intelligent inserting and printing mail systems

Post- og pakkeforsendelser

Slik kan du forbedre dine postbehandlings- og forsendelsesprosesser

Oppnå en konkurransefordel i «verdensklasse» med arbeidsprosessene dine

Reduserte postvolum, økte fraktrater, nye krav og den konstante jakten på innovasjon legger større press på leverandører av både postbehandlings- og forsendelsestjenester samt interne prosesser om å gjøre mer for mindre. Oppnåelse av operasjonelle fremragenhet krever sterk fokus på produktivitet, som kan redusere utgifter samtidig som kvaliteten og verdien for kundene økes.

«Leverandører av  print og postbehandlingstjenester må lære å tilpasse seg endringer innen post- og  forskjellige produkter, samt håndtere og justere flere ulike prosjekter», sier Richard Smith, Head of Client Success Services hos Pitney Bowes. «De må oppfylle eller overgå serviceavtalene de har forpliktet seg til og forbedre prestasjonene. . Samtidig må de være fleksible nok til å kunne reagere på endrede kundebehov.»

Operasjonell fremragenhet i verdensklasse starter med å fastsette de kritiske prestasjonsindikatorene (KPI-er) som er de rette for din virksomhet. «Disse KPI-ene er ofte knyttet til kvalitet, tid og kostnader, og de måles opp mot ønskede resultater og bransjepraksiser», tilføyer Smith. «Med bruk av avansert analyse er det mulig å fokusere på en spesifikk indikator – totalkostnad per enhet, syklustid, feil med mer – og måle og sammenligne prestasjonen på ulike steder i en organisasjon samt en organisasjon innen en bransje.»

En grundig operasjonell vurdering kan hjelpe deg med å identifisere og eliminere hindringer og implementere forbedringer i arbeidsprosessen, optimalisere jobbklargjøringstid, kapasitetstyring og jobbplanlegging. Det kan også hjelpe deg med å identifisere kostnader – til materiell, arbeidskraft og utstyr – og knytte dem til prosesser i produksjonsmiljøet ditt.

Måler du for eksempel kostnaden ved returnert eller forsinket post eller pakker i henhold til porto og arbeidskraft, eller for den dypere innvirkningen på kunderelasjonene? Hvordan kan investeringer i utstyr eller programvare for å bedre adressekvaliteten redusere disse kostnadene, og hva er inntjeningsperioden? Hva med kostnadene ved å velge feil transportør, behovet for å ta inn ekstra arbeidskraft under travle perioder, og hvordan håndtere disse problemstillingene?

«Produktivitet er kjernen i optimaliserte prosesser og operasjonell fremragenhet», sier Smith. « Brev produksjon handler om å oppnå konsekvente og repeterbare resultater samt opprettholde et sterkt fokus på kontinuerlig forbedring. Ny teknologi gir heldigvis ledere større innsikt i prestasjoner på tvers av produksjonsmiljøet.»

Rom for forbedringer

Oppnåelse av operasjonelle fremragenhet krever svært god kjennskap til de eksisterende prosessene: hvem sender eller mottar artikler, når og hvor, samt hvordan volumene øker og synker over tid. Det krever også en forståelse av organisasjonens eller kundenes unike prioriteringer: reduserte kostnader, bedre kontantstrøm, overholdelse med mer.

Det er lite rom for feil. Er produksjonsgulvet utformet for maksimal effektivitet? Hva med strømmen av post- og forsendelsesrelatert informasjon i organisasjonen – og mellom organisasjonen og dens partnere og kunder? Her er noen få faktorer å ta hensyn til når du vurderer prosessene dine:

  • Integrering Undersøk produksjonsområdet. Kan separate arbeidsoppgaver kombineres til en enkelt produksjonslinje for å bedre produktiviteten og plassforbruket?
  • Design Er elementene i produksjonsområdet – utstyr, møblement med mer – plassert og utformet for å sikre effektiv behandling og produktive medarbeidere?
  • Sentralisering Bør du vurdere å sentralisere (eller desentralisere) postbehandlingsprosessene eller resultatstyringen?
  • Motivasjon Er medarbeiderne godt opplært og motiverte til å utføre arbeidet sitt? Har de en klar forståelse av forventninger og mål? Føler de seg verdsatt?
  • Synlighet Blir informasjon lagret på tvers av organisasjonen, slik at du ikke har tilgang til kostnader og transportørenes prestasjoner og kan opprette mer pålitelige prosedyrer?
  • Opplæring Skaper medarbeidere (eller kunder) utfordringer på grunn av sene avleveringer, upassende serviceforespørsler eller andre handlinger som kan forebygges?

Teknologiens rolle

Rett bruk av teknologi i en  print, postbehandlings- eller forsendelsesprosess vil påvirke virksomheten din langt utover selve postrommet. Vurder følgende fremskritt:

  • Automatisering Selv om den manuelle postbehandlingen er noe som hører fortiden til, kan innføring av avansert automatisering gjøre langt mer enn å øke behandlingshastigheten og redusere kostnader til arbeidskraft. Det gir også bedre nøyaktighet og presisjon, som igjen bidrar til å sikre overholdelse av lover og forskrifter, forebygger kundeserviceproblemer og gir rom for mer målrettet kommunikasjon.
  • Industrielt internett Med bruk av analyse basert på store data og intelligent beslutningstaking, kan industrielt internett – som henviser til integreringen av komplekse maskiner, sensorer og programvare – endre hvordan produksjonsmidlene kommuniserer med organisasjonen. Nye løsninger omfatter  forutsigbare indikatorer for å forebygge serviceproblemer samt bedre verktøy for jobb- og kapasitetsplanlegging.
  • Lavere kostnader med blekk En relativt ny teknologi, , inkjet løsninger, har endret utskriftsprosessene. Disse systemene med høy hastighet og kontinuerlig mating muliggjør 100 prosent variable fargeutskrift, eliminerer behovet for forhåndstrykte skjemaer og muliggjør samling av flere funksjoner i én maskin. Nye, rimelige systemer gjør nå  inkjet svært kostnadseffektivt, selv for mellomstore volum.

«En langvarig tilnærming til operasjonell fremragenhet krever strategisk samfunnsansvar, fokusert planlegging og oppfølging», sier Smith. «Men selv mindre operasjonelle forbedringer kan øke produksjonsutbyttet og bedre det økonomiske resultatet.»