郵便業務の効率化|郵便料金計器|封入封かん機

日々の郵便業務が見ため以上に難しい6つの理由

ビジネスに最適な運送業者を選定するのは、容易なことではありません。

翌日到着の郵便物や小包を発送したことがある人は皆、この業務が思うほど単純でないことを知っています。ニーズにあったサービスを適切な料金で提供する運送業者を特定することは、容易なことではありません。オフィスにおける発送プロセスについて、そして気付かれていない問題点についても、さらに詳しく検証してみましょう。  

01. そのプロセスは大変複雑です。
発送プロセスに関連する様々な要素を思い浮かべるだけでも、その複雑さに驚くばかりです。まずは運送業者を選定ところから始まりますが、料金オプション、利便性、信頼性、追跡機能など、各社から多種多様な料金体系とサービスが提供されています。発送の準備段階では、梱包と計量、複数の発送オプションの検討、住所の確認、ラベルの印刷などといった作業があり、これらはすべて集荷時間までに完了していなくてはなりません。

02. 最も安価な料金が、必ずしも明確ではありません。
多くの企業が、できるだけ有利な料金を求めて複数の運送業者と交渉します。しかし、獲得できた料金がすべての発送において最適な料金とは限りません。料金は、緊急性、サイズ、重量、取り扱い上のニーズ、保険、宛先によって決まります。帳票や別納発送といった従来の手法では、最終的な費用把握が一層困難になります。オンラインサービスの場合でも、個別サイトにて運用されているため、運送業者毎の比較には多くの時間を要します。しかしながら、この作業を怠れば、不要で著しい支出超過を起こしかねません。

03. ついつい楽な道を選んでしまうのが、心情というもの。
人間の心理は、あらゆるプロセスに大きな影響を与えています。日々の発送業務にあたるのが、常にベテランのスタッフとは限りません。受託業者、臨時職員、代役、臨時のユーザなど、発送業務にはあらゆる人が対応する可能性があります。こうした人々は、必ずしも最善のものではなく、安易で馴染みのある方法を選択しがちです。

04. 宛先特定やラベル作成が、配達遅延に繋がる場合があります。
運送業者のオンラインサービスでは、各社独自の住所録を使用しているため、運送会社を切り替えた際には、住所の特定、インポート、確認作業が発生してしまいます。正しい住所が確認されても、その後には発送ラベルの印刷や手書きによる記入など、ラベル作成における作業が待っています。どのステップにおいても、誤りを含んだラベルが作成される可能性があり、その結果、遅延や配達ミスが発生し、発送元にも受取先にとっても望まない結果となってしまいます。

05. 荷物の追跡には、時間と労力が必要です。
インターネットが普及した今日、誰しもが荷物の追跡サービスを利用しています。追跡インベントリの維持、つまり関連する運送業者(ときには複数の運送業者)と追跡番号を確認し続けるには、多くの時間と労力が必要となります。一か所にまとめることができれば、追跡も簡単にでき、発送元と受取人の両方が求める情報を提供し続けることも容易となります。

06. 総支出の確認は、ほぼ不可能です。
誰が、誰に対して、何を送っているのか。どのような方法で、どのような頻度で。費用は運送会社のフォームに雑然と書き込まれ、複数の運送業者を横断して請求され、小売店舗での引き渡し時点で記録されます。誰もがしっかりと会計を行う意思をもっていても、大部分が手書きの記録となっているため、発送費用を確認することは極めて困難となっています。

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