intelligent inserting and printing mail systems

Brev & paket

Hur du förbättrar dina print- och kuverteringsprocesser

Uppnå en konkurrenskraftig fördel i världsklass i dina arbetsflöden

Minskande brevvolymer, ökande avgifter för transporter, nya efterlevnadskrav och en konstant önskan om innovation sätter mer tryck på leverantörer av både brev och leveransservice och intern drift att göra mer med mindre. Att uppnå driftexcellens kräver ett intensivt fokus på produktivitet, vilket kan minska utgifter medan det ökar kvalitet och värde för kunder.

”Tryckare och brevproducenter måste lära sig att anpassa sig till förändringar i brev- och applikationsprofiler, hantera och justera flera olika projekt”, säger Richard Smith, chef för Client Success Services på Pitney Bowes. ”De måste uppfylla eller överskrida servicenivåavtal till vilka de är bundna och förbättra sin prestanda för efterlevnad – men också vara snabba nog att svara på kundbehov i förändring”.

Driftexcellens i världsklass börjar med att bestämma de nyckeltal som är mest lämpliga för din verksamhet. ”Dessa nyckeltal justeras vanligen till kvalitet, tid och kostnad och mäts mot önskade resultat och branschens bästa praxis”, tillägger Smith. ”Med förbättrad analys är det möjligt att ta en specifik indikator – totalkostnad per stycke, cykeltid, defekter med mera – och mäta och jämföra prestandan på platser inom ett företag och ett företag inom en bransch.”

En grundlig driftbedömning kan hjälpa dig att identifiera och eliminera flaskhalsar och genomföra förbättringar i arbetsflödet, optimera organisationstid för arbete, kapacitetshantering och schemaläggning av arbete. Det kan också hjälpa dig att identifiera kostnader – för material, arbete och utrustning – och ansluta dem till processer i din produktionsmiljö.

Mäter du till exempel kostnaden för returnerad eller försenad post eller paket när det gäller porto och arbete, eller för den djupare påverkan på kundrelationer? Hur skulle investeringar i utrustning eller programvara för att förbättra adresskvalitet kunna minska dessa kostnader, och vilken är avkastningsperioden? Hur är det med kostnaden för att välja fel transportör, behovet att ta in extra arbetskraft under topperioder och hur dessa problem ska tas itu med?

”Produktivitet är kärnan i optimerad drift och produktionsexcellens”, säger Smith. ”Produktivitet i brevproduktion handlar om att uppnå konsekvent upprepningsbara resultat och bibehålla ett disciplinerat tankesätt fokuserat på kontinuerlig förbättring. Som tur är ger teknik i utveckling chefer en större insikt i prestanda i produktionsmiljön”.

Utrymme för förbättring

Att uppnå driftexcellens kräver en djup kunskap för dina befintliga processer: vilka som skickar eller mottar föremål, när och hur, och hur volymer når toppen och ebbar ut med tiden. Det kräver också en förståelse för din organisation eller kundens unika prioriteter: minska kostnader, förbättra kassaflödet, bibehålla efterlevnad med mera.

Det finns inte mycket utrymme för fel. Är ditt produktionsgolv utformat för maximal effektivitet? Hur är det med flödet av brev och leveransrelaterad information inom organisationen – och mellan din organisation och dess partner och kunder? Här följer några faktorer att överväga när du undersöker din drift:

  • Integration Undersök produktionsutrymmet. Kan separata uppgifter kombineras i en enda produktionslinje för att förbättra produktivitet och användning av utrymme?
  • Design Är elementen i ditt produktionsutrymme – utrustning, möbler med mera – placerade och utformade för att säkerställa en effektiv behandling och personalproduktivitet?
  • Centralisering Kan du tänka dig att centralisera (eller decentralisera) din brevproduktion eller utdatahantering?
  • Motivation Är din personal korrekt utbildade och motiverade att utföra sina jobb? Har de en klar förståelse för förväntningar och mål? Känner de sig uppskattade?
  • Synlighet Hanterasinformation i din organisation i separata silos, och hindrar möjligheten att bedöma kostnader och transportörprestanda och skapa mer förklarliga procedurer?
  • Utbildning Skapar anställda (eller kunder) utmaningar genom sena avlämningar, felaktiga tjänstebegäran eller andra handlingar som kan förebyggas?

Teknikens roll

Korrekt användning av teknik i en utskrifts-, brev- eller leveransoperation påverkar din verksamhet långt bortom postrummets väggar. Överväg följande framsteg:

  • Automatisering Medan den helt manuella brevproduktionen i hög grad finns i dåtiden, gör en sofistikerad automatisering mer än att snabba på behandling och spara arbetskostnader. Den förbättrar också exakthet och precision, vilket hjälper till att säkerställa en regelefterlevnad, förebygga kundtjänstproblem och tillåta mer målinriktade meddelanden.
  • Industriellt internet Genom användning av analys som är big data-driven och intelligent beslutsfattande förändrar industriellt internet – vilket hänvisar till integration av komplext maskineri, sensorer och programvara – sättet som produktionstillgångar kommunicerar med företaget. Bland nya lösningar finns förutsägande indikatorer för att förebygga tjänsteproblem och bättre schemaläggning av arbete och verktyg för kapacitetsplanering.
  • Bläckstråle till lägre kostnad En relativt ny teknik – bläckstrålesystemet – har förändrat utskriftsoperationer. Dessa snabba system med löpande bana möjliggör 100 % varierande färgutskrift, tar bort behovet av förutskrivna blanketter och tillåter konsolidering av flera funktioner i en maskin. Nyare system till låga priser gör nu bläckstråle kostnadseffektivt även för volymer i mellanstorlek.

”En oavbruten drift mot driftexcellens kräver ett verkställande inköp, en fokuserad planering och uppföljning”, säger Smith. ”Men även mindre driftförbättringar kan öka din produktionsvinst och förbättra ekonomisk prestanda”.

Vi uppmuntrar dig att läsa om hur ett teknikpartnerskap med Pitney Bowes hjälpte en ledande leverantör av transaktionsutskrift att nå nya nivåer av driftexcellens och inleda ett 10-årigt kontrakt. Driftexcellens är bara en del i att bli en organisation i världsklass.

© Pitney Bowes 2015.  Med ensamrätt.