Gestão de facilities: como eliminar custos invisíveis com automação e dados

Uma torre corporativa com centenas de empresas movimenta um grande volume de encomendas e recebe chamados de manutenção todos os dias. Quando essa rotina depende de planilhas manuais ou mensagens soltas, a gestão de facilities só identifica a falha quando ela se tornou uma reclamação. O custo desse atraso se dilui em horas de portaria e retrabalho até se tornar difícil de rastrear.

Como o controle manual esconde o problema até ele virar prejuízo

Em complexos corporativos, é comum que cada andar lide com entregas e chamados de forma isolada: alguns usam e-mail, outros preferem falar direto com o porteiro por aplicativo. O entregador registra a encomenda, alguém da portaria assina e, depois disso, começa uma cadeia de movimentações internas. Quando o controle depende de caderno, planilha ou assinatura manual, fica difícil responder rapidamente: quem recebeu, quando recebeu, onde está e para quem foi entregue?

Esse tipo de custo não aparece como uma linha isolada porque está espalhado por várias frentes ao mesmo tempo. Uma fração vira hora extra na portaria, refazendo um registro que já deveria estar pronto. A outra sequer chega a ser medida: a empresa desiste de cobrar depois da segunda vez, e a falha se repete no mês seguinte sem que ninguém a documente.

Existe também uma vulnerabilidade jurídica embutida nesse formato. Registrar documentos, malotes ou nomes de destinatários em planilhas abertas, sem controle de quem acessou ou alterou o dado, viola diretamente as diretrizes da LGPD. Se houver vazamento de dados pessoais ou perda de documento sensível, o condomínio corporativo responde pelo passivo, mesmo que o erro tenha nascido de um hábito antigo da equipe, herdado sem que ninguém o tivesse desenhado.

Receber, conferir, registrar, armazenar, localizar destinatários, avisar empresas e coletar assinaturas transforma a portaria em uma pequena central logística. Isso desvia profissionais de funções importantes, principalmente segurança e controle de acesso.

PB One Tracking: rastreabilidade e compliance LGPD do registro à baixa

O PB One Tracking centraliza e automatiza o recebimento e a triagem no prédio, eliminando o uso de livros de protocolo físicos. A plataforma web registra a entrada de malotes, documentos e encomendas, notifica os destinatários e audita a retirada em tempo real. Com histórico digitalizado e alinhado à LGPD, o sistema reduz o tempo de atendimento na recepção e garante rastreabilidade completa em caso de auditoria.

Veja como esse modelo funciona na prática no case de gestão de protocolos corporativos.

Essa visibilidade muda a natureza da conversa com os inquilinos: em vez de "vamos verificar e retornamos", o gestor responde com o status exato do item, no momento em que é perguntado. E quando um auditor pede o histórico de um documento específico, a resposta está no relatório, não na memória de quem estava na portaria naquele dia.

PB One Service: centralização e gestão de chamados de manutenção

Para as demandas da equipe predial, o PB One Service substitui os chamados informais por uma fila única de atendimento. A plataforma organiza solicitações de reparo por ordem de chegada ou prioridade, associando prazos de SLA e responsáveis por cada tarefa. Com isso, a gestão identifica gargalos na rotina da manutenção por meio de indicadores claros de desempenho, sem depender de checagens presenciais no andar.

A combinação dos dois sistemas fecha o ciclo que a planilha nunca fechou: o protocolo de entrada e o chamado de manutenção ficam registrados em um único local, com responsável e prazo. É essa continuidade que sustenta a proposta de gestão de facilities orientada a dados.

Prova real em operação: redução de tempo e viabilidade de migração

Em empreendimentos como BFC, Passeio Paulista, CENU e Arquipeo, a plataforma gerencia mais de 18.218 protocolos em estruturas de até 45 ou mais andares e 67 empresas instaladas. Na prática, a digitalização desses processos reduz de 30% a 50% o tempo dedicado às rotinas manuais de portaria, liberando a equipe para o atendimento ao cliente e monitoramento do prédio.

A transição para um sistema digital não exige reformas físicas nem paralisa a rotina do condomínio. A contratação se paga ao substituir o custo diluído de chamados perdidos, horas extras de recepção e retrabalho por uma taxa de software previsível e com retorno auditável.

A dependência de processos manuais na infraestrutura custa caro em horas desperdiçadas, retrabalho e riscos de compliance. Adiar a digitalização da portaria e da manutenção mantém o condomínio preso a gastos diários que não aparecem no balanço.

Solicite uma avaliação de facilities com um especialista da Pitney Bowes.