Er den digitale og fysiske kommunikasjonen samsvarende?

Post- og pakkeforsendelser

Overholdelse av lover og forskrifter: Beste praksiser

Den komplekse lovgivningen relatert til kommunikasjon (både digital og fysisk) i ulike land og regulerte sektorer er en stor utfordring. Er din bedrifts digitale og fysiske kommunikasjonen samsvarende?

Er den digitale og fysiske kommunikasjonen samsvarende? For de som sender ut kommunikasjon i regulerte bransjer er svaret ofte et nølende «kanskje». Årsaken til dette er enkel: overholdelse av den komplekse lovgivningen relatert til kommunikasjon (både digital og fysisk) i ulike land og regulerte sektorer er en stor utfordring. Disse lovene kan variere fra bransje til bransje og fra sted til sted, noe som gjør overholdelse enda mer komplisert.


Straffene for manglende overholdelse kan være svært strenge. Mange organisasjoner er ikke engang klar over at de er i risikosonen. For å sette det i perspektiv, så er trykte data (så som fakturaer, kontoutdrag og forsikringsmeldinger) ofte underlagt samme lover og forskrifter som elektroniske data.


Selv om mange organisasjoner gjør svært mye for å beskytte den elektroniske kommunikasjonen og undersøker problemstillingene de har relatert til datasikkerhet, er det få som har innført godkjente sikkerhetstiltak for den trykte kommunikasjonen.


Det er viktig at organisasjoner innfører sikkerhetsprosedyrer for både den fysiske og digitale kommunikasjonen. Her kan Pitney Bowes være til hjelp. Les og lær om de største problemstillingene som kan påvirke kommunikasjonen din, samt hvilke tiltak du kan implementere for å redusere risikoen og bedre effektiviteten.


1. Lover og forskrifter som påvirker fysisk og digital post

Lover og forskrifter for personvern og sikkerhet kan påvirke utsending av kommunikasjon, både via e-post eller brevpost.


Er organisasjonen din samsvarende?

Hvis du sender ut kommunikasjon digitalt (dvs. e-post) eller som brev, er du sikker på at kundenes personlige informasjon er beskyttet? Overholder du alle gjeldende statlige lover og forskrifter? Still deg selv følgende spørsmål:

• Er det implementert passende sikkerhetstiltak for den digitale kommunikasjonen?

• Finnes det tilsvarende sikkerhetstiltak og -nivåer for den trykte kommunikasjonen?

• Kan du kontrollere kommunikasjonen for å påvise at den er trygg og sikker og behandles på korrekt måte?

• Er denne typen kontrollsporing implementert i kvalitetssikringen?


Du trenger ikke å få panikk dersom svaret på alle disse spørsmålene ikke er «ja». Nå har du muligheten til å implementere de beste praksiser for overholdelse for postoperasjoner.


2. Minimer risikoen ved outsourcing.

Hvis du sender ut fysisk eller digital kommunikasjon og du setter bort denne prosessen, står du overfor flere risikoer. Her ser du hvordan du kan redusere risikoene:

Synlighet. Påse at den gjeldende informasjonen ikke forsvinner i et svart hull. Du må være i stand til når som helst å kunne spore all kommunikasjon (trykt og digital). Du må vite nøyaktig hva som skjer og når det skjer.

Kvalitetssikring. Be tredjepartsleverandøren om å vise deg at kommunikasjonen er riktig sendt og at postforsendelsen er behandlet i henhold til gjeldende standarder. Det kan inkludere tidsstemplet synlighet til seriekodede postartikler.

Leveringsfrister og standarder. Tredjepartsleverandører kan, og bør, informere deg nøyaktig om når posten faktisk ble produsert eller levert til postvesenet. Dette vil hjelpe deg med å forstå når posten vil bli levert.

Overensstemmelse. Kontroller at leverandøren klargjør posten i henhold til de strengeste standarder, hver eneste gang. Det er ikke akseptabelt at en forsendelse er av høy kvalitet og leveres i tide mens den neste er av dårlig kvalitet eller leveres for sent.

Sikkerhet. Risikoen for datatyveri og sikkerhetsbrudd øker ved at en tredjepart får tilgang til kundedatabasen. Påse at du ikke blir utsatt for tyveri av adresselister eller risiko for tyveri av privat eller verdifull forbrukerinformasjon, så som personnumre, på grunn av uaktsomhet fra en tredjepart.

Husk: organisasjonen din vil bli holdt ansvarlig for alle eventuelle brudd på lover og forskrifter samt sikkerhetsbrudd. Selv om det er mulig å sett bort arbeidet, er det ikke mulig å sett bort ansvaret. Sørg for å være i en trygg og sikker posisjon når det kommer til utsending av all kommunikasjon.


3. Beste praksiser for overholdelse av lover og forskrifter

Uansett om du setter bort den digitale og trykte kommunikasjonen, eller om den blir håndtert internt, finnes det flere beste praksiser som kan bidra til å redusere din risiko, inkludert:


A. Beste praksiser for intern håndtering

Hvis den digitale og fysiske kommunikasjonen blir håndtert internt, kan synlighets- og kvalitetskontroller sikre og spore integriteten og vellykket utførelse av all kommunikasjon.

- Bruk den siste teknologien, så som 2D-skanning av inndata og teknologi for filbasert behandling, som implementerer behandlingsinstruksjoner i postforsendelser. Det seriekoder også individuelle postartikler og innholdet i dem for lukket sløyfe-sporing og rapportering.

- Ekstra postteknologi, så som USPS® Intelligent Mail®-strekkode (IMb) i USA kan gi bedre oversikt over forsendelsene.

- Statlige lover og forskrifter eller bransjestandarder kan kreve sporing av portoforbruket for hver forsendelse. Programvare for sporing av ulike kampanjer eller tiltak er ideelt.

- Statlige lover og forskrifter eller bransjestandarder kan også kreve det høyeste nivå av sikkerhet for beskyttelse av personvernet for kundeinformasjon. Nok en gang kan det siste innen programvare samt interne personalprosedyrer hjelpe deg med å oppnå overholdelse.


B. Outsourcing av beste praksiser

Påse at outsourcingtjenesten innehar alle nødvendige sertifiseringer for overholdelse i henhold til bransjestandarder. Disse sertifiseringstypene omfatter:

- Grundig overvåkning

- Oppfyllelse av internasjonale standarder for sikkerhet og dataintegritet

- Oppfyllelse av landets lokale kvalitetsstandarder for postbetjening


Selv om pristilbud fra bedrifter som oppfyller disse standardene kan være høyere enn tilbudene fra ikke-sertifiserte tredjepartstilbydere, vil du føle deg langt tryggere ved å vite at kommunikasjonen oppfyller de strengeste standardene tilgjengelige for kvalitet og sikkerhet.


4. Ta kontakt med Pitney Bowes

Statlige lover og forskrifter samt bransjestandarder kan påvirke virksomheten din og utgjøre en risiko. Denne risikoen kan imidlertid minimeres ved bruk av rette prosedyrer for beste praksiser, riktig teknologi og de rette tjenestene. Det kan også hjelpe deg med å oppnå bedre effektivitet ved utsending av kritisk kommunikasjon.


Ta kontakt med en representant fra Pitney Bowes for mer informasjon om organisasjonens risikoprofil samt hvordan organisasjonen kan oppfylle bransjestandardene. Vi er her for å hjelpe deg.


Lær mer om hvordan Pitney Bowes kan hjelpe deg med dine "insourcing vs outsourcing" avgjørelser.