Er den digitale og fysiske kommunikasjonen samsvarende?

Brev & paket

Regelefterlevnad: Bästa praxis

Att följa de komplexa lagar som omger kommunikation (både digital och fysisk) i olika länder och i reglerade sektorer är en stor utmaning. Efterlever din digitala och fysiska kommunikation reglerna?

Efterlever din digitala och fysiska kommunikation reglerna? För de som sänder ut meddelanden i reglerade industrier är svaret ofta en tvekande ”kanske”. Orsaken är enkel: att följa de komplexa lagar som omger kommunikation (både digital och fysisk) i olika länder och i reglerade sektorer är en stor utmaning.


Dessutom varierar dessa lagar mellan olika industrier och mellan olika platser, vilket gör efterlevnaden ännu svårare. För rutiner som inte efterlever regelverket kan böterna vara betydande.


Många organisationer är inte ens medvetna om att de är utsatta för den här risken. För att sätta det i perspektiv: Tryckt data (som t.ex. fakturor, kontoutdrag eller försäkringsmeddelanden) är ofta föremål för många av de regler som också gäller för elektronisk data.


Medan vissa organisationer anstränger sig mycket för att skydda sin elektroniska kommunikation och undersöka datasäkerhetsfrågor, har få acceptabla säkerhetsrutiner när det gäller sin tryckta post.

Organisationer måste se till att deras posthantering följer reglerna och att deras fysiska och digitala kommunikation granskas på ett likvärdigt sätt. Detta kan Pitney Bowes hjälpa till med. Läs vidare och lär dig mer om viktiga frågor som kan påverka din kommunikation tillsammans med bästa praxis som hjälper till att reducera riskerna och att förbättra effektiviteten.


1. Regler som påverkar fysisk och digital post

Sekretess- och säkerhetsregler kan påverka utsändningen av kommunikation, antingen med e-post eller tryckt post.


Om du skickar ut kommunikation digitalt (t.ex. med e-post) eller genom tryckt post, är du då säker på att du skyddar kundernas personliga information?


Följer du för närvarande alla myndighetsregler?

Fråga dig själv:

  • Har du lämpliga säkerhetsrutiner för din digitala kommunikation?
  • Har din tryckta post jämförbara säkerhetsrutiner och jämförbar säkerhetsnivå?
  • Kan du granska all kommunikation för att bevisa att den är skyddad, säker och behandlas på rätt sätt?
  • Har du den här sortens verifieringskedja för kvalitetssäkring?


Få inte panik om svaret på alla dessa frågor inte är ”ja”. Nu har du möjligheten att implementera bästa praxis för en posthantering som följer reglerna.


2. Minimera riskerna vid outsourcing.

Om du skickar ut fysisk eller digital kommunikation och väljer att utlokalisera jobbet, står du inför ett antal risker. Följande åtgärder kan minska dina risker:


Synlighet. Se till att din nuvarande information inte försvinner i ett svart hål. Du ska kunna spåra varje kommunikation (tryckt eller digital) vid varje tidpunkt. Du behöver veta exakt vad som händer och när det händer.


Kvalitetssäkring. Be din tredjepartsleverantör visa dig att meddelanden skickades korrekt och att din e-post producerades enligt gällande standarder. Det kan inkludera en synlig tidsstämpel på serialiserade postförsändelser.


Leveranstider och -standarder. Tredjepartsleverantörer kan – och ska – låta dig veta exakt när posten faktiskt producerades eller introducerades i postsystemet. Det hjälper dig att förstå när den kommer att levereras.


Konsekvens. Var säker på att din leverantör alltid förbereder postförsändelser enligt de högsta standarderna. Det är inte acceptabelt att ett utskick har hög kvalitet och levereras i tid, medan nästa är dåligt förberett eller levereras för sent.


Säker. När du låter en tredje part komma åt din kunddatabas ökar risken för datastöld och säkerhetsöverträdelser. Bli inte bestulen på ditt adressregister, privat eller värdefull kundinformation, som t.ex. personnummer, på grund av tredje parts försummelse.


Kom ihåg: Din organisation kommer att hållas ansvarig för brott mot regleringar eller säkerhetsbrister. Även om det är möjligt att outsourca arbetet, är det inte möjligt att outsourca ansvaret. Se till att du är skyddad och säker i samband med all kommunikation du skickar ut.


3. Bästa praxis för regelefterlevnad 

Vare sig du utlokaliserar din digitala och tryckta kommunikation eller hanterar den internt, finns det ett antal åtgärder för bästa praxis som hjälper dig att reducera efterlevnadsriskerna, inklusive:


A. Bästa praxis internt

Om du utför din digitala och tryckta kommunikation internt, kommer synlighet och kvalitetskontroller att säkerställa och spåra integriteten och ett framgångsrikt slutförande av all kommunikation.

- Använd den senaste tekniken, som t.ex. inmatning med 2D-scanning och filbaserad behandlingsteknik som placerar hanteringsinstruktioner på postförsändelserna. Serialisera också individuella postförsändelser och deras innehåll för spårning och rapportering med återkoppling.

- Extra postteknik, som t.ex. USPS® Intelligent Mail®-streckkod (IMb) i USA, kan förbättra synligheten för postförsändelser.

- Myndigheternas eller industrins regler kan kräva spårning av portokostnaden för varje postförsändelse. Det är perfekt att ha programvara som spårar olika kampanjer eller insatser.

- Myndigheternas eller industrins regler kan också kräva högsta säkerhet för skydd av kundinformation. Återigen har du hjälp av den senaste programvaran och interna personalrutiner så att reglerna följs.


B. Utlokalisera bästa praxis

Försäkra dig om att din outsourcade tjänst upprätthåller alla industrins standardcertifieringar som krävs för efterlevnad. Dessa typer av certifieringar inkluderar:

  • Fördjupad revision
  • Efterlevnad av internationella standarder för säkerhet och dataintegritet
  • Processer som uppfyller kvalitetsstandarderna för ditt lands lokala posttjänst


Även om prisofferter från företag som uppfyller dessa krav kan vara högre än offerter från icke-certifierade tredjepartsleverantörer, kommer du att må bättre av att veta att din kommunikation uppfyller de allra högsta tillgängliga kvalitets- och säkerhetsstandarderna.


4. Prata med Pitney Bowes

Myndigheternas och industrins regler kan påverka din verksamhet och skapa risker. Men genom att använda rätt processer, teknik och tjänster enligt bästa praxis kan du minimera dessa risker. Det kan också hjälpa dig att bli mer effektiv i att skicka ut kritiska meddelanden.


Kontakta en representant från Pitney Bowes om du vill lära dig mer om din organisations riskprofil och hur du kan hålla dig till regleringarna inom din industri. Vi är här för att hjälpa till.


Läs mer om hur Pitney Bowes kan hjälpa dig med din "insourcing vs outsourcing" beslut.

Läs mer om detta

Artikel : Finansiella tjänster

Outsourcing eller insourcing