封入封かん機、導入事例、ピツニーボウズ

郵便業務の効率化|郵便料金計器|封入封かん機

月初に集中する請求書発送業務を封入封かん機と郵便料金計器で大きく効率化

請求書発送業務の処理スピードに課題を抱えていた酒販企業である株式会社カクヤス。封入封かん機と郵便料金計器を導入し、業務効率化を実現。生み出された時間で、さらなる顧客サービスの充実を目指しています。

お客様の概要

株式会社カクヤス

1921(大正10)年創業のまもなく100周年を迎える老舗企業。1982年に「株式会社カクヤス本店」を設立。2002年に商号を「株式会社カクヤス」に変更し、事業名を「なんでも酒やカクヤス」に統一。同時に事業形態をディスカウントショップから宅配中心へと大転換を図り、「年中無休、東京23区内ならどこでもビール1本から無料で配達」という徹底した顧客志向の宅配サービスにより急成長。今や売上高1,000億円を超える業界最大手。

ビジネス目標

請求書発送業務の処理速度

毎月1万通を超える請求書発送業務を月初の3~4日に完了させる必要があり、処理スピードに課題。

月末の締め作業は、社内の基幹システムで確定となるのが翌月3日目。請求書は、その翌日である月初4日中には全通を投函します。従来から他社メーカーの封入封かん機による自動化を目指していましたが、2日間では1万通の封入封かん処理が追い付かず、処理能力に大きな課題を感じていた。

導入効果

スピードに驚愕

「これまで丸1日かかっていた作業量がお昼休みには完了しているという、従来の倍の処理スピードという体感値です。」

「従来機器は紙詰まりした際など複雑で熟練者しか対応できませんでしたが、ピツニーボウズ製はシンプルで誰でも操作できます。」

「余裕が生まれたことで互いの業務をフォローすることが可能になり、本来重要な締めの処理に集中することができるようになりました。」

封入封かん機|郵便料金計器|製品導入事例 カクヤス様

株式会社カクヤス ITサービス部 事務センター 課長

土屋智 様

概要

「他社メーカー製の封入封かん機による 自動化を行っていましたが、処理能力に課題を感 じていました。2日間では1万通の封入封かん処理が追い付かず、基幹システムの締めが完了する前の2日目から、前倒し、見切り発車で作業しなければなりませんでした。締めが完了した後に差異が発覚すると、大量の封筒の中から該当の書類を探し、差し替えするという二度手間が発生していたのです。」

月初に集中する業務用酒類卸売部門の請求書発送業務を封入封かん機「Relay 6000」と郵便料金計器「SendPro P2000」により大きく効率化。残業時間の削減、本来業務への集中により、より一層の顧客サービス充実を目指す。

業界最大手酒販企業である株式会社カクヤスは、売上の約7割を占める業務用酒類卸売部門の毎月1万通を超える請求書発送業務の処理スピードに課題を抱えていました。そこでピツニーボウズの封入封かん機、郵便料金計器を導入し、業務効率化を実現。生み出された時間で、さらなる顧客サービスの充実を目指しています。

ビジネスニーズ

「処理件数は毎月、1万件以上になります。月末の締め作業は、社内の基幹システムで確定となるのが翌月3日目。請求書は、その翌日である月初4日中には全通を投函します。従来から他社メーカー製の封入封かん機による自動化を行っていましたが、処理能力に課題を感じていました。従来機器は2日間では1万通の封入封かん処理が追い付かず、基幹システムの締めが完了する前の2日目から、前倒し、見切り発車で作業しなければなりませんでした。締めが完了した後に差異が発覚すると、大量の封筒の中から該当の書類を探し、差し替えするという二度手間が発生していたのです。」

導入効果

「Webサイトでピツニーボウズ製品を知りました。 問い合わせすると、すぐに実機のデモを見せてい ただけました。カタログで処理能力の数値は把握 していましたが、実機を目の当たりにして、想像を 超えたスピードに驚愕しました。これであれば課題 が解消できる、と確信して導入を決断しました。」

封入封かん機の驚きの処理スピード

「社内に導入して、ほかの社員からも処理スピードに驚きの声があがりました。これまで丸1日かかっていた作業量が、お昼休みには完了している、という具合で、従来機器の倍の処理スピード、という体感値です。これにより、基幹システムの締めが完了してからの作業でも、余裕を持って完了することができるようになりました。」

 

可能な封入点数が増えて業務負荷が改善

「従来機器は上限が8枚まで封入できたので、基幹システムも請求書8枚以内の得意先様と、9枚以上の得意先様とで分けて出力するようにカスタマイズしていました。そして、9枚以上の得意先様への請求書は手作業で封入封かんを行っていたのです。その点、ピツニーボウズ製品は25枚まで、角2封筒への自動封入封かんが可能ですので、手作業がほとんどなくなり、その点でも業務負荷が大きく下がりました。」

 

郵便料金計器のカラー印刷機能も重宝!

「キャンペーンや価格改定など、得意先様にお知らせやご案内をお送りしたい際に、見た目に請求書とは違う、と認識していただくことが重要です。しかし、オリジナルの封筒作成を外注するとコストも時間もかかってしまいます。その点、カラー出力機能を使えば、思ったその場でレイアウトして、出力できるのは非常に大きなメリットです。」

 

シンプルで誰でも使える簡単な操作性

「従来機器は紙詰まりした際などのオペレーションが複雑で、熟練したスタッフしか対応できませんでしたが、ピツニーボウズ製はその点もシンプルなので、誰でもオペレーションできます。加えて、封かん済の封筒を溜めておくスタッカーの容量も大きくなり、張り付いていないとならないという負荷も下がりました。郵便料金計器は、オペレーション画面が大きく、直感的な操作でやりたいことが実現できます。」

 

業務の効率化は残業時間の削減も実現

ピツニーボウズ機器の導入により、請求書発送の業務効率化を実現。その効果は残業時間の削減にも表れているとのことです。「これまで、毎月初の請求時期ではどうしても処理が終わらず残業も増えていたのですが、導入後は自動化と手作業の分配をコントロールすることにより、残業もほとんどなくなりました。機械化、自動化によって本当に人が行うべき業務に時間がさけることで、得意先様へのサービスのより一層の充実を図っていきたいと思います。」

 

※ 製品導入事例の詳細はこちらをご覧ください。