Brev & paket

Outsourcing eller insourcing av posthanteringen.

Vad är bäst för ditt företag? Omvärdera ditt beslut regelbundet.

“I dag tror de flesta att outsourcing alltid är det billigaste alternativet ... Ibland är det så, men inte alltid. Det är därför du måste göra en grundlig analys av företagets behov." Mark Fallon
President and Chief Executive
The Berkshire Company

Mark Fallon, ordförande och verkställande direktör på The Berkshire Company, ett konsultföretag som specialiserar sig på strategier för post- och dokumenthantering, menar att många inte vet vilket av alternativen som är billigast. De flesta tror att outsourcing alltid är det billigaste, säger han. Ibland är det så, ibland inte. Det är därför du måste göra en grundlig analys av företagets behov. När du outsourcar måste någon sköta relationen med den externa leverantören. Det företaget måste göra vinst och du får troligtvis även betala skatt på tjänsten. Om du väljer att göra arbetet internt är det inte bara personalen du måste tänka på. Du måste tillhandahålla lokalerna, utrustningen och verktygen som krävs. Du måste överväga alla omkostnader.

En annan missuppfattning enligt Fallon, är att alla företagets problem kan lösas genom att arbetet outsourcas. Det stämmer inte. "Du har bara flyttat över problemen till en extern part", förklarar han. Klagar kunderna på dina fakturor så löser du inte problemet genom att lägga ut faktureringen, inte om kunderna ändå är missnöjda med hur fakturorna ser ut."

I själva verket, säger Karim Manassa, rådgivare för National Solutions for Compliance Business Regulations på Pitney Bowes, om ett företag inte väljer sin externa leverantör med omsorg kan outsourcing medföra helt nya problem, däribland läckor av känsliga personuppgifter. Om det företag som ska sköta posthanteringen till exempel inte skriver under ett sekretessavtal kan det sälja en välgörenhetsorganisations adresslista över viktiga givare. Om givarna sedan får oönskade förfrågningar och kopplar dem till välgörenhetsorganisationen, är det den och inte externa leverantören, som får ta konsekvenserna i form av ett skadat varumärke och tappat förtroende.

Förutom att kräva att den externa leverantören skriver under ett sekretessavtal bör företag som lägger ut sin posthantering kräva att det finns rutiner för att skydda känsliga uppgifter i posthanteringen. En fiberkabelleverantör kanske vill försäkra sig om att inga anställda hos en tredjepartsleverantör kan se sina grannars fakturor. "Företag som lägger ut sin posthantering måste få insyn i den externa leverantörens rutiner för att säkerställa att deras adresslistor inte missbrukas", varnar Manassa.

Sist och kanske viktigast av allt, måste företag inom strikt reglerade branscher se till att den externa leverantören kan garantera säker lagring av konsumentuppgifter samt efterlever de lagar och regler som finns. "Om du verkar på en vertikal marknad, såsom finans- eller sjukvårdsbranschen, bör du antingen hantera posten internt, eller om du väljer att lägga ut den på en extern leverantör, noggrant kontrollera att det företaget har säkerhetsrutiner på plats", säger Manassa. "Även om du lägger ut din posthantering, har du ändå ansvaret för att lagar och regler respekteras. Du kan lägga ut jobbet, men inte ansvaret."

Bilodeau säger att det går att försäkra sig om den externa leverantörens pålitlighet genom att undersöka deras bakgrund, och då inte bara antalet år i branschen, utan även vilken typ av kunder de jobbat med. "När du skickar ut en lista av vilket slag den än är, till en extern leverantör ger du ut dina kunders data. Det går inte att komma runt. Du måste vara säker på att du samarbetar med ett seriöst företag som tar ansvar."

Enligt Fallon använder många företag, som till exempel energibolag och banker, i huvudsak adresslistor för att kommunicera med sina kunder. För andra typer av företag, såsom livsmedelsbutiker och blomsterhandlare, kommer adresslistor på andra plats efter personliga kundkontakter. Ju viktigare adresslistorna är för företagets affärsmodell, säger Fallon, desto starkare är skälen att behålla sin posthantering inom företaget.

"Om posthanteringen är kritisk för din verksamhet, då är det mycket värt att ha människor som, tillsammans med dig, är ansvariga för den. Då är du inte bara en kund”, säger Fallon. "Det är en immateriell tillgång, men jag har sett skillnaden."

För många företag kan den bästa lösningen vara en kombination av in- och outsourcing, säger Manassa. Ett företag kanske till exempel sköter sin dagliga posthantering internt, men lägger ut mer komplexa utskick samt specialpost. "Det är inte alltid svart eller vitt", säger han. “I dag tror de flesta att outsourcing alltid är det billigaste alternativet ... Ibland är det så, men inte alltid. Det är därför du måste göra en grundlig analys av företagets behov."