Tre måter å forbedre produktiviteten i postromet på

Post- og pakkeforsendelser

Tre måter å forbedre produktiviteten i postromet på

Her er tre effektive måter å bruke nye teknologier på for å utnytte tiden best mulig og få best resultater i postrommet.

For å klare seg i det rådende økonomiske klimaet må organisasjoner analysere prosessene i alle avdelinger for å finne måter å effektivisere arbeidet mest mulig på. Gitt de raske endringene i teknologi kan regelmessige gjennomganger av leverings- og forsendelsesprosesser bidra til å avdekke nye muligheter for økt produktivitet og besparelser. Ny programvare (og maskinvare) kan bidra til å effektivisere og automatisere rutiner. Det kan bidra til å øke organisasjonens produktivitet i tillegg til å redusere utgifter.


Sending av pakker (eller dokumenter) og håndtering av post er en løpende månedlig utgift. Eventuelle besparelser som kan genereres gjennom forbedret effektivitet, vil med tiden bli større.


La oss ta en titt på tre av de mest effektive måtene å bruke nye teknologier på for å utnytte tiden best mulig og få best resultater.  


01. Ta i bruk moderne datasikkerhet og -integritet.

Når man har hundrevis eller tusenvis av brev å brette, konvoluttere, forsegle og sende, er det mye som står på spill. Dagene med manuell bretting og konvoluttering er for lengst forbi.


Når det er sagt, hvordan kan man bli både effektiv og nøyaktig?


I mange bransjer som finans, helsevesen eller forsikring, kan ikke forsendelser ende opp i feil konvolutter eller bli levert til andre enn de tiltenkte mottakerne. Det kan føre til problemer med logistikken, kundeserviceproblemer og i enkelte tilfeller kan det få juridiske eller økonomiske etterspill.


Ved hjelp av dagens teknologi og programvare kan utstyr med stor kapasitet brette, konvoluttere og sortere titusener av brev – og gjøre det nærmest feilfritt. De fleste sorteringsalternativer kan også tolke flere lag av postfildata. Det gir fleksibilitet til å velge ut grupper av navn i postfilen for målrettet kommunikasjon eller konvoluttering.


Kombinasjonen av moderne program- og maskinvare kan ikke bare effektivisere håndteringen, men også forbedre likviditeten.


Sagt på en enkel måte, jo raskere man kan få ut fakturaer og sørge for at kontoutdrag kommer til rett person, på den riktige adressen, desto raskere vil regningene bli behandlet. Det betyr at betalinger vil kunne bli behandlet og effektuert raskere.


Så jo raskere og mer pålitelig posten går ut, desto raskere og mer pålitelig vil betalingene komme inn.


Det er mange selskaper som leier ut, leaser, selger og drifter kvalitetsutstyr for automatisering av store volumer i tillegg til bretting, sortering og konvoluttering av lave til middels volumer.


Utforsk sikkerhetsalternativene som nå er tilgjengelig i programvare, for å oppnå en høyere grad av nøyaktighet og presisjon ved forsendelser. I noen tilfeller oppveies initialkostnadene som legges i utstyr, av de langsiktige gevinstene når det gjelder produktivitet, effektivitet og nøyaktighet. I andre tilfeller kan outsourcing til den rette tjenesteleverandøren bidra til å gi nødvendig sikkerhets, samtidig som utgiftene til utstyrsinvesteringer reduseres til et minimum.


2. Forbedre nøyaktigheten og presisjonen med strekkoding.

En annen måte å forbedre effektiviteten og sikkerheten i posthåndteringen på er å ta i bruk avansert strekkoding.


Som nevnt tidligere, kan dagens utstyr for store volumer brette, konvoluttere og sortere titusener av brev. Det skyldes muligheten for integrering med avansert strekkodeprogramvare. Denne programvaren gjør automatiske konvolutteringsmaskiner mer "intelligente" (i betydningen nøyaktige og presise), noe som bidrar til å sikre dokumentintegriteten.


Strekkoding muliggjør:

• Bedre datasikkerhet.

• Høyere sannsynlighet for at posten kommer til den tiltenkte mottakeren.

• Bedre nøyaktighet og presisjon i dokumentbehandlingen.

• Mulighet til å identifisere og løse problemer med arbeidsflyten under behandlingen.

• Sorteringsalternativer, som åpner for målrettet kommunikasjon eller konvoluttering.

• Strekkoding kan også kvalifisere foretak til portorabatter.


Alt i alt er det et godt programvareverktøy som kan gjøre postforsendelser til sikrere dokumentprosesser og kraftige, testdrevne markedsføringskampanjer.


03. Automatisert håndtering av innkommende post bidrar til å sikre at ikke noe blir borte.

Når vi tenker på postkostnader, tenker vi vanligvis på kostnadene som er forbundet med utgående post. Disse kan omfatte utskrift, bretting, konvoluttering og porto. Det er imidlertid også kostnader knyttet til prosessen med mottak og distribusjon av innkommende post.


Tenk på dette: Hvor mange ganger har en pakke eller et viktig dokument blitt levert til deres organisasjon, bare for å bli borte internt på grunn av forvekslinger i den manuelle loggføringen, uleselige signaturer eller andre rutineprosesser?


Det finnes programvareløsninger som automatisk validerer mottaket av hver enhet av innkommende post og sporer den fra det øyeblikket den ankommer til levering er bekreftet.


Med denne teknologien oppstår det ingen spørsmål om hvor dokumentet (eller pakken) befinner seg: Hvem, når og hvor er alt sammen registrert og blir sporet elektronisk, slik at statusen til den mottatte enheten kan sjekkes i sanntid.


Det å ta i bruk strekkoder, avansert brette- og konvolutteringsteknologi og løsninger for sporing av innkommende post er tre utmerkede måter organisasjonen kan kutte kostnader på, og samtidig øke produktiviteten.


Les mer om hvordan Pitney Bowes kan hjelpe dere med å ta beslutninger om "insourcing og outsourcing".