mail inserting systems

Post- og pakkeforsendelser

Kostnaden av unøyaktighet: Hvordan konvolutteringssystemer kan redusere ineffektiv drift

For å sikre at serviceavtaler blir oppfylt samt overgått er behandlingshastigheten en svært viktig faktor for virksomheter som sender store volum av dokumenter eller masseutsendelser av reklamepost hver dag. Vurder dette: Hvilken nytte har du av en raskt postsenter hvis det ikke er nøyaktig også? Hver konvolutt virksomheten sender må komme frem til rett mottakeren. Hvis personen i den andre enden mottar feil post, kan du stå ovenfor kunde-, samsvars- og driftsrisikoer.

Hva vil for eksempel skje dersom en eksisterende kunde mottar et tilbud om mer-salg med navnet til en annen person? Du kan tilskrive det som en tapt forretningsmulighet og en potensielt ødelagt relasjon. En potensiell kunde vil ikke kaste et blikk på en feiladressert reklameutsendelse, og ingen kunder liker følelsen av å være «bare en i mengden». Desto verre, hvis et privat kontoutdrag eller en helseerklæring blir sendt til feil mottaker, kan virksomheten din overtre utallige lover og forskrifter om personvern og sikkerhet. Dette kan resultere i strenge straffer.

En ofte ignorert konsekvens av unøyaktig postbehandling er kostnaden ved å korrigere disse postartiklene, i henhold til Lynda L. Hansen, segment marketing manager hos Pitney Bowes.

«Når det forekommer postfeil, går det med tid, materiell og arbeidskraft å korrigere og behandle postartiklene på nytt,» forklarte Hansen. «Det påvirker den totale driftseffektiviteten og -resultatet, som betyr bortkastede penger».

Denne risikoen finnes også i postsentre som bruker høyhastighets konvolutteringsløsninger. Det er fordi enkelte høyhastighetssystemer mangler solid sporing og presisjonshåndtering av materiell, som faktisk gjør det vanskeligere å oppdage feil.

«Vi kjenner til mange situasjoner der systemer har en svært høy behandlingshastighet, men det faktiske resultatet, eller enheter som behandles nøyaktig, er langt færre enn kostnaden til arbeidskraft og materiell,» forklarer Hansen. «Tiden som går med til ny behandling er også viktig»

Virksomheter må finne den rette balansen mellom hastighet og nøyaktighet for å optimalisere produktiviteten og operasjonell fortreffelighet. Automatiserte konvolutteringssystemer fra Pitney Bowes kan levere begge, og tilfører postbehandlingsprosessen tre store fordeler:

01.  Smartere kompleks postbehandling

Vurder alle posttypene organisasjonen din sender til kundene. Fra kontoutdrag med svært sensitive data til fakturaer og kampanjemateriell. Innholdet varierer i volum, størrelse, formål og destinasjon. Hvordan sikrer du at all posten blir behandlet nøyaktig samtidig som maksimal lønnsomhet og kostnadseffektivitet blir opprettholdt?

Den rette behandlingsløsningen for jobben kan utgjøre hele forskjellen. For eksempel kan en høyintegritets konvolutteringsløsning fra Pitney Bowes behandle post ved ulike hastigheter – fra 10 000 til 26 000 sykluser per time – for å optimalisere det høyeste produktivitetsnivået for jobben.

Mens andre systemer muligens må redusere behandlingshastigheten for å sikre nøyaktighet, opprettholder Pitney Bowes' løsninger integriteten uten at det kompromitterer høy produktivitet. Nøyaktig sporing og avansert materialbehandling gjør det mulig for deg å behandle jobber med svært høy kompleksitet, inkludert de med flere strømmer og flere overensstemmende krav, som hastighet. Selektiv konvoluttering og overensstemmelse sikrer at dokumenter ikke blir blandet sammen med vanlig direktereklame, samtidig som det settes fokus på faktorer som varierende sideantall og umiddelbar justering for korrigeringer for å redusere antall feil.

02.  Forbedret behandlingseffektivitet

Oppgradering fra eldre til moderne konvolutteringssystemer skaper en stor forskjell fordi det muliggjør nye nivåer av produktivitet og operasjonell fortreffelighet.

Automatisk konfigurasjon sikrer konsekvente, gjentatte resultater, eliminerer risikoen for menneskelige feil under oppsett samt forenkler overgangen for å redusere driftsstans. Nyere systemer integrerer også nøyaktig behandling av materiell med feildetektering for å opprettholde systemets driftstid og redusere papirstopp, utsortering og andre negative resultater. Ved å måle resultatet per arbeidstime, sikrer moderne konvolutteringssystemer at du sporer nøyaktighet mot produksjonskostnader per enhet.

Med et effektivt konvolutteringssystem kan du oppnå raskere og bedre resultater samtidig som du opprettholder – eller til og med reduserer – produksjonskostnadene. Konvolutteringsløsningene fra Pitney Bowes kan levere 20 prosent økt effektivitet sammenlignet med tradisjonelle systemer. Det betyr at du kan administrere personellet og allokere arbeidsressursene til andre oppgaver.

Modulære konvolutteringssystemer tilbyr fordelene av de nyeste behandlingsteknologiene samtidig som du bedre kan styre investeringskostnaden. I stedet for å utbedre hele postavdelingen kan du raskt oppgradere på en enkel måte som også er mindre begrensende for sluttresultatet.

03.  Tiltalende kundekommunikasjon                 

Med rett konvolutteringssystem kan du bedre kvaliteten på kundekommunikasjonen samt gjøre den mer tiltalende for kundene. Du kan for eksempel sende tiltalende direktereklamekampanjer som integrerer tilpasset budskap og budskap i fullfarge på utsiden av hver eneste konvolutt. Det er en svært god metode for å øke kundeengasjementet for målrettede kryssalgskampanjer.

Disse fordelene kan du oppnå uten at det går på bekostning av operasjonell effektivitet og nøyaktighet. Med løsninger fra Pitney Bowes kan du tilpasse hver enkelt postartikkel, slik at den vil være relevant for mottakeren. Du vil oppnå et nivå av kvalitet, nøyaktighet og produktivitet som andre systemer ikke kan gi deg.

For en effektiv postbehandlingsløsning som også leverer nøyaktighet, hastighet samt bedrer postavdelingens produktivitet, se våre høyhastighets konvolutteringssystemer for å finne den rette løsningen for din virksomhet.