L'Université Wilfrid Laurier libère son personnel et simplifie le retrait des colis.

Tout se faisait à la main

Étiquette de suivi, recherche des coordonnées, courriel au destinataire : chaque colis mobilisait l'équipe.

Des horaires restreints, un site éloigné

Retrait de 8 h à 16 h en semaine, parfois 15 à 20 minutes de marche dans chaque sens.

Des créneaux saturés pendant la pandémie

Il fallait fixer un rendez-vous pour chaque retrait, au détriment du corps enseignant et du personnel.

L'Université Wilfrid Laurier offre un enseignement supérieur de haute qualité sur des campus situés dans quatre villes de l'Ontario. À Waterloo, les étudiants en résidence reçoivent environ 2 000 colis par mois, colis réconfort et commandes en ligne compris. L'équipe des services de distribution s'appuyait sur un processus incohérent, source d'inefficacités.

Un site éloigné, des horaires limités

Les retraits étaient possibles de 8 h à 16 h, du lundi au vendredi. Or les services de distribution se trouvent dans un bâtiment éloigné du centre du campus : un étudiant pouvait marcher 15 ou 20 minutes dans chaque direction, ce qui compliquait la récupération rapide des colis.

La pandémie de COVID-19 aggrave la situation

L'accès au bâtiment était limité : chaque destinataire devait fixer un moment pour venir chercher son colis en personne. Le corps enseignant et le personnel ont parfois été pénalisés, car tous les créneaux étaient déjà occupés par des retraits de colis d'étudiants.

Les membres de l'équipe des services de distribution avaient besoin d'un processus de livraison permettant aux étudiants en résidence de recevoir des colis en dehors des heures d'ouverture des départements. C'est alors qu'ils ont découvert les casiers intelligents PitneyLockers® de Pitney Bowes. Avec l'aide de Kenneth Singh, son gestionnaire de compte Pitney Bowes, l'université a installé un casier dans un endroit central du campus de Waterloo et a mené un projet pilote avec un petit groupe d'étudiants.

Un projet pilote concluant

« La réponse a été positive à 100 % », dit Julie Andrews, réceptionnaire aux services de courrier et de distribution de l'université. L'université a donc étendu les services de casiers à colis à tous les étudiants en résidence sur le campus.

Un logiciel facile à utiliser

« Le logiciel est très convivial, comme un guichet automatique bancaire », ajoute-t-elle. Les étudiants trouvent le système facile à utiliser.

Un membre du personnel interne a remplacé le service de courrier qui transportait chaque jour les colis entre les campus.

Selon un sondage, leur expérience avec les casiers à colis est extrêmement positive.

Pour le personnel des services de distribution, les casiers à colis ont réduit le travail manuel lié à la notification et à la livraison des colis. Cela a permis à l'équipe d'assumer d'autres tâches. Par exemple, un membre du personnel interne a remplacé le service de courrier qui transportait quotidiennement les colis entre les campus. Ce changement permet à l'université d'économiser de 25 000 à 30 000 $CA par année.

Une intervention dès le début de la pandémie

« Nous avons également été en mesure d'intervenir dès le début de la pandémie », explique Mme Andrews. « Les services de distribution ont assumé la responsabilité de la distribution de l'ensemble des EPI (équipements de protection individuelle) et des trousses de tests antigéniques rapides pour la COVID-19. L'efficacité des casiers intelligents nous a permis de réaffecter les ressources en personnel », affirme Mme Velanoff.

Des étudiants satisfaits, 61 casiers à Waterloo

« Dans le cadre d'un sondage, 94 % des étudiants ont déclaré que leur expérience avec les casiers à colis était extrêmement positive, indique Mme Velanoff. La principale information que nous avons reçue était que nous avions besoin de plus de casiers. » L'université a déjà installé 30 casiers à colis à Brantford, et elle en ajoute 29 autres à Waterloo, ce qui porte le nombre total de casiers à 61 sur ce campus.