Post- og pakkeforsendelser

Outsourcing eller insourcing av posttjenester.

Hva bør virksomheten velge? Revurder valget med jevne mellomrom.

"De fleste i dag tror at outsourcing alltid vil være billigere. Noen ganger er det billigere, men ikke alltid. Dette er grunnen til at du bør gjennomføre en omfattende analyse av spørsmålet." Mark Fallon
President and Chief Executive
The Berkshire Company

Mark Fallon, styreleder og daglig leder i The Berkshire Company, et konsulentselskap som har spesialisert seg på strategier og post- og dokumentbehandling, sier at mange holder fast på mytene rundt pris på outsourcing kontra å løse oppgaven med interne ressurser. De fleste tror at outsourcing alltid er billigere, forteller han. Noen ganger er det også billigere, men ikke alltid. Dette er grunnen til at du bør gjennomføre en omfattende analyse av spørsmålet. Når du velger outsourcing trenger du noen som kan følge opp leverandøren. Leverandøren skal tjene penger på tjenesten, og du må sannsynligvis betale mva. Hvis du velger å løse oppgaven internt, er det ikke bare arbeidskraft du må tenke på. Du må også vurdere om dere har tilgjengelig plass, riktig utstyr og nok stikkontakter. Du må se på de samlede kostnadene.

En annen vanlig misforståelse ifølge Fallon, er ideen om at outsourcing kan løse alle problemer. Dette stemmer ikke. "Du har bare forflyttet problemene til en ekstern leverandør," forklarer han. "Hvis kundene klager på utformingen av fakturaen og du outsourcer fakturaproduksjonen, har du ikke løst problemet hvis kundene fortsatt er misfornøyd med utformingen."

Hvis et selskap ikke velger sin leverandør med omhu, kan outsourcing av postbehandling derimot medføre helt nye problemstillinger, inkludert spørsmål knyttet til personvern og brudd på sikkerheten ved behandling av sensitive opplysninger, sier Karim Manassa, National Solutions Consultant for Compliance and Business Regulations i Pitney Bowes. Hvis en leverandør ikke behøver å signere på en konfidensialitetsavtale, kan han f.eks. selge listen over bidragsytere til en veldedig organisasjon. Hvis bidragsyterne deretter blir kontaktet vedrørende donasjoner til andre formål, og kan spore personvernbruddet tilbake til den veldedige organisasjonen, er det denne og ikke din leverandør som vil bli skadelidende.

I tillegg til å be leverandørene om å signere en konfidensialitetsavtale, bør selskap som outsourcer postbehandlingen insistere på at prosedyrer som skal beskytte sensitiv data blir inkludert i postsendingene. En TV- og bredbåndsleverandør kan for eksempel ønske å forsikre seg om at ansatte hos en 3-parts leverandør, ikke får tilgang til sine naboers regninger. >"Bedrifter som outsourcer postbehandling må ha fullstendig oversikt over leverandørens praksis, for å sikre at ingen misbruker kundedataene, påpeker Manassa.

Sist, men ikke minst, må bedrifter i svært regulerte næringer sikre seg at tjenesteleverandørene også kan beskytte kundedataene og behandle dem i overensstemmelse med gjeldende lover. "Hvis du befinner deg i en bransje som behandler store mengder sensitive opplysninger som finans eller helse, må du enten velge internt postbehandling, eller velge en ekstern leverandør som har alle nødvendige sikkerhetstiltak på plass." "Hvis du outsourcer postbehandlingen til en ekstern leverandør, er du fortsatt ansvarlig for at krav til personvern overholdes. Du kan outsource jobben, men ikke ansvaret."

Bilodeau sier at bedrifter kan bygge opp tillit til eksterne leverandører ved å studere hva leverandøren har gjort tidligere, ikke bare antall år de har vært i drift, men også hvilke typer kunder de har arbeidet med. "Når du sender en liste til en outsourcetjeneste, gir du også denne organisasjonen tilgang til dine kunders opplysninger. Dette kommer man ikke unna. Det er derfor viktig å samarbeide med en bedrift som kan stilles til ansvar."

Fallon legger til at for mange virksomheter, som strømleverandører og banker, er postsendinger den viktigste formen for kommunikasjon de har med sine kunder. For andre virksomheter, som dagligvarebutikker og blomsterbutikker, er postsendinger lite viktig sammenlignet med den personlige interaksjonen. Jo viktigere fysisk post er for bedriftsmodellen, desto viktigere er det å vurdere om postbehandlingen kan håndteres internt.

"Hvis postsendinger er helt sentrale for bedriften, kan intern postbehandling være nøkkelen, for da er du ikke bare en kunde, sier Fallon. "Det er vanskelig å tallfeste, men jeg har sett forskjellen." 

For mange bedrifter kan den beste løsningen være en kombinasjon av insourcing og outsourcing. En bedrift kan for eksempel velge å ta ansvar for den daglige postbehandlingen internt, og så få eksterne til å ta de litt mer komplekse jobbene. "Det er ikke alltid svart/hvitt," sier han.

Kontakt oss Kontakt oss +47 95 96 47 32