JLL

郵便業務の効率化|郵便料金計器|封入封かん機

請求書発行業務を本社に集中、封入封かん機の導入で業務効率向上

各事業所の業務負荷軽減と、本社の業務効率化で、介護サービスのさらなる充実をめざす

お客様の概要

メディカル・ケア・サービス株式会社

事業内容:1999年の設立以来、一貫して認知症介護にこだわり続け、2018年3月現在、全国28都道府県で287ヶ所にて認知症高齢者グループホーム「愛の家」を運営しています。

さらに介護市場が急速に拡大する中国や東南アジアでも事業展開しており、日本・アジアの認知症介護を牽引する存在として、事業を通じて広く地域・社会への貢献を目指しています。

ビジネス目標

各事業所の発送業務を一括管理している本社の業務効率化とコスト削減

事業の成長で施設が増加することに伴い増え続ける発送量に、効率的に対応できる仕組みづくり

スタッフの心身面への負荷を軽減し、生まれた余裕で介護サービスのさらなる充実を目指す

 

導入効果

熟練した担当者が毎月5人がかりで丸5日かかっていた作業を、自動化により1人1日に効率化

残業時間を大幅に減らし、スタッフに余裕が生まれ、職場環境の改善効果として、丁寧な事業所対応や連携ができるようになった

概要

「各事業所側の業務負荷を下げて介護品質を高めることと、集中化、効率化によるコスト削減はどちらも重要な取り組みです」 塚越 豊 様
財務部 副部長
メディカル・ケア・サービス株式会社

各事業所の請求書発行・送付業務の本社での一括管理を始めて以降、事業の成長とともに施設が増加。それにともない郵送物の発送数も急増し、残業時間増によるスタッフの心身の負担が大きくなり、業務効率化が急務でした。

機器導入による自動化と、発送代行によるアウトソースの両面で検討を開始しましたが、発送代行はデータの引渡しなどのスケジュール面と、予算面での折り合いがつかなかったといいます。

「効率化を実現したいものの、人件費を上回るようなコストは現実的ではありません。当社の事業規模、予算でも実現できることを条件に情報収集し、Webサイトでピツニーボウズの卓上型の封入封かん機の存在を知りました」「封入の素早さと正確さ、仕上がりの美しさに感心しました。同時に、機器導入により業務効率化が実現できると確信しました」

財務部 請求管理課 主任 佐々木 敦 様

ビジネスニーズ

「一括管理を始めた2007年は70施設、1,400通ほどでしたが、2013年には210施設、4,000通まで増えていました。個人情報が含まれ、決して誤封入が許されない書面ですので作業は慎重さが求められます。名寄せ工程、ダブルチェック工程、折り込み、封入封かん工程と3つのパートに分けて対応し、熟練した担当者でも毎月5人がかりで丸5日を費やしていました」

財務部 請求管理課 係長 後藤様

 

導入製品

DI500 (現Relay™ 5000)

最も重要な郵便が、正確に時間通りに処理されていることを保証するRelay™インサーター(ファイルコントロール)を、是非ご利用ください。

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導入効果

「これまで5人がかりで丸5日費やしていた業務が、1名で1日の業務時間内で終えられるようになりました(実質的に25分の1となる業務効率化)。バーコードによる可変枚数の正確な自動封入ができる点もよいですね」 後藤 太一郎 様
財務部 請求管理課 係長
メディカル・ケア・サービス株式会社

封入封かん機の導入後のメリット

「単に機器導入だけではなく導入後の業務イメージから、どのように帳票を発行すればよいか、業務全体の改善後イメージができ、具体的に設計できたことによる相乗効果です。これにより残業でこなしていた業務を平行して進捗することができ、残業時間を大幅に削減することができました。誤封入なく、ご利用者にきちんと請求書をお届けすることが使命ですので、とても満足しています」(後藤様)

「さらに、作業から解放されたスタッフが先送りにしていた作業を早めに着手する余裕が生まれ、事業所との連絡や連携といったことにも丁寧に気を配って対応できるようになりました。職場環境の改善効果として、丁寧な事業所対応、連携ができるようになり非常に嬉しいです」(塚越様)

今後の展開について

「本社内では封入封かん機の活用も周知されており、フードサービスや福祉用具販売などを展開するグループ企業のリーフレットなどを同封する相談も多くなってきました。ご利用者やご家族が求められる情報をタイムリーに同封することで、さらなるお客様満足度向上に貢献できればと思います」(佐々木様)

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