Tre sätt att förbättra postcentrets effektivitet på

Brev & paket

Tre sätt att förbättra postcentrets effektivitet på

Här är tre effektiva sätt att påverka ny teknik för att maximera tid och arbete på ditt postcenter.

För att lyckas i det rådande ekonomiska klimatet måste organisationer analysera varje avdelnings processer för att hitta vägar att arbeta så effektivt som möjligt. Med de snabba teknikförändringarna kan regelbunden genomgång av era frakt- och postprocesser avslöja nya möjligheter för att öka arbetseffektivitet och besparing. Ny programvara (och maskinvara) kan effektivisera och automatisera arbetsflöden. Detta kan öka organisationens produktivitet och minska utgifterna.


Att skicka paket (eller dokument) och att hantera post är en pågående månatlig utgift. Alla besparingar du kan göra genom förbättrad effektivitet ökar med tiden.


Låt oss ta en titt på tre av de mest effektiva sätten att utnyttja ny teknik för att maximera din tid och produktion.


01.  Använd högteknologisk datasäkerhet och -integritet.

När du har hundratals eller tusentals brev att vika, stoppa i, försegla och skicka finns det mycket att vinna. Det var länge sedan som man vek och kuverterade för hand.


Men hur kan du bli både effektiv och exakt?


Inom många industrier, som finans, vård eller försäkring, är det mycket viktigt att kommunikationer inte hamnar i fel kuvert eller levereras till fel mottagare. Detta kan leda till logistikproblem, kundtjänstproblem, och i vissa fall få juridiska eller ekonomiska följder.


Med hjälp av nuvarande teknik och programvara kan högvolymsutrustning falsa, kuvertera och sortera tiotusentals brev - så gott som felfritt. De flesta sorteringsalternativen kan också tolka flera lager av postfilsdata. Detta ger dig flexibiliteten att välja namngrupper inom din postfil för riktade meddelanden eller kuvertering.


Kombinationen av högteknologisk programvara och maskinvara kan förutom att öka hastigheten på dina processer också förbättra ditt pengaflöde. Ju snabbare du kan få ut dina fakturor och se till att rätt post går till rätt person på rätt adress, desto snabbare kommer dina fakturor att hanteras. Vilket borde leda till att din betalning hanteras och genomförs fortare.


Så ju snabbare och mer pålitligt din post går ut, desto snabbare och mer pålitligt kommer betalningarna in.


Det finns många företag som hyr ut, leasar, säljer och hanterar kvalitetsutrustning för automatiskt hantering av falsning, sortering och kuvertering för både stora och små volymer.


För att uppnå högre nivåer av exakthet och precision i din postgång kan du utforska alternativen för programvarusäkerhet som nu finns tillgängliga. I vissa fall vägs den initiala kostnaden för utrustningen upp av de långsiktiga förtjänsterna av produktivitet, effektivitet och exakthet. I andra fall kan det vara bäst att lägga ut arbetet på rätt tjänsteleverantör så att dina säkerhetsbehov uppfylls medan du minimerar dina utgifter för investeringar i utrustning.


02. Förbättra exakthet och precision med streckkoder.

Ett annat sätt att förbättra din posthanterings effektivitet och säkerhet är att använda avancerade streckkoder.


Som tidigare nämnts kan dagens högvolymsutrustning vika, stoppa i och sortera tiotusentals brev. Detta fungerar med hjälp av integrering med sofistikerad streckkodsprogramvara. Denna programvara gör automatiska införare mer intelligenta (i betydelsen mer exakta och precisa), vilket hjälper till att säkerställa dokumentintegriteten.


Streckkoder möjliggör för:

• Bättre datasäkerhet.

• Högre potential för posten att gå till den tilltänkta mottagaren.

• Högre exakthet och precision under dokumenthantering.

• Förmågan att identifiera och lösa problem med arbetsflödet eller hanteringen.

• Sorteringsalternativ som möjliggör för riktade meddelanden eller kuvertering.

• Streckkoder kan också kvalificera dig för frankeringsrabatter.


Överlag är det ett fantastiskt programvaruverktyg som kan förvandla postgången till säkrare dokumentprocesser och högpresterande, testdrivna marknadsföringskampanjer.


03. Automatiserade processer for ankommande post hjälper till att se till att inget tappas bort.

När vi tänker på postutgifter tänker vi oftast på kostnader förknippade med utgående post.Dessa kan inkludera tryckning, falsning, kuvertering och frankering. Men det finns också kostnader förknippade med mottagning och distribution av inkommande post.


Hur många gånger har ett paket eller ett viktigt dokument levererats till din organisation, och sedan tappats bort internt på grund av misstag i den manuella registreringen, oläsliga signaturer eller andra arbetsflödesprocesser?


Det finns programvarulösningar som automatiskt validerar mottagandet av varje ankommande postenhet och som spårar den från ankomsten hela vägen till leveransbekräftelsen.


Med denna teknik behöver ni aldrig undra över var ett dokument eller paket är. Vem, när och var registreras och spåras elektroniskt så att ett mottaget föremåls status kan kontrolleras i realtid.


Streckkoder, sofistikerad falsnings- och kuverteringsteknik och spårningslösningar för ankommande post är tre bra sätt för din organisation att minska kostnaderna medan ni ökar produktiviteten.


Läs mer om hur Pitney Bowes kan hjälpa dig med dina beslut om eget arbete versus utläggning av arbete.