mail inserting systems

発送と郵便業務

「不正確であること」のコスト:インサーターシステムが非効率な業務を解消します

日々大量の取引関連およびマーケティング関連の郵便物を発送している企業にとって、契約に定められたSLAを遵守し、さらに上回るためには、郵便物の処理スピードが鍵となります。しかし、いかにスピードに優れていても、精度が低くては意味がありません。企業が発送する郵便物は、その1通1通が正しい受取先に到達しなくてはなりません。もし最終的な受取先に誤った郵便物が届いてしまえば、企業は顧客、コンプライアンス、そして業務という3つの面でリスクに直面することになります。

例えば、既存のお客様に別の名前を記載したアップセルのオファーを送ってしまったら、どうなるでしょうか。ビジネスチャンスを喪失するばかりか、お客様との関係にもひびが入りかねません。相手が潜在顧客であれば、不正確な発送を行うような企業は二度と考慮の対象に入ることはないでしょう。このような「その他大勢のひとり」扱いをされて気分の良いお客様はいません。最悪のケースは、個人情報を含む財務・健康関連文書を誤った受取先に発送してしまった場合、秘密保持およびセキュリティ関連規制違反のため重い刑罰を受けることになりかねません。

しばしば見落とされがちですが、こうした不正確な郵便物処理が、結果として誤送郵便物の照合などの余計なコストにつながってしまうと、ピツニーボウズのセグメントマーケティングマネージャー、Lynda L. Hansenは指摘します。

「発送でミスが起こると、その照合と再処理には時間と資材と人手がかかります」とHansen氏。「そのため業務効率とパフォーマンス全体に悪影響がおよび、その分収益は減損となります」

このようなリスクは、高速インサーターソリューションを導入している郵便センターにも同様に当てはまります。なぜなら、高速システムの中には、堅牢なトラッキングや正確なマテリアル処理機能に欠けるものがあり、エラー検知の妨げになっているからです。

「システムの処理速度はすばらしいのに、最終的に得られる成果、つまり正確に処理された郵便物の量は、投じた労働・資材コストに対してはるかに少ない、そういったケースを我々は数多く目にしてきました」、Hansen氏はそう説明します。「加えて、再処理にかかる時間も甚大です」

すなわち、企業が生産性とオペレーショナルエクセレンスを最適化するには、スピードと精度を適切なバランスで確保する必要があるということです。ピツニーボウズの自動化インサーターシステムは、これらを両立させ、郵便業務に3つの主要なメリットをもたらします。

01.        複雑な郵便処理をスマートに

貴社がお客様宛てに発送する郵便物には、どのような種類があるでしょうか。極秘データを含む支払い明細書から、送り状、販促用郵便まで、その中身は量も大きさも、目的や宛先も様々でしょう。こうした多様な郵便物すべてを正確に処理しつつ、最大限の生産性とコスト効率を維持するには、どうすればよいでしょうか?

効果的な方法は、ジョブに適した加工ソリューションを導入することです。たとえば、高い信頼性を誇るピツニーボウズのインサーターソリューションは、処理スピードを1時間に10,000~26,000サイクルの間で変更でき、ジョブに合わせた生産性の最大化が可能です。

処理速度を落として精度を確保する他システムとは異なり、ピツニーボウズのソリューションは生産性を犠牲にすることなく整合性を維持します。高精度のトラッキングと高度なマテリアル処理機能により、複数のストリームやマッチング要件を有する極めて複雑なジョブも高速で処理します。選択的な封入とマッチングにより、機密性の高い取引関連郵便物と一般的なダイレクトメールが混じることのないよう徹底します。同時に、可変ページカウントやミス削減のための迅速な修正調整なども行います。

02.        処理効率の向上

旧来システムから最新のインサーターシステムに移行することで、生産性とオペレーショナルエクセレンスは新たな水準に達します。これにより、大きな差が生まれます。

自動化設定がつねに一貫した結果を維持。セットアップ中の人的エラーのリスクを排除し、切り替え作業を簡易化することでダウンタイムを短縮します。新型システムでは、動的スキュー検知機能を備えた高精度マテリアル処理により、システム稼働可能時間を維持するとともに、紙詰まりや仕分け漏れなどの不具合を低減します。さらには、労働時間あたりの生産量を測定することで、1通あたりの生産コストに照らして正確性をトラッキングすることができます。

効率的なインサーターシステムを導入することで、生産コストはそのままで(あるいは、より低コストで)、より迅速に、より多くのアウトプットを得ることが可能になります。ピツニーボウズのインサーターソリューションは、従来のシステムと比べ20%の効率向上を実現。これにより、現場の人材をより適切に管理し、他のタスクに労働力を振り分けることが可能になります。

モジュール式インサーターシステムは最新の処理技術を提供するとともに、投資コストの管理面でも企業をサポートします。今ある郵便センター全体を総取り替えするのではなく、迅速に、手軽に、かつ企業の損益に可能な限り影響ない形で設備を更新することが可能です。

03.        魅力的なカスタマーコミュニケーション   

適切なインサーターシステムを用いることで、顧客コミュニケーションの質ならびに魅力も高まります。たとえば、パーソナライズされたメッセージを封入し、封筒の表にはフルカラーのメッセージを入れるなど、お客様の心に響くダイレクトメールキャンペーンを展開することができます。ターゲティングされたクロスセルキャンペーンで顧客エンゲージメントを高めるのも良いでしょう。

これらのメリットは、業務効率と精度を犠牲にすることなく得られるものです。ピツニーボウズのソリューションを導入することで、郵便物1通1通をパーソナライズしてお客様への関係性を高めるとともに、他のシステムでは不可能なレベルの品質、精度、生産性を実現できます。

精度、スピード、そして郵便センターの生産性を高めてくれる効率的な郵便物加工ソリューションについては、当社の高速郵便物インサーターをご覧のうえ、御社に最適なソリューションをご確認ください。

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