Fem tecken på att det är dags att ändra på din frankeringsprocess

Brev & paket

Fem tecken på att det är dags att ändra på din frankeringsprocess

Experter förklarar hur utskickare och speditörer kan veta när det är dags att uppgradera sina frankeringsmaskiner.

För varje år som går verkar det som om affärsteknik utvecklas allt snabbare. Och det är inte annorlunda med försändelseteknik.

För bara några decennier sedan kunde ett företag köpa en utskicksprodukt, installera den, och sedan gå ifrån den, enligt Tom Ryan, chef för Product Marketing, SMB Global Mailing Solutions på Pitney Bowes. Företag såg frankeringssystem på ett liknande sätt som man idag ser på en telefon. Produkten skulle fullborda en specifik utskicksuppgift och sedan försvinna i bakgrunden i den dagliga verksamheten.

Idag har frankeringssystem förmågan att utföra ett integrerat, komplett sortiment av olika utskicksuppgifter från vikning och infogning till spårning och redovisning. Och dessa funktioner är nu förstärkta med realtidsfunktioner via internetanslutning.

Hur fungerar ditt företag? Kan ditt frankeringssystem hantera dessa funktioner, eller är det bara för långsamt, alltför begränsat eller alltför bortkopplat?

Här är fem vanliga begränsningar för äldre utskicksteknik, och hur du kan uppgradera:


1. Det hanterar inte post snabbt nog
I dagens värld, där utskick över natten och leverans nästa dag är så vanligt, måste företag som hanterar post eller paket röra sig i samma snabba takt. Det finns ingen tid att manuellt försluta paket eller vika brev.

Du behöver ett verktyg som automatiserar vissa delar av postningsprocessen. I bästa fall är utskicksteknik utrustad med funktioner som förbättrar hastighet, som en halvautomatisk matare som gör det möjligt för användaren att stapla posten på mataren och sedan gå och göra annat medan den går igenom stapeln på egen hand. Falsmaskiner och kuverteringssystem hjälper också till.

Kom också ihåg att hastigheten inte bara är en produkt av själva tekniken. Det är också hur frankeringssystem ansluter till internet. Vad händer om en uppdateringsfrekvens eller portot inte själv kan laddas ner på grund av ett problem med en gammal, uppringd anslutning, eller på grund av att telefonlinjen används på annat håll? Med en snabb digital anslutning behöver inte företag längre oroa sig för låga hastigheter, tappade anslutningar eller missade uppdateringar.


2. Det har problem med att hantera volatila volymer
En annan del av utskicksteknikens hastighet har att göra med brevvolymer - och inte bara om de har minskat. Utskicksvolymen var en gång mycket förutsägbar, säger Ryan. Man kunde räkna med en viss körning av post som behandlades och skickades på samma tid och samma dag varje vecka. Det är knappast fallet idag.

Ryan förklarar att företag idag står inför "triggerhändelser" - oväntade händelser, även kriser - som kräver att man snabbt kan reagera och kommunicera med kunder. Vissa dagar är mer hektiska än andra, och i dessa situationer, när man måste släppa allt och agera, är det viktigt att din teknik kan stödja dessa insatser och reagera snabbt.

Dessa utskicksdagar med tunga volymer, när allt du har till ditt förfogande är en liten maskin som inte har en fuktare och inte kan hantera tjockare kuvert, kommer du att önska att du hade teknik som skulle kunna hantera din post snabbare och till en rimlig kostnad.


3. Det kräver för många separata steg
Tänk på alla de steg som går till att skicka brev eller paket i stor skala - skapa, vika, infoga försegla, sätta på porto, genomgående spårning och redovisning. Om din utskicksteknik inte går att integrera i alla dessa steg, innebär detta ytterligare komplexitet för dina anställda.

Och om ett misstag görs vid varje steg i en frånkopplad utskicksprocess och ett utskick inte kan skickas ut som planerat, är återverkningarna ännu värre för företag idag. Som Ryan påpekar, ju färre utskick du gör, desto mer kritiska är försändelserna. Du har kanske migrerat en del av ditt företags kundmeddelanden till e-post och skickar de mest kritiska, intäktsgenererande objekten - till exempel fakturor - med traditionell post. En olevererad faktura är en obetald faktura, och det är ett problem för ditt företags resultat.

Det finns också en säkerhetsrisk med att allt fler personer hanterar posten. Särskilt i branscher som juridik och hälsovård, där säkerheten är så kritisk, innebär fler steg i utskicksprocessen fler risker att en känslig handling avslöjas. Det är därför som Peter Binder, Global Product Marketing och Channel Enablement Manager för Pitney Bowes, säger, “Du vill begränsa antalet händer som rör en försändelse.”


4. Den stöder inte data och smartare utskick
Dagarna då en försändelseform passar alla – där alla kunder får samma generiska meddelande är för länge sedan över. De mest effektiva utskicken idag är personliga.

Företag som hanterar personliga utskick på rätt sätt har integrerat data i sina utskicksprocesser - om vad de skickar, hur mycket de spenderar och även hur de spårar enskilda försändelser, enligt Ryan. Och med korrekt utskicksteknik, kan alla dessa data kopplas samman med varje steg i utskicksprocessen, vilket gör att företag kan använda det i prognossyfte.


5. Den producerar trista, intetsägande försändelser
Föreställ dig en hög med en dags post på köksbordet hos en av dina kunder. Sticker ditt företags utskick ut som något som din kund kommer att öppna, eller är det troligt att det försvinner i botten av stapeln?

För att undvika att dina utskick kastas bort innan de öppnas måste du sticka ut. Det är där en färgklick eller grafik verkligen kan göra skillnad. Mottagare kommer med procents mer sannolikhet att öppna en postförsändelse med färg än en utan rubrik eller grafik.

Skillnaden kan tyckas liten, men även att lägga till något så litet som ett skräddarsytt färgmeddelande (kanske en “julhälsning”), foto eller logotyp till din post kan fånga din mottagare och göra att de vill öppna kuvertet, säger Peter Binder, Global Product Marketing och Channel Enablement Manager för Pitney Bowes.

 

Om din nuvarande frankeringsprocess inte verkar uppfylla dina utskicksbehov längre, kan det finnas en ny lösning eller en uppgradering för dig. Om du vill veta mer, se vårt kompletta sortiment av frankerings- och digitala utskickssystem.

Detta kan vara interessant för dig

Ta tillvara tillväxtmöjligheter inom e-handel med automatiserad paketsortering

Läs om hur organisationer använder automatisering för att sortera och hantera utgående försändelser på grund av tillväxt inome-handeln.

Mer information

Är det dags för ditt företag att expandera internationellt?

Andrew Patricio är grundare av och VD för BizLaunch, ett företag som utbildar, råder och handleder företagare. Andrew har skrivit två böcker om småföretag, startat sju företag och hjälpt tusentals företagare i Kanada och globalt att få igång deras företag.

Mer information