O que é mensageria e por que ela é essencial para facilities

Você já parou para pensar em o que é mensageria no contexto corporativo? A mensageria é o processo de organizar, registrar e acompanhar o fluxo de recebimento e envio de documentos, encomendas e malotes, garantindo que cada item chegue ao destino certo, no prazo e com total segurança. Atualmente é alocada à estrutura de soft services e impacta diretamente a experiência e satisfação do colaborador.

No dia a dia das áreas de Facilities, esse fluxo é fundamental para evitar extravios, otimizar rotinas, apoiar a organização de entrega e itens para colaboradores e assegurar o cumprimento de SLAs.

Quando bem estruturada, a mensageira, ou em algumas empresas também expedição, se torna mais do que uma etapa operacional, é uma ferramenta de eficiência, produtividade e confiabilidade para toda a organização.

Podemos dividir a mensageria ou expedição em duas frentes principais:

• Mensageria interna: Movimentação de documentos e encomendas dentro da própria empresa ou condomínio, garantindo que cada material chegue ao setor ou colaborador correto.
• Mensageria externa: Envio de malotes, correspondências e objetos para clientes, fornecedores ou unidades externas, assegurando prazos e conformidade nos processos.

Quando bem estruturada, a mensageria não apenas organiza fluxos, mas também contribui para a segurança da informação, rastreabilidade e eficiência operacional, pontos críticos na gestão de Facilities.

Benefícios de uma mensageria eficiente para Facilities

Uma gestão de mensageria estruturada traz impactos diretos na eficiência e no controle das operações de Facilities, impactando diretamente na experiência do colaborador. Quando cada documento, encomenda ou malote é registrado e acompanhado de forma clara, os ganhos vão muito além da eficiência:

• Redução de riscos de extravios – Ao substituir processos manuais por registros digitais, é possível acompanhar cada etapa do envio e evitar perdas que comprometem a operação.
• Mais gestão – Gestores têm visibilidade sobre quem recebeu, quando e onde, criando um histórico confiável para tomada de decisão baseada em dados
• Produtividade da equipe – Automatizar rotinas de registro e entrega libera tempo para que colaboradores foquem em atividades mais estratégicas.
• Segurança da informação – Documentos sensíveis passam a ser controlados com mais rigor, minimizando falhas humanas e reduzindo riscos de não conformidade.
• Redução de riscos financeiros – Com dados em tempo real, torna-se mais simples e seguro monitorar objetos e documentos de cunho legal, alto valor aquisitivo e prazos sensíveis que podem impactar até mesmo em multas. Mais do que organizar envios, uma mensageria bem gerida se torna um diferencial competitivo, ajudando Facilities a entregar mais valor e confiança para empresas, síndicos e usuários.

Desafios comuns na gestão da mensageria

Apesar da sua importância, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para manter uma gestão da mensageria eficiente. Entre os principais desafios estão:

• Dependência de processos manuais – Anotações em cadernos ou planilhas aumentam o risco de erros, extravios e falta de rastreabilidade.
• Falta de indicadores de desempenho – Sem relatórios confiáveis, é difícil medir prazos, volumes processados e gargalos da operação.
• Dificuldade em priorizar demandas sensíveis – Documentos críticos podem ser tratados da mesma forma que correspondências comuns, comprometendo o cumprimento de SLAs.
• Impactos financeiros e de imagem – Perdas, atrasos e falhas na mensageria geram custos extras, além de prejudicar a reputação do condomínio ou da empresa.

Para superar esses desafios, a automação é o caminho. Soluções como o PB One Tracking, que digitaliza e rastreia em tempo real documentos, encomendas e malotes, e o serviço de mensageria e expedição, que aloca profissionais capacitados para  organizar e otimiza a mensageria corporativa, garantindo mais eficiência, segurança e confiabilidade às operações de Facilities.

Assim, os desafios da mensageria ou expedição se convertem em oportunidades de ganho de eficiência, redução de riscos e maior confiabilidade para Facilities.

Por que automatizar a mensageria

A mensageria automatizada é a modernização dos processos de envio e recebimento de documentos, encomendas e malotes em empresas e condomínios. Nesse modelo, toda a operação deixa de depender de cadernos ou planilhas manuais e passa a ser controlada por sistemas inteligentes que registram cada movimentação em tempo real.

Isso significa reduzir falhas humanas, evitar extravios, garantir maior segurança em documentos sensíveis e ainda ter relatórios estratégicos para apoiar decisões. Mais do que organizar a rotina, a mensageria ou expedição automatizada traz previsibilidade, produtividade e confiabilidade, transformando uma atividade antes vista como apenas operacional em um diferencial estratégico para as áreas de Facilities.

PB One Tracking – Sistema inteligente para Gestão de Encomendas na Mensageria e Expedição

Entre os maiores avanços da área de Facilities está o uso de soluções digitais que permitem transformar a rotina de expedição em um processo seguro, rastreável e transparente. É nesse cenário que o PB One Tracking, da Pitney Bowes, se destaca.

A solução foi desenvolvida para centralizar o controle de documentos, encomendas e malotes, garantindo que cada item seja registrado, monitorado e entregue com total precisão.  Pode ser integrado aos Correios e atrelados a outras tarefas importantes como checklists, controles de sala de reunião e digitalização de documentos.

Ao substituir processos manuais por registros digitais, o PB One Tracking oferece histórico completo das movimentações, alertas automáticos em caso de falhas e relatórios estratégicos que apoiam a tomada de decisão.

Para condomínios e empresas, isso significa mais agilidade, menos riscos de extravio e a tranquilidade de cumprir prazos e SLAs com segurança. Além de organizar o fluxo, o sistema contribui diretamente para a eficiência da gestão de Facilities, que passa a operar com dados confiáveis e maior previsibilidade.

Cases de sucesso: Danone e B3

Empresas líderes como Danone e B3 já utilizam o PB One Tracking para otimizar suas operações de mensageria e expedição.

Na Danone, o sistema trouxe mais praticidade e transparência para a gestão de Facilities, garantindo dados em tempo real, zero ocorrências e total rastreabilidade das entregas. Resultando em mais de 5 mil protocolos por ano, 7.000 solicitações de serviços e 250 envios mensais de transporte e malotes.

Já na B3, a parceria com a Pitney Bowes ultrapassa uma década e envolve mensageria automatizada, expedição inteligente e integração com Correios e cartórios. Hoje, são mais de 8 mil protocolos anuais, 1.500 solicitações de serviços, e mais de 300 salas de reunião gerenciadas com inteligência operacional.

Ambos os cases reforçam como o PB One Tracking contribui para automatizar rotinas, aumentar a eficiência e oferecer rastreabilidade total, fortalecendo a gestão corporativa com dados e tecnologia.