Fem tegn på at det er tid for å endre frankeringsprosessen

Post- og pakkeforsendelser

Fem tegn på at det er tid for å endre frankeringsprosessen

Eksperter forteller om hvordan avsendere og speditører kan vite når det er tid for å oppgradere frankeringsmaskinene de har.

Forretningsteknologien ser ut til å utvikles raskere og raskere for hvert år som går.

Og frankeringsteknologien er ikke et unntak. For bare noen få tiår siden kunne en virksomhet kjøpe et frankeringsprodukt, konfigurere det og deretter glemme, det i henhold til Tom Ryan, Director of Product Marketing, SMB Global Mailing Solutions hos Pitney Bowes. Virksomheter så på frankeringssystemer på samme måte som de nå ser på en telefon - produktet skulle utføre en spesifikk frankeringsoppgave, og deretter forsvant det i bakgrunnen av de daglige oppgavene.

Dagens frankeringssystemer kan imidlertid brukes til å utføre en integrert, komplett rekke av oppgaver, fra bretting og innlegging til sporing og regnskap. Disse funksjonene er nå forbedret med sanntidsegenskaper via Internettilkobling.

Hva med virksomheten din? Er frankeringssystemet ditt i stand til å utføre disse funksjonene, eller er det for langsomt, for begrenset eller for frakoblet?

Her er fem vanlige begrensninger for eldre frankeringsteknologi, samt hvordan du kan oppgradere:

 

1. Posten blir ikke behandlet raskt nok
I dagens samfunn, hvor neste dag leveranse har blitt så vanlig, må virksomheter som behandler post eller pakker kunne holde det samme tempoet. Det er ikke tid til manuell forsegling av pakker eller bretting av brev.

Du behøver et verktøy som automatiserer visse deler av postbehandlingsprosessen. Ideelt sett kommer frankeringsteknologien utstyrt med funksjoner som øker hastigheten, så som en halvautomatisk mater som gjør det mulig for brukeren å stable posten på materen og deretter gå og gjøre andre ting mens materen kjører gjennom stabelen på egen hånd. Falsemaskiner og konvolutteringsmaskiner hjelper også.

Husk at hastigheten ikke bare er et produkt av selve teknologien. Den er også et resultat av hvordan frankeringssystemet ditt er tilkoblet Internett.

Hva om en sjelden oppdatering eller selve portoen ikke kan lastes ned på grunn av et problem med en gammel oppringt forbindelse, eller fordi telefonlinjen er i bruk? Med en digital høyhastighetstilkobling behøver ikke virksomheter å bekymre seg over treg hastighet, avbrutte forbindelser eller manglende oppdateringer.

 

2. Systemet har problemer med å håndtere varierende volum
Et annet element ved frankeringsteknologiens hastighet er relatert til postvolumene – og ikke bare om de har gått opp eller ned. Tidligere var postvolumet svært forutsigbart, sier Ryan. Du kunne være sikker på at et visst postvolum ble behandlet og sendt til samme tid, og samme dag, hver uke. Det er ikke tilfelle i dag.

Ryan forklarer at dagens virksomheter står ovenfor utløsende hendelser - uventede hendelser, til og med krisetilfeller - som krever at umiddelbar reaksjon og rask kommunikasjon med kunder. Enkelte dager er rett og slett mer hektiske enn andre. I disse tilfellene, når du må slippe alt du driver med og handle, er det svært viktig at teknologien du bruker kan støtte disse anstrengelsene og reagere raskt.

På dager med store postvolum, når alt du har til rådighet er en liten maskin uten fukter og som ikke kan håndtere tykke konvolutter, kommer du til å ønske at du hadde en teknologi som behandler posten raskere og til en rimelig kostnad.

 

3. Det krever for mange separate arbeidstrinn
Tenk på alle du ulike trinnene som må utføres for å sende post eller pakker i stor skala – bretting, vedlegg, forsegling, påføring av porto, sporing og regnskap.

Hvis frankeringsteknologien ikke er i stand til å integrere alle disse trinnene, betyr det ytterligere kompleksitet for medarbeiderne dine. Og dersom det gjøres en feil i et av trinnene i en frakoblet prosess, og en forsendelse ikke kan sendes ut som planlagt, er ettervirkningene enda mer alvorlige for dagens virksomheter. Som Ryan påpeker, jo mindre post du sender, desto viktigere er den resterende posten. Du har muligens overført noe av firmaets kundekommunikasjon til e-post, slik at det er de viktigste, inntektsgenererende elementene – for eksempel fakturaer – som sendes med vanlig post. En ikke levert faktura er en ubetalt faktura, og det er et problem for firmaets sluttresultat.

Det foreligger også en sikkerhetsrisiko ved at flere personer håndterer posten. Spesielt innen bransjer der sikkerheten er kritisk, så som juridisk sektor og helsevesenet, vil flere trinn i postbehandlingsprosessen bety flere muligheter til at innholdet i et sensitivt dokument kan blir bekjentgjort. Det er derfor, som Peter Binder, Global Product Marketing and Channel Enablement Manager for Pitney Bowes, sier, du ønsker å begrense antallet hender som kommer i kontakt med en postartikkel.

 

4. Det støtter ikke data og smartere sending
Dagene da “en-utsending-passer-alle” - og alle kundene mottok det samme, generiske budskapet - er over for lenge siden. De mest effektive utsendingene i dag er personifisert.

Virksomheter som tilpasser utsendingene på rett måte har integrert data i sine postprosesser – hva de sender, hvor mye de bruker og til og med hvordan de sporer individuelle brev, i henhold til Ryan. Med rett frankeringsteknologi kan alle dataene samkjøres i hvert trinn av postbehandlingsprosessen, slik at virksomhetene kan bruke den til planlegging.


5. Det produserer kjedelige og totalt uinteressante brev
Prøv å se for deg en stabel av post fra en dag på kjøkkenbordet til en av kundene dine. I tankene dine, skiller utsendingen fra ditt firma seg fra resten av posten, slik at kunden sannsynligvis vil åpne den, eller vil den sannsynligvis ende i bunnen av bunken?

For å unngå at utsendingene blir kastet før de i det hele tatt blir åpent, er det viktig at de skiller seg ut. Her kan en fargeklatt eller grafikk utgjøre en stor forskjell. Det er 69 prosent større sannsynlighet for at mottakerne åpner en konvolutt med farge enn en som ikke har en overskrift eller grafikk.

Det kan virke uvesentlig, men selv å tilføye noe så lite som et tilpasset, fargebudskap (for eksempel en julehilsen), bilde eller logo på utsendingene kan fange oppmerksomheten til mottakerne slik at de åpner konvolutten, sier Peter Binder, Global Product Marketing and Channel Enablement Manager hos Pitney Bowes. 

 

Hvis den nåværende frankeringsprosessen ikke lenger ser ut til å oppfylle behovene du har til postbehandling, finnes det en ny løsning eller oppgradering for deg. For mer informasjon, se vårt fulle utvalg av frankeringsmaskiner og digitale frankeringssystemer.

Du liker kanskje også

Er det på tide å utvide virksomheten internasjonalt?

Andrew Patricio er grunnlegger og daglig leder i BizLaunch, et selskap som driver med opplæring, rådgivning og mentorvirksomhet for entreprenører. Andrew har skrevet to bøker om småbedrifter, startet sju bedrifter og hjulpet tusenvis av entreprenører i Canada og over hele verden med å starte virksomheter.

Les mer

Hvorfor e-handel innebærer nye muligheter for postorganisasjoner

Les om hvordan postorganisasjoner innfører nye teknologier og forsendelesstrategier for å håndtere de raskt økende forsendelsesvolumene.

Les mer