Empresas pagam mais caro por adiar tecnologia em facilities e operações prediais
O mercado de facilities vive um cenário de pressão por eficiência e controle de custos, fazendo com que empresas ainda enfrentem um desafio recorrente na gestão e operações prediais com o atraso na adoção de tecnologias capazes de tornar processos mais inteligentes e preventivos. O resultado é uma operação baseada em decisões reativas, que encarece a rotina, amplia riscos e compromete a performance dos ativos.
Na prática, grande parte das empresas ainda atua no modelo corretivo — intervindo apenas quando falhas acontecem. Esse comportamento, segundo especialistas do setor, gera uma cadeia de ineficiências que vai desde desperdício de energia até paradas não programadas e aumento de custos com manutenção emergencial.
Estimativas da Associação Brasileira de Facilities (ABRAFAC) indicam que a ausência de estratégias preditivas e preventivas pode elevar os custos operacionais em até 15% ao ano, especialmente em ambientes mais complexos. Além disso, desperdícios silenciosos, como equipamentos operando fora do horário, climatização ineficiente e uso inadequado de recursos, seguem sendo pouco monitorados, mas impactam diretamente o orçamento das empresas.
O peso financeiro da área também chama atenção. Segundo análises do setor, em grandes operações, os custos de facilities podem representar de 17% a 43% da margem bruta, evidenciando o impacto direto da gestão predial nos resultados do negócio. Ainda assim, muitas organizações continuam tratando a área como suporte, e não como um centro estratégico de eficiência.
A perda por ineficiência e falta de gestão operacional atrelada ao uso da tecnologia também impacta o gestor de Facilities e Síndicos pelo crescimento da demanda de encomendas e a pressão operacional deste volume. O volume de encomendas em condomínios cresceu mais de 40% nos últimos dois anos, impulsionado pelo e-commerce, e esse cenário transformou as portarias em “gargalos da logística urbana”, com filas, extravios e sobrecarga das equipes.
Já nos escritórios, a lógica se replica e até se intensifica, especialmente em ambientes com alto fluxo de pessoas, fornecedores e entregas. Segundo a ABRAFAC, mais de 70% dos gestores de facilities relatam aumento nas demandas operacionais ligadas à logística interna, incluindo recebimento, triagem e distribuição de itens.
“A tecnologia ainda entra tarde na gestão de facilities, muitas vezes quando o problema já virou custo. Quando a empresa decide investir, ela já acumulou perdas operacionais, desgaste de ativos e ineficiências que poderiam ter sido evitadas com monitoramento e análise de dados desde o início”, afirma Thais Mendes, Head of Customer Experience, na área de Smart Solutions da Pitney Bowes, empresa global que fornece tecnologia, logística e serviços em todo o mundo.
Apesar disso, o avanço ainda é desigual. Em muitas empresas, a gestão continua baseada em processos manuais, baixa integração de sistemas e pouca visibilidade sobre indicadores-chave, o que dificulta a tomada de decisão estratégica e perpetua desperdícios.
“O maior risco não está só no custo, está também na falta de previsibilidade. Em condomínios, por exemplo, a tecnologia não surge como inovação incremental, mas como resposta estrutural a um colapso operacional do modelo manual e até problemas de segurança, que podem impactar diretamente a experiência do cliente”, completa Mendes.
A Head aponta que o primeiro passo para reverter esse quadro não está necessariamente em grandes investimentos iniciais, mas na mudança de abordagem. Mapear processos críticos, identificar gargalos operacionais e priorizar indicadores de desempenho são etapas fundamentais para construir uma estratégia de digitalização consistente.
A adoção gradual de tecnologias, como sistemas de gestão de encomendas para mensageria e portarias, uso de Smart lockers e gestão das informações em tempo real, também permitem ganhos rápidos sem a necessidade de transformações estruturais imediatas.
“A tecnologia é extremamente importante, mas o que está em jogo é a mudança de mentalidade. Empresas que tratam facilities de forma estratégica e olham o condomínio como uma grande organização conseguem impulsionar diferentes frentes e transformar a operação predial em uma alavanca de eficiência e competitividade”, finaliza a executiva.