちろん、自社の業務フローに合致するのか、また基幹システムとの連携対応など運用面についても不安で各社に問い合わせしたのですが、ピツニーボウズの対応は他社とまったく違いました。こちらからの問い合わせや要望に対してのレスポンスが早く、きめ細かく、本当に丁寧に対応してくれました。豊富な採用実績や、自治体や金融機関など高いセキュリティ要件の組織での活用事例も紹介いただき信頼性も高まりましたし、なにより対応の質の高さと精密さ、スピードが申し分なく、導入時だけでなく運用開始後のサポートも万全であると確信できたことが、採用の大きな決め手でした。」


同会では機器導入による人的作業の削減効果および、その削減により適材適所で新たなサービスに時間がさけるという期待、そして誤発送リスク防止の観点から、導入を決定。塚本氏は、ピツニーボウズの対応力を導入段階でも評価しているとのこと。「事前発送物に付属する検査キットなど、厚みのある封入物も自社に持ち帰って実機で検証していただき、こうすれば可能ですよ、と細かなアドバイスをいただきました。また、帳合に関しては専用ソフトウェア PlanetPress Suite によるソリューション提案をいただきました。ロジック作成からレクチャーに至るまで、親身になって対応いただき、正直、メーカーにここまでバックアップしていただけるとは、と驚きました。」

「なにより担当者の精神的な負担がなくなったことは大きな成果。」

導入効果 ① :

「封入封かん機」で名寄せから封かんまでを自動化

「封入封かん機に関しては2018年5月の運用開始から、日々の業務で活躍しています。紹介状は専用ソフトウェア PlanetPress Suiteで名寄せ処理後に印刷し、機器にセット。紹介状、診療情報提供書、パンフレットなどは機器内で3つ折りされて返信用封筒と共に封筒へ封入、封かんまでが自動化されました。人手による帳合(名寄せ) がなくなり、封入後のダブルチェック工程も不要となりました。当初は自動化してしまって本当に大丈夫なのか、と心配する声もありましたが、導入当初に並行して検証を行い、正確性が把握できました。実際に導入以来、誤封入は発生していません。機器導入前の数週間、手作業で実施していたときと比べて作業工数も削減されましたし、なにより担当者の精神的な負担がなくなったことは大きな成果です。」

「”もう以前の手作業には戻れない” と言われるほど大幅な工数削減。」

導入効果 ② :

「郵便料金計器」で複数部署で大幅な工数を削減

「郵便料金計器については、料金カウントと料金スタンプ、集計作業までが自動化、かつ正確になったことで大幅な工数削減につながりました。いまでは当初の想定以上に、多くの部署で、またDM、請求書、そして検査キットについても問題なく利用しています。一部では導入の必要性に懐疑的な声もあったのですが、導入後はもう以前の手作業には戻りたくない、と言われるほど、なくてはならない設備となりました。扱うスタッフも20名近くになりますが、操作性が直感的なため、戸惑うという声も予想以上に少なく、1週間ほどで皆が操作できるようになり、展開も非常にスムーズでした。切手の利用もほぼなくなり、管理面でも安心になりました。」

導入製品

「健診業界は帳票が 多く、アナログ的な作業が多く残っています。ピ ツニーボウズには業界の業務標準化、効率化に 貢献できるメーカーとして期待しています。」

今後の展開と期待 :

さらに適応業務の拡大を推進し業界全体の業務改善にも期待

今後の展開とピツニーボウズへの期待について、塚本氏は次のように語ってくださいました。 「現在は同封物の種類が少ない巡回健診のみで運用中ですが、今後はより検査項目の多い、施設健診への展開を予定しています。また、さらなる効率的なカスタマイズを自分たちで行えることを目指し、専用ソフトウェア PlanetPress Suite ロジックの学習をピツニーボウズにサポートしていただいています。健診業界は帳票が多く、アナログ的な作業が多く残っています。ピツニーボウズには業界の業務標準化、効率化に貢献できるメーカーとして期待していますし、機器やロジックの共通化は我々にとっても大きなメリットですので、紹介などで協力していければと考えています。」

 

※ 製品導入事例の詳細はこちらをご覧ください。