Softwares de gestão modernizam e tornam condomínios mais eficientes

O e-commerce brasileiro registrou 414,9 milhões de envios de pedidos em 2024, segundo Dados da Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (ABComm). Foram R$ 204,3 bilhões arrecadados, com um aumento de 10,5% em relação ao ano anterior. Esse crescimento contínuo tem impactado diretamente a rotina de condomínios residenciais e comerciais, que lidam com volumes cada vez maiores de correspondências e pacotes.

No entanto, para acompanhar essa nova demanda, a tecnologia tem sido uma importante aliada, uma vez que os softwares de gestão de correspondências vêm ganhando espaço como solução prática, segura e eficiente.

Com funcionalidades que vão desde o registro da entrega até a notificação automática ao destinatário, estes sistemas facilitam o trabalho dos porteiros e administradores, além de oferecerem mais transparência e rastreabilidade aos condôminos. Em empreendimentos de médio e grande porte, onde a circulação diária de encomendas é intensa, o uso de plataformas digitais evita extravios ao mesmo tempo em que reduz conflitos e otimiza o tempo das equipes.

Com a notificação em tempo real via aplicativo ou e-mail, o morador pode se programar para retirar seu pacote com mais conveniência, ou até autorizar outra pessoa para fazê-lo, tudo de forma registrada. Isso é comodidade e segurança na palma da mão

“Hoje, a portaria está se tornando mais do que um ponto de recepção, ela está ganhando protagonismo como um hub logístico. Os softwares de gestão de correspondência permitem que o processo de recebimento, controle e entrega seja feito de forma organizada e rastreável, o que melhora a experiência de todos os envolvidos”, explica Thais Mendes, chefe de Experiência do Cliente na área de Smart Solutions da Pitney Bowes, multinacional orientada pela tecnologia que oferece soluções de envio em SaaS e inovação em correspondências em todo o mundo.

Ao assumir um controle manual, o administrador ou síndico assumem riscos de perdas ou danos de itens que podem ser extraviados ou danificados. Além disso, há perda do histórico e a leitura manual para localizar um registro específico. Um processo lento, especialmente em locais com alto volume de entregas, pode causar ineficiência operacional e passar aos condôminos uma impressão de desorganização e falta de modernização, comprometendo até a percepção de qualidade do serviço prestado.

Além da praticidade, Thais ressalta que a adoção desses sistemas reflete também uma preocupação crescente com a segurança. Muitos softwares permitem, por exemplo, o registro fotográfico das encomendas, exigência de assinatura digital no momento da retirada, solicitação de token e, até mesmo, integração com câmeras de vigilância, contribuindo para um ambiente mais seguro e controlado.

Ainda, com a rotina cada vez mais dinâmica, os moradores nem sempre estão disponíveis para receber suas encomendas pessoalmente. “Com a notificação em tempo real via aplicativo ou e-mail, o morador pode se programar para retirar seu pacote com mais conveniência, ou até autorizar outra pessoa para fazê-lo, tudo de forma registrada. Isso é comodidade e segurança na palma da mão”, destaca Mendes.

A digitalização desse processo também colabora com a sustentabilidade, reduzindo o uso de papel e eliminando a necessidade de livros físicos de protocolo. Para as administradoras, os relatórios gerados automaticamente pelos sistemas oferecem uma visão clara da operação em tempo real, facilitando auditorias e tomadas de decisão baseadas em Dados.

Em relação às melhorias para os condomínios, a especialista da Pitney Bowes também aponta que há vantagens positivas com a implementação da estratégia. Entre os benefícios mais citados, estão a redução de extravios, a diminuição de reclamações e o aumento da satisfação dos moradores/inquilinos.

“Estamos falando de um recurso que impacta diretamente a qualidade de vida no condomínio, otimizando o tempo e oferecendo mais controle sobre um fluxo que, antes, era caótico. Com a expectativa de que o comércio eletrônico continue crescendo nos próximos anos, a tendência é que os softwares passem a ser um item essencial na administração”, conclui Thais Mendes.